¿Qué es el e-mail, y cómo funciona?
Configuración y uso de Outlook Express
Revisión de mensajes recibidos
Envío de respuesta a un mensaje recibido
Envío de un nuevo mensaje. Uso de archivos adjuntos o attachments
Uso de la Libreta de Direcciones
Ejercicios
CORREO ELECTRÓNICO
El correo electrónico se ha vuelto una herramienta cada vez más popular para la comunicación interpersonal mediante las computadoras y las redes informáticas en el mundo actual. En la medida que aumenta el acceso a las computadoras y a Internet en empresas, hogares, instituciones educacionales, e incluso en lugares públicos como los "ciber-cafés", y en la medida en que el manejo de los programas informáticos se ha tornado más sencillo y "amistoso" con los usuarios, más y más personas disponen de una o más cuentas de correo y disfrutan de las ventajas del e-mail.
¿Qué es el e-mail, y cómo funciona?
El e-mail, o correo electrónico, es una modalidad de comunicación interpersonal basada en mensajes de texto en formato digital, a los cuales se puede adjuntar archivos digitales de otra clase (imágenes, programas, documentos, clips multimedia), denominados "attachments" (anexos). La comunicación es de tipo asincrónico, o sea, en que la interacción entre ambas partes - emisor y receptor - no es simultánea sino diferida. Cabe señalar que existe otra modalidad de comunicación electrónica en modo sincrónico, o sea, simultáneo entre las partes, la que se conoce como "chat".
Para usar el e-mail, el(la) usuario(a) debe disponer de una cuenta de correo electrónico registrada en un servidor de correo, o sea, en una computadora conectada a una red institucional (Intranet) o a la red mundial (Internet), capacitada para prestar este servicio a gran cantidad de usuarios. El administrador del sistema entrega a cada usuario registrado un nombre de usuario (username o login) y una clave secreta (password) personal e intransferible. Con sunombre de usuario y clave secreta cada usuario puede acceder a su cuenta para revisar y responder mensajes recibidos, enviar nuevos mensajes a destinatarios independientes o a todo un grupo, y para gestionar sus buzones de entrada, salida y otras carpetas disponibles, como una libreta de direcciones.
Para acceder a la cuenta personal de correo se necesita, además del login y password, un programa cliente de correo electrónico instalado en el ordenador del usuario. Se trata de un software para conectar con el servidor de correo mediante un determinado protocolo de comunicaciones, y que facilita al usuario la realización de tareas comunes de gestión de su(s) cuenta(s), como las indicadas precedentemente, mediante acciones similares a las que se realizan en otros programas comunes en ambientes como Windows, Linux, Unix, Macintosh u otros. Entre los programas clientes de correo más populares de uso exclusivo para este fin se puede mencionar a Eudora, Outlook Express y Netscape Messenger. El primero de estos es un programa independiente. Outlook Express viene incluido en la suite (grupo de programas) Microsoft Internet Explorer. Por su parte, Netscape Messenger viene incluido en la suite Netscape Communicator.
A su vez, la necesidad de que los usuarios puedan acceder a su correo desde cualquier lugar del mundo donde se disponga de un ordenador conectado a Internet, ha llevado a muchas instituciones al desarrollo de sistemas de "web-mail", o sea, sistemas en que el servidor es una máquina conectada a la red mundial Internet, a la que se puede acceder desde cualquier parte usando como cliente un programa de navegación (browser) como Internet Explorer, Netscape Navigator u otros, mediante el nombre de usuario y clave secreta personal.
También se ha extendido ampliamente el uso de sistemas gratuitos de correo en Internet, independientes de los servidores institucionales. Los más populares sistemas de este tipo son Hotmail, Yahoo y Latinmail, entre otros.
En el caso de usar un programa cliente de correo como Eudora, Outlook Express o Messenger, es necesario configurar la cuenta personal en el ordenador desde la cual se va a acceder al correo. Este proceso se explicará a continuación. En cambio, en el caso de los sistemas de tipo gratuito en Internet, como Hotmail, Yahoo y similares, no se requiere más que el nombre de usuario (login) y la clave personal (password), lo cual constituye otra facilidad de este tipo de sistemas.
Configuración y uso de Outlook Express
El programa Outlook Express se puede abrir desde el menú Inicio, Programas, Outlook Express. También es posible abrirlo desde su ícono, ubicado en el escritorio de Windows. Una vez abierto, se presentará el escritorio o interfaz de usuario de dicho programa. Abajo se muestra el caso de Microsoft Outlook Express 6.0:
La ventana izquierda superior de la ilustración muestra las carpetas de correo, con los buzones de entrada (mensajes recibidos), salida (por enviar), enviados, eliminados y borradores. Haciendo doble clic en una carpeta se pueden ver los mensajes que contiene.
La ventana izquierda inferior muestra las direcciones de contactos, que al principio estará vacía, pero que crece a medida que se incorporan personas a la Libreta de Direcciones o a medida que se responden mensajes recibidos.
