|
EL TEXT ADMINISTRATIU I COMERCIAL
La finalitat del text administratiu i comercial és la d'informar d'actes administratius i de transaccions comercials. En general, els textos de caire administratiu i comercial utilitzen el canal escrit; però tampoc no és estrany de trobar-hi textos orals: en el món judicial, en els informes orals (sobre vendes, situació d'una zona...), en les entrevistes per buscar feina, etc. com a exemples de textos administratius hi ha una convocatòria de reunió, un ofici, una invitació, un certificat, una instància, un avís, una acta, una carta, un informe, un comunicat, una memòria, un currículum, una multa, una notificació, la declaració de la renda, impresos diversos, etc. Com a textos comercials, entre altres, podem indicar: les cartes comercials, les comandes, els rebuts, les factures, els pressupostos, els avisos, els anuncis laborals, els informes de vendes o de situació, els balanços, els documents bancaris, les reserves (de bitllet, places hoteleres, localitats), etc. L'estructura d'aquest tipus de texts és molt variada i depèn de cada classe de document. En general, es tracta d'una estructura rígida i fixa, amb una ordenació molt rigorosa del contingut.
Pel que fa als recursos lingüístics, podem considerar el llenguatge administratiu i comercial com un registre relativament especialitzat, que combina el registre estàndard amb termes específics en els àmbits de l'administració i del comerç, i l'economia. Les característiques bàsiques dels textos que s'elaboren amb aquest registre són.
• La funcionalitat : els missatges busquen per sobre de tot la precisió i l'eficàcia comunicativa.
• La formalitat i la impersonalitat : els textos han de tenir un enfocament objectiu i allunyat de tot plantejament de to familiar o col·loquial
• L'ús de formes lingüístiques específiques sobretot en el lèxic però també en algunes construccions i en els tractaments de cortesia ( vós o vostè mai la segona persona) i abreujaments. Les normes administratives determinen un seguit d'expressions protocol·làries que cal emprar per adreçar-se a les persones que ocupen càrrecs de rellevància social o administratius. Actualment aquests tractaments s'han anat simplificant seguint criteris de senzillesa i democràcia.
• Els temps verbals més emprats són el condicional , els temps de subjuntiu i l' imperatiu.
L'estil del llenguatge administratiu català segueix una sèrie de normes s'àmbit internacional i d'altres de pròpies, gràcies a la recuperació de la tradició administrativa autòctona i al contracte permanent amb el TERMCAT (Centre de Terminologia Catalana) per disposar dels neologismes necessaris.
TEXTOS ADMINISTRATIUS
La sol·licitud o la instància
La sol·licitud és un document que fa una persona a l'Administració, a una institució o a un organisme per demanar alguna cosa prevista en la llei vigent. La llei preveu que les administracions públiques estableixin models de sol·licituds quan es tracta d'un procediment que afecta un gran nombre de persones; d'aquí que sigui necessari demanar-ne l'imprès. L'estructura d' una instància segueix l'ordre següent:
• Identificació personal
• Exposició de l'assumpte que s'encapçala amb un exposo en majúscules seguit de dos punts i un que
• Sol·licitud que s'encapçala amb un demano , dos punts i un que
• Lloc i data
• Signatura
• Organisme o càrrec a qui s'adreça
La convocatòria de reunió
La convocatòria de reunió és un document que avisa i convoca algú a una reunió. La convocatòria es fa servir quan la llei vigent així ho especifica. La competència per fixar la convocatòria correspon a la secretaria dels òrgans col·legials, que reben la comanda dels òrgans directius. Aquest tipus de document té l'estructura següent:
• Dades identificadores de la persona convocant
• Dades identificadores de la persona convocada
• Dades relatives al lloc i l'hora de la convocatòria.
• Ordre del dia.
• Comiat.
• Població i data
• Signatura de la persona convocant..
L'acta de reunió
L'acta de reunió és un document que recull el que han manifestat les persones assistents a una reunió i els acords presos. Hi ha diverses classes d'actes: les notarials, les dels òrgans col·legiats i les dels òrgans de l'Administració. L'estructura d'una acta presenta els punts comuns següents:
• El nom de l'òrgan col·legiat
• La introducció amb el número d'acta i el caràcter, ordinari o extraordinari, de la reunió.
• Si té caràcter extraordinari, la llei preveu que l'esborrany sigui llegit de manera immediata; si és ordinari l'esborrany es llegeix a la reunió següent. En ambdós casos, cal que tingui el vistiplau dels convocats.
• El cos de l'acta consta de: la relació dels membres assistents i absents, l'ordre del dia, les intervencions dels assidents, l'especificació dels acords concretats i una fórmula de cloenda.
• La població i la data
• La signatura de la secretaria i el vistiplau del convocant.
La denúncia
La denúncia és un document que es fa a les dependències adequades per retreure o inculpar algú d'un fet puntual que perjudica el denunciant. L'estructura d'una denúncia és la següent:
• Encapçalament
• Identificació del denunciant
• Fórmula característica del document denuncia els fets següents . Cal que hi consti la identificació del denunciat i l'indret dels fets.
• Fórmula causal adreçada a la persona que ha de rebre el document.
• Lloc, data i signatura del denunciant.
• El tractament protocol·lari, el càrrec de la persona a qui s'adreça la denúncia.
El certificat
El certificat és un document que expedeixen l'Administració o les empreses per donar fer d'alguna cosa que interessa al sol·licitant. El text consta de:
• Registre de sortida, el numero i data
• Identificació de la persona que l'expedeix i el càrrec que ocupa
• Frase o fórmula característica del document: certifico , faig constar , declaro , etc. a continuació s'hi especifiquen les dades demanades pel sol·licitant.
