Versionar
En
ocasiones, el trabajo cooperativo entre los miembros de un espacio implica
la edición y revisión continuada de un mismo archivo. Analicemos el
siguiente ejemplo:
El
profesorado ha encargado a sus alumnos la confección de un archivo
PowerPoint sobre una analítica de aguas de un río. Este archivo debe
contener diversas diapositivas tales como un mapa de la zona, fotografías
de la toma de muestras, los procedimientos analíticos y los resultados
obtenidos.
Una
manera de aprovechar el servidor Synergeia para trabajar cooperativamente
en la elaboración de este documento es ir subiendo las diferentes
versiones del documento en dicho espacio. Si todas las versiones del
documento tienen el mismo nombre, cada vez que se cuelgue
en el servidor Synergeia una versión, ésta sobrescribirá a la anterior
(sería equivalente a seleccionar la opción "REEMPLAZAR"
del botón de acción 
del
archivo) y si algún miembro quisiera recuperar una versión anterior
(porque en la actual se ha suprimido una parte que él consideraba
necesaria, por ejemplo) NO lo podría hacer: sólo estará disponible la
última versión subida. En este caso, no se explotan todas las
posibilidades que el sistema Synergeia ofrece para el trabajo cooperativo y
se comporta como un servidor FTP común.
VERSIONAR
("manual")
Una
manera "manual" (pero válida) de solucionar el problema de
les versiones en cursos que NO tienen activada la opción de negociación
consiste en ir colgando las diferentes versiones con nombre ligeramente
diferentes (por ejemplo, añadiendo "version_1", "version_2",
etc. al final del nombre del documento) y, en cada nueva versión, aprovechar
el apartado de "descripción" para escribir cuáles son las
diferencias/mejoras de esa versión respecto de la anterior. Si el apartado
"descripción" es insuficiente, se puede adjuntar
una nota 
y
con ella iniciar un debate sobre la elaboración cooperativa de ese
documento o, mejor aún, utilizar el foro del
grupo para discutir el proceso de creación del documento. De esta manera,
los miembros de un grupo pueden ver la evolución del fichero y pueden
recupera, en cualquier momento, cualquiera de las versiones previas o la
versión final del documento.
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|
En este
ejemplo, el grupo "Alpha" debe realizar un proyecto sobre la
calidad de las aguas de un punto concreto del río Llobregat. Los
miembros del grupo crearon una primera versión del proyecto
("analitica_ver1.pp") y han ido sucesivamente colgando las
diferentes versiones en la carpeta del grupo. En lugar de utilizar las
funciones de "descripción" o de adjuntar una nota, han
preferido usar el foro del grupo (que ha sido renombrado a "Foro
analítica") para ir discutiendo y comentando todos los cambios y
ediciones que se van realizando sobre el documento. Además de la
versión final (ver4), los alumnos tienen a su disposición el resto de
versiones por si quisieran recuperarlas o consultarlas. |
Cuando
hayan acabado, los alumnos borran todas las versiones previas y cambian el
nombre de la última versión a "analitica_llobregat.ppt".
Si
el curso tiene activada la opción de negociación, entonces los alumnos
podrían haber hecho todo lo que se ha explicado hasta ahora en la carpeta
de grupo y finalmente poner en proceso de negociación el fichero final...
pero sería una votación en la que prácticamente no hay nada a discutir
(sólo votar positivamente), porque ya han discutido durante el proceso de
creación del documento a través del "Foro analítica". Por
tanto, una manera recomendada de trabajar cooperativamente cuando se hacen
este tipo de versiones de un documento y el curso tiene activada la
opción de negociación es crear
una primera versión de este documento e inmediatamente poner dicho
documento en un proceso de negociación,
ya que se creará automáticamente un foro específico de negociación
(dejando "libre" el foro general del grupo) y se podrá ir
editando y creando versiones del documento con la posibilidad añadida de
poder votar positivamente la versión final en el momento que cada miembro
lo considere oportuno (se deben borrar las
versiones previas antes que la votación se dé por finalizada).
VERSIONAR
(Synergeia)
Sin
embargo, el
sistema Synergeia ya contempla la posibilidad de realizar versiones de un
documento, con una opción avanzada. Para poderla utilizar, es necesario
que el perfil de los usuarios sea el de "Experto" (puesto que el
alumnado tiene, por defecto, el perfil de "Principiante",
deberían seleccionar en la barra
de menús "OPCIONES ->
PREFERENCIAS" y en la casilla "Usar
perfil", elegir "Experto")
Igual
que con la explicación del método anterior ("manual") para hacer
versiones de un documento, la opción que el sistema Synergeia ofrece para
versionar se puede aplicar tanto en cursos que no tienen activada la
opción de negociación, como en cursos que sí la tienen activda. En este
último caso, se recomienda que la opción de versionar que se explicará a
continuación se realice dentro de un proceso de negociación.
Consideremos
el ejemplo anterior sobre la creación de un fichero sobre las analíticas
de agua de un punto de un determinado río. Un miembro del grupo crea un
primer fichero al que nombra "analitica.ppt" y lo somete a un
proceso de negociación (la propuesta de
negociación recibe el nombre de "Negoc. analitica" y el foro de
negociación ha sido renombrado a "perspectiva analítica"):
Como
se explicó anteriormente, los alumnos podrían ir subiendo las diferentes
versiones del documento (con nombres diferentes) y haciendo las discusiones
en el foro: esto sería la manera "casera" de hacer versiones.
