Apartat d'assessoramentÍndex del recull de documents administratius

L'ofici  Aconseguiu l'ofici en format PDF

(versió per imprimir) 

És una comunicació escrita emesa per l’Administració. Pot ser una notificació o només una comunicació, però sempre té un caràcter oficial. El to és impersonal i formal, independentment de la relació que hi pugui haver entre l’emissor i el destinatari. El contingut és monotemàtic.

Mida del full: ISO A4 o ISO A5.

Hi ha dos tipus d’oficis:

a) Els de caràcter intern, que s’adrecen a un altre òrgan administratiu. No hi consta cap nom, només els càrrecs de l’emissor i del receptor. No s’hi sol posar cap fórmula de salutació ni de comiat.

b) Els de caràcter extern, que s’adrecen a una persona fisicojurídica que no pertany a l’Administració. S’hi sol posar una fórmula de salutació i una fórmula de comiat. El document conté dades addicionals que informen el receptor de les conseqüències del document, els fonaments legals, etc.


Tractament personal

Emissor: 1a persona del singular: us notifico, em feu a mans, la meva resposta.
Receptor 2a persona del plural: ens feu arribar, us requereixo, la vostra sol·licitud.

Aquest tractament és el que s’ha d’utilitzar normalment. Serveix tant per a un receptor únic com per a un receptor plural.

Si en algun cas es vol remarcar el valor col·lectiu de l’organisme es pot utilitzar la 1a persona del plural per a l’emissor: demanem, ens indiqueu, la nostra secretaria.


Estructura i fraseologia


1. Encapçalament

Estructura 1

En aquesta estructura de l’ofici l’encapçalament és opcional. Si s’hi posa, ha d’anar sagnat a la dreta.

• Referències: sovint són les inicials de la persona que redacta l’ofici i les de la que el mecanografia, separades per una barra inclinada.

• Afer que s’hi tracta.

Estructura 2

• Datació: la població, seguida d’una coma, i el dia, el mes i l’any expressats amb xifres.

• Referències (opcional): sovint són les inicials de la persona que redacta l’ofici i les de la que el mecanografia, separades per una barra inclinada.

• Afer que s’hi tracta.

• Destinació (es pot desplaçar cap a la dreta perquè coincideixi amb la finestreta dels sobres que en tenen):

 Ofici extern  Ofici intern
 Nom i cognoms  Càrrec (opcional)
 Carrer [plaça, avinguda, etc.], núm. i pis  Organisme
 Codi postal i població  
 Comarca o país (si escau)  


2. Salutació (opcional en els oficis de caràcter intern)

Senyor, o Senyora,


3. Nucli del text

Exposició clara, ordenada i precisa del contingut (presentació, fets i arguments i conclusió). El to i l’estil depenen de cada cas.

Fraseologia
Pel que fa a [...], us comunico que [...]
Per tal que [...], us demano que [...]
Us trameto, adjunta, la documentació [...]
D’acord amb el que disposa l’article [...] del RD [...] us comunico que [...]
Vista la vostra sol·licitud [...]

4. Comiat (opcional en els oficis de caràcter intern)

Atentament,
Ben atentament,

 

5. Signatura

Càrrec, precedit de l’article corresponent
Signatura
Nom i cognoms

El càrrec no s’ha d’escriure sense article ni s’ha d’escriure amb el tractament protocol·lari. No s’ha d’escriure, doncs:

ni Degana
Lluïsa Badia i Puig

ni Lluïsa Badia i Puig
l·lma. Degana

6. Datació (estructura 1)

La població i la data se separen amb una coma.

El dia i l’any s’escriuen amb xifres; el mes, amb lletres. No hi ha d’haver punt final.

Bellaterra (Cerdanyola del Vallès), 3 de juliol de 1999

La datació també es pot situar a la dreta de la capçalera, damunt l’espai destinat a les referències. (Vegeu l’esquema de l’estructura 2.)

 

7. Destinació (estructura 1)

 Ofici extern  Ofici intern
 Nom i cognoms  Càrrec (opcional)
 Carrer [plaça, avinguda, etc.], núm. i pis  Organisme
 Codi postal i població  
 Comarca o país (si escau)  
La destinació també es pot situar a la dreta de la capçalera, sota de la ratlla en què s’indica l’afer que s’hi tracta. (Vegeu l’esquema de l’estructura 2.)

8. Anotacions finals (si escau)

Informació addicional (explicitació de possibles annexos).

Remarques

Quan s’esmenten disposicions administratives en els oficis de caràcter extern, la primera vegada que se citen s’hi ha de fer constar el número, la denominació i la data de les que tenen rang de llei. En les disposicions que no tinguin aquest rang s’indiquen les dades del document oficial en el qual s’han publicat.

Preferentment no s’hi han d’usar ni sigles ni abreviatures que no siguin de domini públic. Si convé de servir-se’n, la primera vegada que s’usen s’escriuen entre parèntesis
i precedides de les formes desenvolupades corresponents:

Institut de Ciències de l’Educació (ICE)

No s’hi usen formes de tractament protocol·lari.

Convé de no confondre les locucions temporals amb data de i en data de. La primera s’usa per a indicar la data escrita en un ofici o en un altre document. La segona s’ha de reservar per a expressar la data en què rebem l’ofici o el document. Els exemples següents ho mostren:

Hem rebut un ofici de l’ICS amb data del 7 del mes corrent.

En data del 9 de novembre ens va arribar el vostre ofici amb data de l’1 del mateix mes.

 

Esquema de l'estructura 1 de l'ofici