Quan necessitem fer una sol·licitud a algun organisme o entitat, o bé un organisme oficial ens ha de comunicar alguna cosa, no es fa servir la carta comercial, sinó que s’utilitzen dos documents dissenyats especialment per a això i que s’anomenen sol·licitud i ofici. I quan volem deixar constància escrita d’un fet o circumstància, ho farem mitjançant un document anomenat certificat.

9.1 EL CERTIFICAT
És un document signat per un funcionari públic o per una persona autoritzada legalment, en el qual es fa constar el reconeixement oficial i per escrit d’un fet.
Aquest document és molt freqüent perquè s’hi poden acreditar diversos fets: experiència laboral, estudis que s’han realitzat, estat de salut, pertinença a una agrupació, etc.
El certificat consta de les següents parts: encapçalament, cos, fórmula de certificació, datació, firma i segell.

9.1.1. Encapçalament. En aquest apartat s’han de detallar el nom i càrrec de la persona que fa el certificat. En cas que l’escrigui en representació d’alguna empresa o agrupació, també haurem d’indicar les dades d’aquesta entitat.
9.1.2. Cos. S’inicia amb l’expressió CERTIFICO (en primera persona) i a continuació indiquem, començant amb el mot Que, el fet o circumstància que volem certificar.
9.1.3. Fórmula de certificació. Es poden fer servir aquestes fórmules:
I, perquè així consti i a l’efecte de… signo aquest certificat, amb el vistiplau de…
I, perquè consti i a petició de… signo aquest certificat.
9.1.4. Datació. S’hi ha de fer constar la ciutat des d’on s’escriu el document i la data.
9.1.5. Signatura i segell. És molt important perquè sense la signatura de la persona que l’expedeix, el document no tindrà cap valor. Quan sigui una empresa o un organisme el que el fa, hi haurem d’afegir el segell corresponent.

9.2 LA SOL·LICITUD o INSTÀNCIA
L’amabilitat en el tracte és una condició primordial en tota petició. Encara que tinguem dret al que demanen, ho hem de fer amb correcció.
Quan ens dirigim a un organisme o entitat, en lloc de demanar directament el que volem, fem servir un escrit anomenat sol·licitud.
La sol·licitud està formada per diferents parts:

-Encapçalament: format per les dades del sol·licitant.
-Exposició: on consten les raons de la sol·licitud.
-Sol·licitud: on es fa la sol·licitud.
-Comiat: format per la datació, la signatura i la identificació del sol·licitant.
-Peu: on figura el tractament i el càrrec del destinatari.

9.2.1 Tractament

9.2.2 Disposició
9.2.2.1 Encapçalament. Han de figurar com a dades del sol·licitant: nom i cognoms, edat, domicili, professió, número del document nacional d’identitat (DNI) i qualsevol altra dada que ajudi a la identificació del remitent,
9.2.2.2 Exposició. S’inicia amb la paraula EXPOSO seguida de dos punts, escrita amb majúscules i de manera ben visible. Aquesta paraula es col·loca fora del marge de l’escrit, a l’alçada de l’exposició.
En aquesta part de la sol·licitud s’ha de detallar, de manera concreta, el motiu de la reclamació o sol·licitud, que anirà encapçalada per la paraula que.
Quan hi hagi diferents arguments, cada un ha d’anar en un paràgraf a part precedit per la mateixa conjunció.
9.2.2.3 Sol·licitud. S’inicia amb la forma SOL·LICITO seguida de dos punts i escrita amb lletres majúscules. Aquesta paraula també s’ha de col·locar fora del marge.
En aquesta part s’escriu la sol·licitud o reclamació, conseqüència lògica dels arguments exposats anteriorment.
S’acostuma a acabar aquest apartat amb una frase com: La qual cosa espero obtenir.
9.2.2.4 Comiat. Aquí s’ha d’indicar la ciutat des d’on escrivim i la data.
Sota de la data hi ha de figurar la signatura. És convenient identificar-se amb el nom i cognoms al peu de la mateixa.
9.2.2.5 Peu. Al final del full i fora del marge, s’ha de consignar amb lletres majúscules el tractament, el càrrec que té i la ciutat on resideix el destinatari. És el que s’anomena peu de la sol·licitud.

9.3 L’OFICI
L’ofici és la comunicació escrita que, en substitució de la carta comercial, utilitzen els organismes oficials i l’Administració Pública, i pot anar dirigida a un altre organisme, a una empresa o a un particular.
Aquest document consta de tres parts:

Encapçalament, format per:
a) La capçalera: situada a l’angle superior esquerre i hi figura l’escut i el nom de l’organisme que el tramet.
b) A continuació trobem la destinació, les referències, la datació i una breu indicació de l’afer.
El cos o exposició: És el text o explicació de l’assumpte que tractem.

Peu: Consta de diferents apartats: la fórmula de comiat, la datació (si no s’ha posat al començament), l’antefirma, la firma (al costat dret hi hem d’estampar el segell de l’organisme que expedeixi l’ofici), el tractament i càrrec de la persona a qui va dirigit. Igual que en les sol·licituds, moltes vegades, al final del full i amb lletres majúscules, s’escriu el nom o tractament i el càrrec del destinatari.