UNITAT 2: LA CARTA
COMERCIAL
La carta comercial està
considerada un dels mitjans de comunicació més eficaços
i de major influència en el món dels negocis.
2.1 Aspectes formals.- La
primera impressió que produeixen les nostres cartes és decisiva.
Per aquest motiu s’ha de tenir cura de la presentació.
Per tal d’aconseguir una bona presentació
en les cartes, hem de tenir en compte:
2.1.1 El paper. La qualitat del paper
ha de ser bona i mai no hem de fer servir papers rugosos ni setinats. Pel que
fa a les dimensions, la mida DIN A 4 és una mida normalitzada internacionalment.
S’ha de procurar utilitzar sempre paper de color
blanc.
2.1.2 La màquina. Actualment
es confeccionen amb ordinador tot tipus de documents administratius.
Mai s’han d’escriure cartes comercials a mà.
La tinta ha de ser de color negre.
2.1.3 Disposició de l’escrit.
Tal com pots comprovar en el document adjunt, cada part de la carta té
un lloc determinat dins del full.
Per donar un aspecte agradable a la carta pots
seguir aquestes pautes:
-Les cartes es poden escriure a un o dos
espais, depenent de l’extensió de l’escrit.
-Cal deixar una separació entre paràgrafs
superior a la que hi hagi entre línies.
-Si és necessari més d’un full
per escriure la carta, mai s’ha d’utilitzar el revers d’aquest.
-S’ha de procurar que quedi prou espai al
final de l’escrit per a la signatura. Si no hi cap, és preferible deixar
un espai en blanc i començar un full nou, procurant que en aquest segon
full hi hagi sempre una mica de text abans de la signatura.
-Cal deixar marge a la dreta i a l’esquerra
de l’escrit. El marge de l’esquerra ha de ser prou ample per poder foradar la
carta i que es pugui arxivar.
-El marge dret del full ha de quedar sempre
totalment justificat.
-S’ha d’evitar ratllar el text, fer-hi esmenes
o qualsevol altra cosa que li doni mal aspecte.
2.2 Continguts.- Una vegada
estudiats els aspectes formals de la carta comercial, passem a endinsar-nos
en el contingut de la carta i en la disposició de cada una de les parts
de què consta.
Les cartes comercials consten de tres parts:
-Encapçalament: format per la capçalera,
les referències, l’assumpte, l’adreça del destinatari i la salutació.
-Cos: Format per la introducció de
la idea fonamental, el desenvolupament d’aquesta idea i la conclusió
final.
-Cloenda: Format pel comiat, l’antefirma,
la firma, la identificació, el càrrec, la datació, les
inicials i l’annex.
2.2.1 ENCAPÇALAMENT
- Capçalera:
Apareix impresa en la part superior de les cartes. Hi figuren el nom i l’adreça
de l’empresa emissora, la localitat, el número de telèfon, el
número de fax, l’adreça electrònica. Normalment també
hi figura l’anagrama o logotip identificatiu.
- Dades del destinatari:
Indica la persona o empresa a la qual va dirigida la carta, precedit de
Sr./Sra. Quan la carta va dirigida a una persona concreta dins d’una empresa,
es posa el nom d’aquesta persona a sota del de l’empresa, acompanyat de l’expressió
a l’atenció de o de l’abreviatura a/:
Ex.:
CONSTRUCCIONS CAMPS
A l’atenció
del senyor Joan Farran
Gran Via,
135
O8O23
Barcelona
- Referències:
Són codis de números, lletres, o de totes dues coses, que permeten
identificar la procedència i la destinació dels escrits. En
una carta pot haver-hi dues referències diferents:
- r/n: “referència nostra”,
de qui tramet el document.
- r/v: “referència vostra”, s’utilitza si
la carta que s’escriu és la resposta a una altra rebuda anteriorment.
Moltes vegades ens trobarem que la referència
d'una carta està composta per les inicials del nom i del cognom de la persona
que redacta el document (en majúscules) i a continuació les inicials
de la persona que el mecanografia (en minúscules).
- Assumpte: És una
síntesi del contingut de la carta.
- Fórmula de salutació:
Reflecteix el tracte que s’estableix amb el destinatari del document.
2.2.2 COS
És la part del document que inclou el contingut
de la comunicació. En el cos es descriuen ordenadament els fets pels quals
s’envia la carta. S’han d’exposar de manera clara i concreta.
Algunes de les incorreccions més
freqüents en la redacció comercial són:
- Les faltes d’ortografia i de redacció.
- Pobresa d’expressió. Convé tenir
un vocabulari ampli i evitar expressions repetitives.
- Desordre en l’exposició dels diversos temes
que s’hi puguin tractar.
- Estil pompós. És l’efecte contrari
a la pobresa d’expressió. No s’han d’utilitzar frases grandiloqüents
i ampul·loses.
- Descortesia. Han de regir les normes de respecte
i educació.
Consells per a una redacció correcta:
Introducció de la idea fonamental:
L’objecte és influir en l’interès del lector, per tant, s’ha
d’anar directe a l’assumpte evitant preàmbuls.
Desenvolupament de la idea fonamental:
En aquesta part de la carta exposarem de manera clara i concreta els fets i arguments
que la motiven.
Conclusió final: Aquest paràgraf
és el que tanca el cos de la carta. Aquí és on hem d’impulsar
el lector perquè actuï de la manera que nosaltres volem.
2.2.3 PEU
Constitueix la part final de la carta i consta
de les parts següents:
- Fórmula de comiat:
Un cop acabat el cos de la carta, ens acomiadem del lector.
- Antefirma i firma: Expressa
el nom de l’empresa que envia la carta, quan es tracta d’una societat.
Després de l’antefirma,
la persona responsable de la carta ha d’escriure a mà la seva signatura
o rúbrica, per donar autenticitat i valor a la carta.
- Identificació i
càrrec o títol del signant: Com que en la majoria dels casos
les signatures són il·legibles, a sota d’una firma hem d’escriure
sempre el nom i cognom del signant. Immediatament a sota del nom i cognom
es menciona, normalment, el càrrec que ocupa en l’empresa la persona
signant.
- Datació: Aquest
és un element que mai no podem oblidar, sense data la carta no té
validesa perquè no se sap quan està escrita.
La data es compon de: població,
dia, mes i any.
- Inicials d’identificació:
Es col·loquen per tal d’identificar les persones que intervenen en
la redacció i el mecanografiat de la carta.
Posarem en majúscules les
inicials de la persona responsable de la carta, la persona que signa, i en minúscules
les de la persona que mecanografia la carta, ambdues separades per /.
- Annex: Sempre que s’adjunta
alguna cosa a la carta hem d’indicar-ho mitjançant un annex.
Mai s’ha d’incloure en el mateix
sobre un document que no tingui relació amb l’assumpte que s’hagi tractat
en la carta.
ESQUEMA
EXERCICIS