La ventana más grande a la derecha muestra, por defecto, el escritorio de Outlook Express, desde donde se pueden realizar las diversas tareas que se indican.
Si en el menú Herramientas se selecciona el ítem Opciones..., se presentará una ventana desde la cual se puede hacer que cada vez que se abra el programa, el escritorio sea directamente la Bandeja (o buzón) de Entrada, como se muestra en la imagen de abajo. Para lograrlo, en la ventana Opciones, etiqueta General, se debe seleccionar la casilla ubicada a la izquierda de "Al comenzar ir directamente a la Bandeja de Entrada". De esta forma, cada vez que se active el programa, se llegará directamente a la Bandeja de Entrada para ver la lista de mensajes recibidos.
Se puede acomodar el espacio del área derecha inferior para que se muestre total o parcialmente el contenido del mensaje sobre el cual se ubique el cursor del mouse en la ventana de la Bandeja de Entrada.
Pero ¡ATENCIÓN!. Para llegar a esto, es necesario previamente configurar la cuenta de correo personal en la computadora en la que se está usando este programa cliente de correo. Este proceso, que se describe a continuación, se realiza solamente la primera vez que se usa el programa en una computadora determinada.
Para configurar su cuenta personal, desde el menú Herramientas, seleccione la opción Cuentas... y haga clic en la etiqueta Correo:
Hacer clic en el botón virtual Agregar y luego en Correo. Se iniciará un Asistente, cuyas instrucciones debe usted seguir con atención.
En primer lugar se escribe el nombre de uno tal como se desea que aparezca en el campo "De" de sus mensajes salientes (se puede escribir el nombre completo, en forma normal ej. Miguel Sanz Sanz ).
Después de hacer clic en el botón Siguiente, se debe anotar la dirección de correo electrónico personal, tal como le fue suministrada por el administrador del sistema.( ej. msanz @pie.xtec.es)
NOTA: Para escribir el carácter @, debe pulsar la tecla AltGr (ubicada a la derecha de la barra espaciadora) junto con la tecla del 2 (de la parte central del teclado). En algunos casos, en vez de la tecla 2 debe usar la tecla Q.
Hacer clic en el botón Siguiente.
En la nueva ventana del asistente, escribir el nombre del servidor de correo entrante y saliente (suele ser el mismo en ambos casos, y el nombre exacto lo puede proporcionar el administrador del sistema en caso de dudas). En muchos casos ( basta escribir en ambos campos la parte de la dirección electrónica que aparece a la derecha del carácter @ en la dirección personal.
ej: (msanz@pie.xtec.es) En otros casos, antes de eso se escribe mail.
Hacer clic en el botón Siguiente para pasar al próximo paso del asistente de configuración.En la nueva ventana (abajo), escribir el login y la password de la cuenta de correo personal.
Al escribire el password solamente se mostrarán asteriscos, por razones de seguridad.
ATENCIÓN: Si el ordenador en el que está configurando su cuenta es usado por otras personas además de usted, desactive la casilla "Recordar contraseña".
Hacer clic en el botón Siguiente.
Para guardar la configuración, hacer clic en el botón Finalizar del último paso del asistente.Al volver al punto de partida de la configuración, hacer clic en Cerrar.
Hacer clic en el botón Enviar y recibir para ver si hay nuevos mensajes en la Bandeja de Entrada o si hay mensajes en espera de ser enviados en la Bandeja de Salida.
Revisión de mensajes recibidosPara ver el contenido de un mensaje recibido, basta hacer un clic sobre su nombre en el listado de la ventana principal de la Bandeja de Entrada. En la ventana inferior se podrá ver el mensaje:
Si se desea abrir el mensaje para responder,
o para re-enviarlo a otro(s) destinatario(s), hay que hacer doble clic sobre el nombre del mensaje en la ventana de la Bandeja de Entrada: Entonces el mensaje se abrirá en una nueva ventana, que contiene los menús y comandos para trabajar, como se aprecia al lado.
Si el mensaje recibido trae uno o más archivos adjuntos (attachments), estos aparecerán identificados en una pequeña ventana bajo el encabezado del mensaje (Adjuntar). Para abrir un attachment basta hacer doble clic sobre el ícono o nombre de ese archivo.
ATENCIÓN: No abrir archivos adjuntos procedentes de fuentes desconocidas o no confiables, pues pueden contener virus dañinos para su ordenador.
Envío de respuesta a un mensaje recibido
Para responder un mensaje que se tiene abierto en la pantalla, lo primero es decidir:
- si se desea responder solo al remitente
- o a todos quienes recibieron copia (si fue ese el caso).
En el primer caso se usa la opción Responder.
En el segundo caso se usa la opción Responder a todos.
Para ambas opciones existen botones en la barra de herramientas del programa. Al elegir cualquiera de dichas opciones, se abrirá una ventana con el encabezado (destinatario(s), asunto, etc.) del mensaje ya listo para el envío, pues el programa introduce esa información automáticamente: El mensaje de la respuesta se escribe en la parte inferior que aparece en blanco, bajo la cual se podrá ver el mensaje original recibido.
