![]() |
![]() |
(versió per imprimir) |
És una comunicació escrita emesa per lAdministració. Pot ser una notificació o només una comunicació, però sempre té un caràcter oficial. El to és impersonal i formal, independentment de la relació que hi pugui haver entre lemissor i el destinatari. El contingut és monotemàtic.
Mida del full: ISO A4 o ISO A5.
Hi ha dos tipus doficis:
a) Els de caràcter intern, que sadrecen a un altre òrgan administratiu. No hi consta cap nom, només els càrrecs de lemissor i del receptor. No shi sol posar cap fórmula de salutació ni de comiat.
b) Els de caràcter extern,
que sadrecen a una persona fisicojurídica que no
pertany a lAdministració. Shi sol posar una
fórmula de salutació i una fórmula de comiat.
El document conté dades addicionals que informen el receptor
de les conseqüències del document, els fonaments legals,
etc.
Emissor: | 1a persona del singular: us notifico, em feu a mans, la meva resposta. |
Receptor | 2a persona del plural: ens feu arribar, us requereixo, la vostra sol·licitud. |
Si en algun cas es vol remarcar
el valor col·lectiu de lorganisme es pot utilitzar
la 1a persona del plural per a lemissor: demanem,
ens indiqueu, la nostra secretaria.
Estructura 1
En aquesta estructura de lofici lencapçalament és opcional. Si shi posa, ha danar sagnat a la dreta.
Referències: sovint són les inicials de la persona que redacta lofici i les de la que el mecanografia, separades per una barra inclinada.
Afer que shi tracta.
Estructura 2
Datació: la població, seguida duna coma, i el dia, el mes i lany expressats amb xifres.
Referències (opcional): sovint són les inicials de la persona que redacta lofici i les de la que el mecanografia, separades per una barra inclinada.
Afer que shi tracta.
Destinació (es pot desplaçar cap a la dreta perquè coincideixi amb la finestreta dels sobres que en tenen):
Ofici extern | Ofici intern |
Nom i cognoms | Càrrec (opcional) |
Carrer [plaça, avinguda, etc.], núm. i pis | Organisme |
Codi postal i població | |
Comarca o país (si escau) |
2. Salutació (opcional en els oficis de caràcter
intern)
Senyor, o Senyora,
3. Nucli del text
Exposició clara, ordenada i precisa del contingut (presentació, fets i arguments i conclusió). El to i lestil depenen de cada cas.
Fraseologia
Pel que fa a [...], us
comunico que [...]
Per tal que [...], us demano que [...]
Us trameto, adjunta, la documentació [...]
Dacord amb el que disposa larticle [...] del RD [...]
us comunico que [...]
Vista la vostra sol·licitud [...]
4. Comiat (opcional en els oficis de caràcter intern)
Atentament,
Ben atentament,
5. Signatura
Càrrec, precedit de larticle
corresponent
Signatura
Nom i cognoms
El càrrec no sha descriure sense article ni sha descriure amb el tractament protocol·lari. No sha descriure, doncs:
ni Degana
Lluïsa Badia i Puig
ni Lluïsa Badia i Puig
l·lma. Degana
6. Datació (estructura 1)
La població i la data se separen amb una coma.
El dia i lany sescriuen amb xifres; el mes, amb lletres. No hi ha dhaver punt final.
Bellaterra (Cerdanyola del Vallès), 3 de juliol de 1999
La datació també es pot situar a la dreta de la capçalera, damunt lespai destinat a les referències. (Vegeu lesquema de lestructura 2.)
7. Destinació (estructura 1)
Ofici extern | Ofici intern |
Nom i cognoms | Càrrec (opcional) |
Carrer [plaça, avinguda, etc.], núm. i pis | Organisme |
Codi postal i població | |
Comarca o país (si escau) |
8. Anotacions finals (si escau)
Informació addicional (explicitació
de possibles annexos).
Remarques
Quan sesmenten disposicions administratives en els oficis de caràcter extern, la primera vegada que se citen shi ha de fer constar el número, la denominació i la data de les que tenen rang de llei. En les disposicions que no tinguin aquest rang sindiquen les dades del document oficial en el qual shan publicat.
Preferentment no shi han
dusar ni sigles ni abreviatures que no siguin de domini
públic. Si convé de servir-sen, la primera
vegada que susen sescriuen entre parèntesis
i precedides de les formes desenvolupades corresponents:
Institut de Ciències de lEducació (ICE)
No shi usen formes de tractament protocol·lari.
Convé de no confondre les locucions temporals amb data de i en data de. La primera susa per a indicar la data escrita en un ofici o en un altre document. La segona sha de reservar per a expressar la data en què rebem lofici o el document. Els exemples següents ho mostren:
Hem rebut un ofici de lICS amb data del 7 del mes corrent.
En data del 9 de novembre ens va arribar el vostre ofici amb data de l1 del mateix mes.