Accesos directos (2): Calendario y libreta de direcciones

 

 

Calendario 

 

El sistema Synergeia incluye un práctico calendario al cual se accede haciendo clic en el icono correspondiente de accesos directos o bien seleccionando en el menú "IR A -> CALENDARIO" de la barra de menús en nuestra página de inicio. El siguiente calendario corresponde al mes de abril de 2004. Para desplazarse en el tiempo, hay que hacer clic en las flechas que hay a la izquierda y a la derecha de "Abril 2004". En estos momento el calendario, para este mes, está vacío, no hay ninguna cita:

 

 

Esta vista corresponde a la vista mensual, pero se puede cambiar a vista diaria, semanal, mensual, trimestral o anual. Para cambiar las vistas (y también otras opciones del calendario), hay que seleccionar  VER de la barra de menús del calendario. Aparecerá este menú:

 

  • Semana: Vista semanal (clic aquí para ver un ejemplo).

  • Mes: Vista mensual (por defecto).

  • Cuarto: Vista trimestral.

  • Año: Vista anual (clic aquí para ver un ejemplo).

  • Contenidos: Aparece un listado con todas las citas a las cuales estamos invitados con información correspondiente a estas citas.

  • Entradas: Podemos indicar al sistema Synergeia qué entradas queremos ver en nuestro calendario (por defecto, todas excepto "Información", "Fecha" y "Descripción".

  • Escala: podemos elegir tres tamaños de calendario (pequeño, mediano y grande).

  • Esquema de colores: podemos elegir tres combinaciones de colores para visualizar el calendario.

  • Shorcuts: Oculta o muestra los iconos de atajos en la página del calendario (normalmente: , i ).

  • Destacar Fines de Semana: Si se activa esta opción, los sábados y domingos aparecen en una tonalidad diferente.

  • Saltar Fin de Semana: Si se activa esta opción, los sábados y domingos NO aparecen en el calendario.

  • Encoger columnas: Con esta opción activada, las columnas se hacen más estrechas.

  • Mostrar Periodos: Muestra los periodos.

 

Para cambiar la vista diaria (no aparece en los menús), sólo hay que hacer clic en el día deseado en el calendario (sea cual sea la vista de éste). De la misma manera, para acceder a la vista semana, mensual o anual, sólo hay que hacer clic el número de semana, nombre del mes o número de año en el calendario, sea cual sea la vista.

 

 Las citas en nuestro calendario pueden aparecer de dos maneras diferentes:

  • nosotros mismos creamos una cita.

  • alguien nos invita (cita colectiva): deberemos aceptar o rechazar la invitación.

Crear una cita

Una cita ha de contener, como mínimo, una fecha y un nombre, aunque se puede añadir información adicional como la categoría de la cita, una descripción, la localización... Además, las citas pueden gestionar una lista de participantes invitados con el estatus asociado: invitado, ha aceptado, ha rechazado (cuando invitamos a alguien a una cita colectiva podrá aceptar o rechazar nuestra invitación y su decisión quedará registrada en nuestra cita y, mientras no la acepte o rechace, el participante aparecerá como "invitado").

Para crear una cita, hay que hacer clic en el icono (iconos de atajos) o seleccionar CALENDARIO -> NUEVO -> CITA de la barra de menús o bien hacer clic en en el día correspondiente. Aparecerá una pantalla donde deberemos introducir los datos de la cita:

 

 

  • Nombre: Hay que introducir un nombre identificativo para la cita.

  • Fecha/Hora: Es necesario seleccionar la fecha y la hora de inicio y la fecha y la hora final.

  • Zona horaria diferente: Hay que seleccionar la zona horaria correspondiente.

  • Participantes: Si es una cita colectiva, se deben seleccionar los participantes. En la casilla "Especifica una lista de direcciones de correo electrónico separadas por comas" se puede añadir el correo electrónico de los miembros, en lugar de seleccionar sus nombres de usuario de la lista mostrada. Si se escribe algún correo electrónico que NO corresponda a algún usuario registrado del sistema, aparecerá una pantalla de error.

