Versionar

 

 

En ocasiones, el trabajo cooperativo entre los miembros de un espacio implica la edición y revisión continuada de un mismo archivo. Analicemos el siguiente ejemplo:

 

El profesorado ha encargado a sus alumnos la confección de un archivo PowerPoint sobre una analítica de aguas de un río. Este archivo debe contener diversas diapositivas tales como un mapa de la zona, fotografías de la toma de muestras, los procedimientos analíticos y los resultados obtenidos.

 

Una manera de aprovechar el servidor Synergeia para trabajar cooperativamente en la elaboración de este documento es ir subiendo las diferentes versiones del documento en dicho espacio. Si todas las versiones del documento tienen el mismo nombre, cada vez que se cuelgue en el servidor Synergeia una versión, ésta sobrescribirá a la anterior (sería equivalente a seleccionar la opción "REEMPLAZAR" del botón de acción del archivo) y si algún miembro quisiera recuperar una versión anterior (porque en la actual se ha suprimido una parte que él consideraba necesaria, por ejemplo) NO lo podría hacer: sólo estará disponible la última versión subida. En este caso, no se explotan todas las posibilidades que el sistema Synergeia ofrece para el trabajo cooperativo y se comporta como un servidor FTP común.

 

 

VERSIONAR ("manual")

 

Una manera "manual" (pero válida) de solucionar el problema de les versiones en cursos que NO tienen activada la opción de negociación consiste en ir colgando las diferentes versiones con nombre ligeramente diferentes (por ejemplo, añadiendo "version_1", "version_2", etc. al final del nombre del documento) y, en cada nueva versión, aprovechar el apartado de "descripción" para escribir cuáles son las diferencias/mejoras de esa versión respecto de la anterior. Si el apartado "descripción" es insuficiente, se puede adjuntar una nota y con ella iniciar un debate sobre la elaboración cooperativa de ese documento o, mejor aún, utilizar el foro del grupo para discutir el proceso de creación del documento. De esta manera, los miembros de un grupo pueden ver la evolución del fichero y pueden recupera, en cualquier momento, cualquiera de las versiones previas o la versión final del documento.

 

En este ejemplo, el grupo "Alpha" debe realizar un proyecto sobre la calidad de las aguas de un punto concreto del río Llobregat. Los miembros del grupo crearon una primera versión del proyecto ("analitica_ver1.pp") y han ido sucesivamente colgando las diferentes versiones en la carpeta del grupo. En lugar de utilizar las funciones de "descripción" o de adjuntar una nota, han preferido usar el foro del grupo (que ha sido renombrado a "Foro analítica") para ir discutiendo y comentando todos los cambios y ediciones que se van realizando sobre el documento. Además de la versión final (ver4), los alumnos tienen a su disposición el resto de versiones por si quisieran recuperarlas o consultarlas.

 

Cuando hayan acabado, los alumnos borran todas las versiones previas y cambian el nombre de la última versión a "analitica_llobregat.ppt".

 

Si el curso tiene activada la opción de negociación, entonces los alumnos podrían haber hecho todo lo que se ha explicado hasta ahora en la carpeta de grupo y finalmente poner en proceso de negociación el fichero final... pero sería una votación en la que prácticamente no hay nada a discutir (sólo votar positivamente), porque ya han discutido durante el proceso de creación del documento a través del "Foro analítica". Por tanto, una manera recomendada de trabajar cooperativamente cuando se hacen este tipo de versiones de un documento y el curso tiene activada la opción de negociación es crear una primera versión de este documento e inmediatamente poner dicho documento en un proceso de negociación, ya que se creará automáticamente un foro específico de negociación (dejando "libre" el foro general del grupo) y se podrá ir editando y creando versiones del documento con la posibilidad añadida de poder votar positivamente la versión final en el momento que cada miembro lo considere oportuno (se deben borrar las versiones previas antes que la votación se dé por finalizada).

 

 

VERSIONAR (Synergeia)

 

Sin embargo, el sistema Synergeia ya contempla la posibilidad de realizar versiones de un documento, con una opción avanzada. Para poderla utilizar, es necesario que el perfil de los usuarios sea el de "Experto" (puesto que el alumnado tiene, por defecto, el perfil de "Principiante", deberían seleccionar en la barra de menús "OPCIONES -> PREFERENCIAS" y en la casilla "Usar perfil", elegir "Experto")

 

Igual que con la explicación del método anterior ("manual") para hacer versiones de un documento, la opción que el sistema Synergeia ofrece para versionar se puede aplicar tanto en cursos que no tienen activada la opción de negociación, como en cursos que sí la tienen activda. En este último caso, se recomienda que la opción de versionar que se explicará a continuación se realice dentro de un proceso de negociación.