Aprovecharemos la opción que ofrece el sistema Synergeia. Hacemos clic en
el botón de acción ()
del fichero a versionar ("analitica.pps") y seleccionamos "VERSIÓN"
del menú emergente. Aparecerá una pantalla como esta:
En
"Cambios hechos en la versión 0.1"
debemos indicar qué se ha hecho en el documento que ya estaba colgado, es
decir, qué contiene el documento. En "Estado de la
versión" podemos seleccionar tres estados predefinidos
diferentes de esta versión: "experimental", "fijo" o
"liberado", aunque tenemos la opción de personalizar el estado
de la versión en el apartado "(o
escribir en condición)". Además nos pide el "Número
de versión", que siempre deberá ser mayor que el número
de versión previo. Inicialmente la versión es la 0.0, por tanto ahora
podemos poner 0.1. Más adelante, en el momento de elegir una nueva
versión deberemos tener en cuenta:
-
El
número de una nueva versión no puede ser nunca inferior a una versión
previa.
-
Para
indicar que la nueva versión presenta pequeñas mejoras o cambios
respecto de la versión previa, sólo aumentaremos la cifra de los
decimales (por ejemplo, pasar de una versión 1.1 a una versión 1.2);
en cambio, si la nueva versión comporta notables diferencias respecto
de la versión previa, quizá convenga aumentar directamente la cifra de
las unidades (por ejemplo, pasamos de la versión 2.5 a la versión 3.0)
Al
aceptar (haciendo clic en "OK") vemos que el nombre del
fichero ha cambiado automáticamente a "analitica.ppt [0.1]". El botón
de acción ()
de este fichero ahora presenta algunas opciones adicionales: "REVISAR",
"BORRAR VERSIONES", "VERSIÓN
DE INFORMACIÓN" y "RAMA"
-REVISAR:
Permite añadir una nueva versión de este fichero que NO sustituye a la
anterior. Si seleccionamos esta opción aparece una pantalla como la
siguiente:
La
primera parte de este formulario es similar al que aparece cuando queremos colgar
un documento, y la segunda parte es similar al que aparece cuando iniciamos
un proceso de versionar: debemos indicar
los cambios respecto de la versión anterior, el estado de la nueva
versión y también debemos asignarle un número de verión. Hacemos clic
en "OK" y vemos que en el nombre de nuestro fichero hay un
nuevo número de versión. ¿Hemos perdido la versión previa? No. Podemos acceder
a versiones previas.
Podemos
revisar el fichero todas las veces que sea
necesario.
-BORRAR
VERSIONES: Con esta versión
podemos borrar alguna versión intermedia o final del fichero:
Seleccionamos
las versiones que queramos borrar (en este ejemplo está seleccionada la
versión 0.2) y hacemos clic en "OK".
Esta
pantalla també nos permite recuperar versiones previas,
ya que si hacemos clic en cualquiera de los número de versiones
disponibles, podremos visualizar el contenido de los ficheros (si pasamos
el puntero del ratón por los números de las versiones, hacemos clic con
el botón derecho del ratón y seleccionamos "Guardar destino como"
podremos igualmente guardar cualquier versión previa en nuestro disco duro
o diskette).
-VERSIÓN
DE INFORMACIÓN: Esta opción
permite cambiar la información correspondiente a la última versión
subida al servidor.
-RAMA:
A veces puede ser interesante avanzar por dos caminos diferentes a partir
de una misma versión. Quizá una parte del grupo prefiere hacer una
sección de una manera y otra parte del grupo prefiere hacer la misma
sección de otra manera. La solución es elegir la opción "RAMA",
dado que esta opción permite crear un nuevo documento a partir de
cualquier versión del documento:
En
este ejemplo, se ha elegido la versión 0.2 y como nuevo nombre
"llobregat.ppt" (se creará un fichero de nombre
"llobregat.ppt" y que corresponde a la versión 0.2 del archivo
"analitica.ppt"). Hacemos clic en "OK". El
resultado es el siguiente:
Tal
y como anticipábamos, se ha creado un nuevo documento ("llobregat.ppt")
que está en proceso de versionar y que corresponde a la antigua versión
0.2 del fichero "analitica.ppt". Este nuevo fichero podrá
ir evolucionando independientemente del fichero "analitica.ppt"
Existe
otra opción disponible, "EDITAR
BLOQUEO", gracias a la cual un miembro de un grupo puede
bloquear un documento e impedir que otro miembro de su grupo haga cualquier
modificación (o versión) del archivo:
El
miembro que crea el bloqueo deberá escribir el motivo por el cual bloquea
el documento. Al documento se le asociará el icono identificativo del
bloqueo,
,
y los restantes miembros del grupo podrán saber el motivo del bloqueo si
hacen clic en dicho icono, pero NO podrán hacer ninguna modificación o
revisión hasta que el usuario que realizó el bloqueo desbloquee el
documento. Para desbloquearlo, el usuario que creó el bloque debe hacer
clic en el icono
y debe seleccionar "Desbloquear" en la pantalla que
aparecerá. En esa misma pantalla puede cambiar el motivo del bloqueo, si
lo desea.
Si
el documento que se estaba versionando estaba en proceso de negociación y
esta negociación se aprueba, la carpeta de negociación pasará a la
página principal del curso, manteniendo intacto el historial de versiones.
En este caso, no hace falta borrar las versiones previas antes de que
finalice el proceso de negociación (como sí sucedía en el caso "manual"
de versionar).
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G.
Jiménez. 2005
