Gestió Documental d'un CRP amb Idealist

Sumari

Els registres només poden incloure camps definits prèviament. És per això que caldrà definir els nous camps, a no ser que el nou tipus de registre estigui pensat per a que contingui només camps ja definits anteriorment. 

En la versió que nosaltres utilitzem les definicions dels camps i dels registres per omissió són generals, o sigui comuns a totes les bases (i es troben a l'arxiu: Idealist.def). Si volem crear una definició de camps i de registres local, o sigui específica per a una base concreta, abans de crear la base cal accedir al menú: Fitxer -- Opcions i activar l'opció: Crear definicions locals de camps i de registres.

Com definir un camp nou
 

Per definir el tipus d'un camp nou, cal: 1. Seleccionar el menú: Camp -- Definir Tipus.  Apareixerà el quadre de diàleg Define Global Field Types. 2. Clicar sobre el botó [Afegir Nou] i posar el nom del camp (fins a 31 caràcters) 3. Marcar  el Tipus de Dades apropiades (text, text formatat, número, gràfic,...). 4. Escollir els Modificadors que vulguem (no indexat, només lectura,.. Majúscules,...Vocabulari,..). 5. Clicar sobre el botó: [D'acord]

En aquest mateix menú (Camp -- Definir Tipus) també podem entre d'altres coses:

• Definir el tipus de lletra (estil, cos, color) del camp amb el corresponent botó:  [Tipus de lletra]
• Definir diversos tipus de camps repetint els passos anteriors de l''1 al 4 abans de clicar el botó [D'acord] 
• Modificar les opcions d'un tipus de camp existent.
• Eliminar un tipus de camp.

Un cop es defineix un camp, aquest restarà disponible de forma permanent. Abans de definir un camp cal assegurar-se que no hi ha un camp ja creat que ens pugui servir (per no malgastar esforços i evitar tenir una proliferació de noms de camps).

El nom d'un camp pot tenir fins a 31 caràcters de longitud i només pot incloure les  lletres de l'A a la  Z (majúscules i minúscules) i els nombres del 0 al 9 i el caràcter (_). Els noms de camp no poden incloure espais.
 

Com definir un nou tipus de registre

Un cop s'hagin definit tots els camps necessaris, aquests poden combinar-se en un tipus de registre nou.
 

Per definir un tipus de registre nou, cal: 1. Seleccionar el menú: Registre  -- Definir Tipus.  Apareixerà el quadre de diàleg Define Global Record Types. 2. Clicar sobre el botó [Afegir Nou] i posar un nou nom de tipus de registre (fins a 31 caràcters). Al principi, el tipus de registre nou no te camps adscrits (Camps al registre és buit) 3. Per afegir un camp, cal seleccionar el nom del camp del quadre Camps definits. Per afegir-lo al final dels camps ja existents cal clicar sobre é botó [Afegir]  Per inserir el nou camp entre dos camps ja existents cal clicar sobre é botó [Inserir]. El camp l'inserirà immediatament abans del que tinguem seleccionat al quadre Camps al registre.

Observacions:

Per eliminar un camp de la definició d'un registre, cal seleccionar el camp a Camps al registre i clicar sobre el botó [Treure]

Si volem afegir un camp que encara no està definit, podem fer-ho des de el botó [definir] que hi ha sota el quadre Camps definits això obrirà el quadre de diàleg Define Global Field Types  la qual cosa ens permetrà definir un nou camp tal com està descrit a l'apartat anterior (Com definir un camp nou). Un cop definit el camp tornarem automàticament al quadre  Define Global Record Types i ja podem afegir el nou tipus de camp creat al tipus de registre que estem creant.

Per esborrar un tipus de registre, cal seleccionar el menú Registre  -- Definir Tipus i al quadre de diàleg Define Global Record Types seleccionar el Tipus de registre a esborrar i clicar el botó [Eliminar]. Cal tenir en compte que el que fem és esborrar un tipus de registre, però que els registres existents a les bases d'aquests tipus no s'esborraran, el que succeeix en realitat és que ja no podrem crear registres nous d'aquest mateix tipus.
 

Suport a la Gestió de la Informació i la Documentació dels CRP (SGID)