 

Consideremos el ejemplo anterior sobre la creación de un fichero sobre las analíticas de agua de un punto de un determinado río. Un miembro del grupo crea un primer fichero al que nombra "analitica.ppt" y lo somete a un proceso de negociación (la propuesta de negociación recibe el nombre de "Negoc. analitica" y el foro de negociación ha sido renombrado a "perspectiva analítica"):

 

 

Como se explicó anteriormente, los alumnos podrían ir subiendo las diferentes versiones del documento (con nombres diferentes) y haciendo las discusiones en el foro: esto sería la manera "casera" de hacer versiones. Aprovecharemos la opción que ofrece el sistema Synergeia. Hacemos clic en el botón de acción () del fichero a versionar ("analitica.pps") y seleccionamos "VERSIÓN" del menú emergente. Aparecerá una pantalla como esta:

 

 

En "Cambios hechos en la versión 0.1" debemos indicar qué se ha hecho en el documento que ya estaba colgado, es decir, qué contiene el documento. En "Estado de la versión" podemos seleccionar tres estados predefinidos diferentes de esta versión: "experimental", "fijo" o "liberado", aunque tenemos la opción de personalizar el estado de la versión en el apartado "(o escribir en condición)". Además nos pide el "Número de versión", que siempre deberá ser mayor que el número de versión previo. Inicialmente la versión es la 0.0, por tanto ahora podemos poner 0.1. Más adelante, en el momento de elegir una nueva versión deberemos tener en cuenta:

  1. El número de una nueva versión no puede ser nunca inferior a una versión previa.

  2. Para indicar que la nueva versión presenta pequeñas mejoras o cambios respecto de la versión previa, sólo aumentaremos la cifra de los decimales (por ejemplo, pasar de una versión 1.1 a una versión 1.2); en cambio, si la nueva versión comporta notables diferencias respecto de la versión previa, quizá convenga aumentar directamente la cifra de las unidades (por ejemplo, pasamos de la versión 2.5 a la versión 3.0)

Al aceptar (haciendo clic en "OK") vemos que el nombre del fichero ha cambiado automáticamente a "analitica.ppt [0.1]". El botón de acción () de este fichero ahora presenta algunas opciones adicionales: "REVISAR", "BORRAR VERSIONES", "VERSIÓN DE INFORMACIÓN" y "RAMA

 

-REVISAR: Permite añadir una nueva versión de este fichero que NO sustituye a la anterior. Si seleccionamos esta opción aparece una pantalla como la siguiente:

 

 

La primera parte de este formulario es similar al que aparece cuando queremos colgar un documento, y la segunda parte es similar al que aparece cuando iniciamos un proceso de versionar: debemos indicar los cambios respecto de la versión anterior, el estado de la nueva versión y también debemos asignarle un número de verión. Hacemos clic en "OK" y vemos que en el nombre de nuestro fichero hay un nuevo número de versión. ¿Hemos perdido la versión previa? No. Podemos acceder a versiones previas.

Podemos revisar el fichero todas las veces que sea necesario.

 

-BORRAR VERSIONES: Con esta versión podemos borrar alguna versión intermedia o final del fichero:

 

 

Seleccionamos las versiones que queramos borrar (en este ejemplo está seleccionada la versión 0.2) y hacemos clic en "OK".

Esta pantalla també nos permite recuperar versiones previas, ya que si hacemos clic en cualquiera de los número de versiones disponibles, podremos visualizar el contenido de los ficheros (si pasamos el puntero del ratón por los números de las versiones, hacemos clic con el botón derecho del ratón y seleccionamos "Guardar destino como" podremos igualmente guardar cualquier versión previa en nuestro disco duro o diskette).

 

-VERSIÓN DE INFORMACIÓN: Esta opción permite cambiar la información correspondiente a la última versión subida al servidor.

 

-RAMA: A veces puede ser interesante avanzar por dos caminos diferentes a partir de una misma versión. Quizá una parte del grupo prefiere hacer una sección de una manera y otra parte del grupo prefiere hacer la misma sección de otra manera. La solución es elegir la opción "RAMA", dado que esta opción permite crear un nuevo documento a partir de cualquier versión del documento:

 

 

En este ejemplo, se ha elegido la versión 0.2 y como nuevo nombre "llobregat.ppt" (se creará un fichero de nombre "llobregat.ppt" y que corresponde a la versión 0.2 del archivo "analitica.ppt"). Hacemos clic en "OK". El resultado es el siguiente:

Tal y como anticipábamos, se ha creado un nuevo documento ("llobregat.ppt") que está en proceso de versionar y que corresponde a la antigua versión 0.2 del fichero "analitica.ppt". Este nuevo fichero podrá ir evolucionando independientemente del fichero "analitica.ppt"

 

Existe otra opción disponible, "EDITAR BLOQUEO", gracias a la cual un miembro de un grupo puede bloquear un documento e impedir que otro miembro de su grupo haga cualquier modificación (o versión) del archivo:

 

 

El miembro que crea el bloqueo deberá escribir el motivo por el cual bloquea el documento. Al documento se le asociará el icono identificativo del bloqueo,, y los restantes miembros del grupo podrán saber el motivo del bloqueo si hacen clic en dicho icono, pero NO podrán hacer ninguna modificación o revisión hasta que el usuario que realizó el bloqueo desbloquee el documento. Para desbloquearlo, el usuario que creó el bloque debe hacer clic en el icono y debe seleccionar "Desbloquear" en la pantalla que aparecerá. En esa misma pantalla puede cambiar el motivo del bloqueo, si lo desea.

 

Si el documento que se estaba versionando estaba en proceso de negociación y esta negociación se aprueba, la carpeta de negociación pasará a la página principal del curso, manteniendo intacto el historial de versiones. En este caso, no hace falta borrar las versiones previas antes de que finalice el proceso de negociación (como sí sucedía en el caso "manual" de versionar).

 

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G. Jiménez. 2005