Al terminar de escribir la respuesta se hace clic en el botón Enviar, para que el mensaje salga con destino a su(s) destinatario(s).
Notar que el programa ofrece la posibilidad de usar negritas, itálicas (cursivas), subrayado, colores de textos, viñetas y otras facilidades de edición.
Envío de un nuevo mensaje. Uso de archivos adjuntos o attachments
Para escribir y enviar un nuevo mensaje hay que hacer clic en el botón Correo nuevo de la barra de herramientas de Outlook Express.
Se abrirá una nueva ventana para introducir los datos del encabezado (destinatario(s) y materia) y para escribir el mensaje mismo. Al lado se muestra un ejemplo de nuevo mensaje listo para enviar a varios destinatarios, el principal y dos secundarios (que recibirán una copia del mensaje).
Una vez que está listo el texto, hacer clic en el botón Enviar.
Si se desea anexar uno o más archivos (imágenes, textos, planillas de cálculo, resentaciones multimedia, programas) al mensaje a enviar, hacer clic en el menú Insertar y elegir la opción Archivos... Se abrirá una ventana que permitirá seleccionar el(los) archivo(s) a adjuntar desde el disco duro o del diskette o CD en que está(n) ubicado(s), haciendo clic con el mouse sobre el(los) archivo(s), y después en el botón Adjuntar.
NOTA: Para seleccionar varios archivos a adjuntar, mantener presionada la tecla Control (ctrl.) mientras se marca cada archivo con el mouse.
Uso de la Libreta de Direcciones
Los programas de correo electrónico incluyen normalmente una Libreta de Direcciones, que permite almacenar datos como el nombre completo, e-mail principal y secundarios, domicilio particular y laboral, teléfonos, fax, etc. de los contactos de mayor interés del usuario, existiendo fichas individuales, pero también la opción de crear grupos de personas: amigos, colegas, familiares, etc. Así, cuando se desea llenar los campos de destinatario(s) de un mensaje, basta hacer clic en el botón Para del encabezado para acceder a la Libreta de Direcciones y seleccionar el(los) destinatario(s) principal(es), y en el botón Cc (con copia) para hacer lo mismo con el(los) destinatario(s) secundario(s), evitando el tener que recordar las direcciones y el tener que digitarlas en esos campos. Cabe tener presente que esta opción de llenado automático de los campos Para y Cc del encabezado del mensaje desde la Libreta de Direcciones está disponible tanto para contactos individuales como para un grupo completo (todos los miembros del grupo recibirán el mensaje).
Para introducir datos de contactos en la Libreta de Direcciones, hacer clic en el botón correspondiente a Direcciones de la barra de herramientas de Outlook Express.
Se abrirá una ventana con una barra de herramientas, en la cual se deberá hacer clic en el botón Nuevo para especificar si se creará un Nuevo Contacto, Nuevo Grupo o Nueva Carpeta.
Para incorporar contactos individuales elegir la opción Nuevo Contacto. Entonces se verán los campos disponibles para llenar. A lo menos se debe llenar los campos de Nombres, Apellidos y Dirección electrónica, como en el ejemplo de al lado. Luego hacer clic en el botón Agregar. Se verá aparecer en el cuadro inferior la dirección electrónica ingresada, como se muestra en la imagen de la página siguiente.Después hacer clic en el botón Aceptar y repetir el procedimiento para seguir agregando contactos individuales a la Libreta.
Para agregar un grupo de contactos afines, al abrir la Libreta y pulsar el botón Nuevo se debe optar por Nuevo grupo. El proceso es muy similar al ya descrito para contactos individuales, pero se comienza asignando un nombre al grupo, y después se van agregando sus miembros uno por uno. Abajo se muestra una Libreta de Direcciones en la que además de varios contactos individuales hay un grupo, denominado "Alumnos CFIE FIS 2002 Sem1":
Haciendo doble clic sobre el nombre del grupo se accede a sus miembros, con posibilidades de agregar, modificar o eliminar datos, entre otras opciones:
Finalmente, abajo se muestra un mensaje listo para ser enviado a todos los miembros del grupo del ejemplo anterior, llevando, además, un archivo adjunto o attachment.
Para llenar automáticamente el campo Para del encabezado del mensaje, se hizo clic en el botón Para y se seleccionó el grupo de la Libreta de Direcciones.
EJERCICIOS
1.- Confecciona tu cuenta de correo electrónico en el ordenador que estás trabajando.
2.- Envia un mensaje de correo electrónico a uno de tus compañeros.3.- Mira en la bandeja de entrada si has recibido un correo electrónico
4.- Si ha recibido un correo, responde a ese correo que has recibido y le adjuntas un archivo
5.- Confecciona una lista de correo con las direcciones de los compañeros del seminario.
6.- Envia un correo a todos los componentes
7.- Añade una persona nueva a la lista existente
8.- Envia un correo a 3 personas de la lista