  • Notificación por correo electrónico: Si se marca esta casilla, los participantes invitados recibirán una notificación por correo electrónico de la cita (NO la recibirán si fueron registrados en el sistema Synergeia SIN dirección de correo electrónico). Existe la opción de añadir una nota personal en el correo electrónico ("adjuntar nota personal").

  • Ampliación de propiedades: Se puede añadir más información sobre la cita: descripción de la cita, información sobre la localización de la cita, el estatus de la cita o la información sobre el software necesario para la cita sincrónica (no recomendado). Para añadir esta información extra, hay que seleccionar "Descripción", "Localización", "Estatus" o "Herramientas", respectivamente, y después hacer clic en "Añadir".

    • En la casilla extra de descripción tenemos la posibilidad de escribir una descripción del evento y también de seleccionar la categoría del evento: "personal", "citas", "negocios", "reunión", "otros", "vacaciones", "llamada telefónica" o "viaje".

    • En la casilla extra de localización, podemos especificar donde tendrá lugar la cita.

    • En la casilla extra de estatus podemos seleccionar una de estas cuatro opciones: "tentativa" (si la cita es una propuesta), "confirmado" (la cita está confirmada), "cancelado" (la cita se ha cancelado) o "automáticamente" (el estatus de la cita permanecerá como "indefinido" hasta que todos los participantes hayan confirmado o rechazado su participación en la cita).

Un vez añadida la cita, ésta aparecerá en nuestro calendario: . En la vista diaria quedaría así:

 

 

 

y vemos que aparecen los iconos de eventos correspondientes (en este caso, sólo). El icono nos informa que se trata de una cita colectiva (haciendo clic en dicho icono, obtendríamos la información sobre quién está invitado).

 

Pasando el ratón por encima del nombre de la cita (en este ejemplo "Examen Química Analítica") aparecería un cuadro con un resumen de la información de la cita:

 

 

Si hacemos clic en el botón de acción de la cita aparece un menú con las siguientes opciones (si somos los propietarios -creadores- de la cita y nos hemos autoinvitado):

 

  • Open: Abre la cita (tiene el mismo efecto que hacer clic en el nombre de la cita). Nos dirá quién ha aceptado y/o rechazado la invitación

  • Actualizar: Da por vista la cita

  • Historia: Lista de movimientos relacionados con la cita

  • Información: Da los detalles y los derechos de acceso a la cita

  • Confirmar: Confirma nuestra participación en la cita

  • Declinar: Rechaza nuestra participación en la cita

  • Editar: Ofrece la posibilidad de realizar cambios en todos los apartados: nombre, fecha/hora, descripción, localización, participantes, estatus de la cita. También permite configurar un recordatorio

  • Adjuntar: Permite añadir un documento o una URL (una dirección web) en la convocatoria de la cita

  • Acceso: Permite modificar los derechos de acceso y los roles, así como cambiar el propietario de la cita (no recomendado)

  • Copiar: Permite copiar la cita

  • Cortar: Permite cortar la cita

  • BORRAR: Envía la cita a la papelera (la cita continuará apareciendo al resto de miembros hasta que se haya borrado de la papelera). Para anular una cita, es mejor editar la cita y cambiar el estatus a "cancelado" que borrarla. Además, es conveniente avisar a los miembros invitados ya que el sistema Synergeia no les avisará automáticamente de la cancelación.

Algunas de estas opciones también aparecen en el multimenú del calendario:

 

Si somos los propietarios (creadores) de la cita, pero NO nos hemos auto-invitado, entonces NO aparecerán las opciones "Confirmar" ni "Declinar" del menú anterior.

