Introducció

Entre el programa de base de dades Access 97 i el programa processador de textos Word 97, ja que tots dos són integrants del paquet ofimàtic Microsoft Office 97 es dóna gran compatibilitat i grau d'integració elevat.

Una d'aquestes modalitats de relació de base de dades i processador de textos és:

• Combinar con MS Word. Es tracta d'una opció més complexa, és l'anomenat "mailing" o combinació de les dades d'una taula o consulta Access (adreces de persones, per exemple) amb un document base o carta model del Word. Fent el procés adequat, s'obtindrà com a resultat un document idèntic per a cadascun dels integrants de la taula o consulta Access, variant només les dades combinades individuals (el nom, cognoms, adreça, etc).

1. Executeu el programa Access 97.
2. Recupereu la BD accb152.mdb, que trobareu a la carpeta tic\blocb
3. Feu clic sobre la pestanya Consultas, apareixerà la consulta 6PRIM, corresponen als 25 alumnes de 6è A. Feu doble clic per obrir-la.
4. Feu clic sobre la icona i escolliu l'opció Combinar con MS Word. En el cas que no tingueu visible aquesta icona, accediu al menú Ver | Barras de herramientas | Personalizar ... i activeu Base de datos. També és operatiu accedint al menú Herramientas | Vínculos con Office | Combinar con MS Word
5. La següent pantalla ens mostra el primer pas de l'assistent, i com que ja disposeu d'un document Word (docb152.doc) per fer la funció de carta base, haureu d'escollir la primera opció. En el supòsit que no ho tinguessiu creat, s'hauria d'escollir la segona opció. Veure Figura 1

6. Cerqueu el document docb152.doc que es troba a la carpeta tic\blocb
7. Un cop cercat el document abans esmentat, feu doble clic a sobre d'ell. Automàticament s'obre el programa Word amb el document i en ell hi apareix la barra d'eines de la combinació de correspondència. Veure Figura 2

8. Ara continueu dins del programa Word creant la carta base, la qual consta d'una sèrie de codis dels camps, que els escollireu fent clic sobre Insertar campo de combinación, la primera opció de l'esquerra de la barra d'eines:
   • Situeu el cursor del ratolí després de Núm. Matrícula: i premeu la tecla d'espai, amb l'objectiu que no quedi lligat el camp a la paraula anterior. Feu clic a sobre de Insertar campo de combinación, es desplegarà una llista de camps, escolliu MATRICULA. Us adonareu que s'ha insertat el camp «MATRICULA». A continuació premeu la tecla Retorn per fer el salt de línia.
   • Feu el mateix que el punt anterior amb el camps «NOM» «COGNOM1» «COGNOM2», recordeu de deixar un espai entre els camps.
   • El resultat final ha de ser semblant al de la Figura 3.

9. Si feu clic a sobre d'un camp inserit, per exemple «MATRICULA», observareu que ha canviat a un color gris de fons, són els noms dels camps escollits i tot el que apareix escrit sense fons gris és teclejat manualment.
10. Una vegada tingueu insertats els camps combinats, feu clic a la icona Ver datos combinados, per visualitzar les dades. Per anar al següent registre, feu clic a la icona , feu clic a la icona per anar directament al darrer. Proveu de fer clic sobre aquestes icones . Què ha passat?
11. Ara ja teniu la carta model i només us queda decidir quin tipus de combinació voleu fer entre els dos elements. Feu clic sobre la icona o bé, accediu al menú Herramientas | Combinar correspondencia... entrareu a la finestra de la combinació de correspondència. Veure Figura 4

12. Feu clic al botó Combinar... , us apareixerà una finestra en la qual podreu escollir entre totes les diferents modalitats de combinació que us ofereix el programa: Veure Figura 5
    • Documento nuevo: genera un document en format Word que contindrà tantes pàgines com registres hi hagi a la font de dades o taula de la combinació.
    • Impresora: no genera cap document, simplement surt per impressora.
    • Correo electrónico: genera un missatge de correu electrònic nou per a cada registre producte de la combinació i ho situa en la safata de sortida del programa gestor del correu electrònic que tingueu configurat com a predeterminat en el vostre ordinador. Podem escollir d'afegir-hi com a document annexat al missatge el document en format Word creat o no. Un dels camps de la taula o consulta a combinar ha de contenir adreces de correu electrònic per poder escollir aquesta modalitat de combinació.

13. Escolliu Documento nuevo de l'apartat Combinar en. El programa Word ha creat un nou document amb 25 pàgines, corresponents als 25 registres de la consulta.
14. Deseu el nou document amb el nom b152.doc a la carpeta tic\blocb

Combinació per mitjà del correu electrònic

En el supòsit d'escollir la combinació per Correo electrónico, abans de donar l'ordre de fer la combinació caldrà fer clic sobre el botó Configuración....Veure Figura 6

1. En el primer desplegable hem d'expressar quin camp de la consulta o taula conté les dades de l'adreça electrònica. Així caldrà escollir el camp E_MAIL en aquest cas.
2. També s'especifica quin assumpte voleu que tingui el missatge, en aquest exemple Avís d'obres.
3. I per últim, si marqueu la casella d'Enviar documento adjunto, el que farà és incloure com a document adjunt al missatge de correu electrònic el document format Word que generem com a producte de la combinació. Veure Figura 7

4. Ara ja només caldria fer clic sobre el botó Combinar i es posa en marxa automàticament el mecanisme que farà que en el nostre programa de correu electrònic predeterminat s'afegeixin els missatges nous en la safata de sortida corresponent.