• Població
• Signatura del càrrec que en dóna fe o bé del funcionariat que l'ha tramès.
El contracte
El contracte és un document que reflecteix un acord entre dues parts la qual cosa comporta unes obligacions i uns drets a ambdós sotasignants. L'estructura d'un contracte té aquests punts en comú.
• Identificació de les dues parts: en primer lloc, la persona que fa el contracte i, en segon lloc, la persona que l'accepta.
• Objectiu i finalitat del contracte: en tercera persona del plural quan és notarial i en primera persona del singular quan és privat.
• Clàusules del pacte, separades amb números o lletres, i redactades en frases curtes.
• Fórmula final
• Lloc, data i signatura de les dues parts contractants i segell de l'Administració.
TEXTOS COMERCIALS
La carta comercial
La carta comercial és un escrit que s'intercanvien les empreses per fer comandes, oferir un producte, demanar l'ajornament d'un pagament, fer una consulta o una reclamació, etc. L'estructura d'una carta consta dels elements següents:
• La capçalera amb el nom i l'adreça completa de l'empresa remitent de l'escrit
• La referència de l'escrit per poder-lo arxivar
• La datació (població i data)
• Identificació del destinatari i adreça completa
• La salutació
• El cos de la carta amb una introducció, un desenvolupament i una conclusió.
• El comiat
• La signatura, sota el nom i cognoms del remitent
• Els post scriptum o post data on s'especifica algun oblit
El currículum
El currículum és un document que conté totes les dates personals, acadèmiques i professionals de la persona que sol·licita un lloc de treball. Al currículum s'hi adjunta una carta de presentació on cal esmentar el lloc del treball al qual s'opta o l'anunci publicitari. És convenient de posar-hi la fotocòpia dels certificats i les titulacions que s'hi esmenten. L'estructura del currículum és:
• Identificació completa de la persona que opta per la feina
• Dades acadèmiques i formació
• Experiència professional: anys treballats, empreses, categoria o càrrec.
• Altres dades d'interès per a la feina a la qual s'opta, amb un to neutre i objectiu
L'avís
L'avís és un document breu que s'utilitza tant a l'Administració com a les empreses i les firmes comercials. Avisa d'alguna cosa les persones usuàries (clients o treballadors). Generalment es penja en un taulell d'anuncis o es transmet per correu. L'estructura del text és la següent:
• Es posa el nom AVÍS al centre del full en majúscules i a sota es deixa un espai en blanc destacat.
• El cos de l'escrit és curt; el to, impersonal (tercera persona del singular o en primera persona del plural)
• Identificació de l'empresa o firma comercial que fa l'avís
• No va mai signat ni hi ha cap fórmula d'acomiadament.
• Hi figura el lloc i la data.
La invitació
Una invitació és un text mitjançant el qual una empresa convida la seva clientela a un acte. El text és molt lliure, però segueix aquestes normes prefixades:
• Les dades de la persona que fa la invitació
• Si es tracta d'una invitació personal s'hi posa un Senyor o Senyora i el nom de la persona
• Cal esmentar l'acte, el lloc la data i l'hora en què tindrà lloc.
• Localitat i data
• No va signada
La factura
La factura és un document lliurat per una persona venedora quan ja ha expedit les mercaderies al client o clienta o hi ha hagut una prestació de serveis professionals. Els empresaris o professionals estan obligats per llei, a expedir, dintre d'un mes natural, una factura per cada una de les operacions que realitzen. Han de conservar-ne la còpia i cal numerar-les correlativament per presentar-les a requeriment dels organismes tributaris de l'Administració. Les factures estan subjectes a l'IVA. El format de les factures canvia segons el disseny de cada empresa o firma comercial. L'estructura d'una factura conté els elements següents:
• Identificació de la persona que lliura les mercaderies o del professional, inclòs el NIF.
• Població i data
• Referència del document (número de la factura i any)
• Identificació de la persona destinatària
• Especificació de l'operació i el preu.
• Forma de pagament acordat.
El rebut
El rebut és un document que acredita que s'ha efectuat un pagament (d'una factura) o el lliurament de béns. El format d'un rebut és de dimensions reduïdes. L'estructura d'un rebut conté els elements següents:
• Identificació de l'empresa, firma comercial, etc., a l'esquerra o al mig del document
• A la dreta hi ha el número de rebut, la data d'expedició, la quantitat rebuda amb el tipus de moneda en què s'ha cobrat.
• El cos del rebut concreta el següent: nom i cognoms del pagador, la fórmula he rebut , la quantitat (en lletres) i la moneda, el concepte pel qual es paga i la signatura
de la persona que ha rebut el pagament, el càrrec i el segell de l'empresa.
• Cal exposar les mateixes dades al resguard que queda a l'empresa o professional que l'ha expedit.
La reclamació o la queixa
La reclamació o la queixa és un document (generalment una carta), que es lliura a una empresa, per demanar danys i perjudicis. En el cas de l'Administració les queixes es fan mitjançant una sol·licitud. L'estructura d'aquest document és igual que la de la carta. El to d'aquest tipus de carta, però, és persuasiu i el discurs textual es mou entre l'expositiu (quan exposa els fets) i l'argumentatiu (quan exposa les raons i les argumenta). El to del discurs, encara que la persona que es queixa estigui enfadada, ha de mantenir unes formes correctes.
|