 

A los miembros que hayamos invitado en la cita, les aparecerá automáticamente la cita en sus calendarios. Si hacen clic en el botón de acción de la cita () les aparecerá un menú como el anterior pero con menos opciones (ya que NO son los propietarios de la cita), pero en cualquier caso figurarán las opciones "Confirmar" y "Declinar".

 

Además del calendario personal, existen calendarios de CURSOS y calendarios de GRUPOS (dentro  de los cursos).

  • Para crear un calendario de CURSO (opción disponible sólo para el profesorado), hay que situarse en la página principal del curso y seleccionar "PRINCIPAL -> NUEVO -> CALENDARIO DE GRUPO" de la barra de menús. Aparecerá como un objeto en la página principal del curso y con el icono . El/La profesor/a podrá añadir citas, invitando a los alumnos que considere necesario. Las citas añadidas aparecerán tanto en el calendario de CURSO como en el calendario PERSONAL de cada uno de los invitados a la cita.

  • Para crear un calendario de GRUPO, hay que entrar dentro de la carpeta de ese grupo y seleccionar "PRINCIPAL -> NUEVO -> CALENDARIO DE GRUPO" de la barra de menús. Aparecerá como un objeto en la página principal del grupo y con el icono . Cualquier miembro del grupo puede crear el calendario de grupo dentro de los grupos a los cuales pertenezca como miembro (sólo puede haber un calendario por grupo) y cualquier miembro puede añadir una cita. Las citas añadidas aparecen tanto en el calendario de GRUPO como en el calendario PERSONAL de cada uno de los invitados a la cita.

 

 

Libro de direcciones (Gestión del alumnado)

El sistema Synergeia almacena en el libro de direcciones los datos de los usuarios de nuestro espacio (en principio, el libro de direcciones de los alumnos estará vacío). Para acceder al libro de direcciones, hay que hacer clic en el icono de acceso directo correspondiente o bien seleccionar "IR A -> LIBRO DE DIRECCIONES" de la barra de menús. El aspecto que tiene, una vez registrado el alumnado, sería el siguiente:

 

 

 

 

Las entradas en nuestro libro de direcciones se comportan como objetos, es decir, se pueden copiar, cortar... y tendrán su botón de acción correspondiente (). Cada entrada en nuestro libro de direcciones va precedida por un icono cuyo color indicar el rol de esta persona:

  • color amarillo, si se trata de un estudiante

  • color rojo, si se trata de un profesor

Este color corresponde con el rol con el que estos usuarios fueron registrados en el sistema Synergeia (sólo se puede registrar en el sistema Synergeia a un usuario como estudiante o como profesor). Esto es independiente del rol que luego tengan en cursos y grupos. Por ejemplo, registramos a un usuario como alumno en el sistema Synergeia, SIEMPRE aparecerá de color amarillo en nuestro libro de direcciones, aunque luego tenga el rol de "mentor" o "profesor" en un determinado curso. De la misma manera, una persona registrada en el sistema Synergeia como profesor, siempre aparecerá en nuestro libro de direcciones de color rojo, aunque tenga el rol de alumno o de invitado en un curso. Una diferencia entre una persona invitada como alumno/a y que luego tiene el rol de profesor en un curso, y una persona registrada directamente como profesor (y que luego tiene el rol de profesor en ese curso) es que la que se registró directamente como profesor puede crear CURSOS y la que se registró inicialmente como alumno/a, no puede.

 

En realidad existe un tercer color de icono en el libro de direcciones: naranja (), que corresponde a aquellos miembros (estudiantes o profesores) que hemos registrado a través de "PRINCIPAL -> NUEVO -> COMPARTIR" de la barra de menús de nuestra página de inicio (es decir, registro con direcciones de correo electrónico). El color naranja del icono cambiará a rojo o a amarillo cuando el usuario complete su proceso de registro, según haya sido invitado con el rol de profesor/a o de alumno/a, respectivamente.

El botón de acción nos permite realizar las acciones siguientes (el menú siguiente es el que aparece si hacemos clic en el botón de acción de alguien registrado como alumno, es decir, con el icono amarillo):

 

 

  •  Open: Abre la entrada en el libro (equivalente a hacer clic en el icono , o en el nombre de usuario). Obtendremos información sobre detalles y derechos de acceso de este usuario. Especialmente importante es la opción "View folders I have in common with...": puesto que si hacemos clic ahí, conseguiremos la lista de carpetas que compartimos con ese usuario.

  • Actualizar: Nos damos por enterados de los eventos que tenga ese objeto y desaparecerán.

  • Historia: La única información que acostumbra a dar esta opción es la fecha de registro del usuario.

  • Contenido: Muestra los objetos que pueda tener este usuario.

  • Contacto: Muestra información de contacto con este usuario.

  • Preferencias: Permite cambiar las preferencias de este usuario.

  • Detalles: accede a la página de entrada de los datos personales. Importante: Si se registraron alumnos SIN direcciones de correo electrónico, NO se podrá añadir ni cambiar la dirección de correo electrónico que aparece como propia del alumno (que será la del/de la  profesor/a que lo registró).

  • Comunicación: Permite cambiar los detalles para la comunicación sincrónica (no recomendado).

  • Cambiar Password: Permite cambiar la contraseña (hay que escribir la actual).

  • Eventos por Defecto: Permite cambiar los eventos de los cuales el sistema Synergeia informa mediante los iconos de eventos (la columna "Informe diario" no tiene ningún uso si los alumnos se registraron SIN dirección de correo electrónico, ya no recibirán nunca ningún correo electrónico del sistema Synergeia, puesto que no tienen asociada una dirección de correo electrónico válida y personal).

  • V-Card: Descarga la información de contacto en un archivo .vcf.

  • Eventos: Indica los eventos sobre los cuales informará el sistema Synergeia a este usuario.

  • Eliminar: ELIMINA totalmente la entrada de este objeto en nuestro libro de direcciones (¡no lo mueve a la papelera!). Si queremos recuperar la entrada, tendremos que volver a registrar a ese usuario. Esta opción NO elimina a un usuario de un CURSO. Para eliminar un usuario de un curso, consulta esta información.

  • Cambiar perfil: Permite cambiar el perfil de este usuario: "Primaria", "Principiante", "Avanzado" o "Experto". No hay ninguna limitación de cambio de perfil (el/la profesora/a puede cambiar, por ejemplo, el perfil "Primaria" de un/a alumno/a a "Experto"  (sin embargo, recordemos que un usuario con el perfil "Primaria" NO podrá cambiarse él mismo el perfil).

Algunas de estas acciones se pueden hacer simultáneamente para más de un objeto, seleccionando los objetos correspondientes y utilizando el multimenú:

[sólo se pueden enviar correos electrónicos a usuario registrados CON direcciones de correo electrónico y con la opción "enviar e-mail" se envía un correo electrónico al destinatario seleccionado con nuestro programa de correo electrónico predeterminado]

 

El menú correspondiente a usuarios NO incluye las opciones: "Preferencias", "Detalles", "Comunicación", "Cambiar Password", "Eventos defecto", pero añade una nueva opción: "Enviar", que sirve para enviar un correo electrónico a través del sistema Synergeia.

 

Aspectos interesantes de la Barra de menú:

  • PRINCIPAL -> NUEVO -> MIEMBRO: permite añadir nuevas entradas en el libro de direcciones. ¡Atención! Sólo se pueden añadir nombres de usuarios o correos electrónicos que pertenezcan a miembros YA registrados en el sistema Synergeia. Para registrar nuevos miembros (como alumnos o como profesores) en el sistema Synergeia, consulta este tutorial.

  • VER -> CLASIFICAR: Las entradas en el libro de direcciones se pueden clasificar por Nombre, Tipo o Rol.

  • El resto de opciones de la barra de menú son equivalentes a la explicación general.

 

 

volver al inicio

 

 

G. Jiménez. 2005