ATENCIÓ: Abans de començar a treballar amb la base de dades és molt convenient fer el disseny amb "llapis i paper". Si no configurem correctament els camps, és possible que després sigui difícil canviar-ho, especialment si ja hem introduït dades a les taules o les hem relacionat.

El disseny de la taula consisteix en decidir quins caps necessitarem i quin serà el camp clau. També s'han de triar les característiques de cada camp.

1 - CAMPS NECESSARIS

Si volem fer una agenda amb les dades dels companys de la classe, ens interessarà tenir el nom i cognoms, l'adreça del domicili, l'adreça de correu electrònic, el telèfon, la data de naixement per felicitar-lo, etc.

També haurem de decidir si és millor tenir el nom i els cognoms en un únic camp o si és preferible posar el nom en un camp i els cognoms en un altre. El més normal en aquest cas seria posa-ho tot en un únic camp. En una entitat oficial (escoles, ajuntaments, empreses...) és preferible posar-los separats.

Amb l'adreça també ens passa el mateix: posem el carrer, el codi postal i la població en un sol camp o els posem separats? En aquest cas és millor separar-ho en dos camps: adreça (carrer, número, pis, porta...) i població (codi postal i població).

Per tant, els camps que necessitarem són:

• Nom (inclou nom i cognoms)
• Adreça (inclou carrer, número, pis...)
• Població (codi postal + població)
• E-mail (adreça de correu electrònic)
• Telèfon
• Data naixement

2 - CAMP CLAU

Si suposem que no hi ha dos companys que tinguin el mateix nom i cognoms, el camp Nom ens pot servir de camp clau, perquè no hi haurà cap de repetit i és una bona forma d'identificar a un company.

Si poden haver-hi noms repetits, es pot afegir un camp amb alguna dada que sigui diferent per cada company. En el cas de persones s'acostuma a posar el DNI i en altres casos un codi numèric generat automàticament.

3 - TIPUS DE DADES DE CADA CAMP

El gestor de bases de dades necessita saber quin tipus de dades hi haurà a cada camp per poder fer el tractament més adient en cada cas.

Els tipus principals són els següents:

Text: serveix quan hem d'introduir lletres, números i/o altres símbols, tot barrejat, per exemple noms, adreces, etc. En Access 2000, la mida màxima és de 255 caràcters. La mida per defecte és 50 però es convenient augmentar-la si pensem que serà insuficient o reduir-la per estalviar espai.

Numèric: serveix per introduir dades numèriques amb les que es poden fer operacions matemàtiques o comparacions de magnitud, per exemple preus, distàncies, edats, etc.
Dins d'aquest tipus tenim altres subtipus, com ara enter curt, enter llarg, decimal...
ATENCIÓ: No s'hauria d'utilitzar per posar telèfons, codis postals o altres similars, perquè encara que pugui semblar que són números, no s'utiltzen com a tals.

Data / Hora: s'utilitza principalment per introduir dates. Les dates s'han d'introduir completes: dia, mes i any.

Sí / No: s'utilitza per guardar dades que només poden tenir dos possibles valors. Pot servir per indicar si un llibre està prestat o no.

Autonumèric: s'utiltza per fer que el gestor de la base de dades posi en aquest camp un número diferent a cada registre. Pot servir per assignar un codi diferent a cada nou producte d'una empresa.

Memo: s'utilitza per posar text molt llarg en un camp. Pot servir per posar el resum o un comentari sobre un llibre. En Access 97 Pot contenir uns 65.000 caràcters però en altres bases de dades, la mida d'aquests camps només està limitada per l'espai lliure del disc.

També podem trobar altres tipus com ara Moneda, que senzillament és un tipus especial de número i que afegeix el símbol de moneda al final. Altres més complexos i menys utiltzats són Hipervínculo i Objeto OLE.

4 - ALTRES CARACTERÍSTIQUES DELS CAMPS

Hi ha dues característiques que són comuns a tots els tipus, excepte a l'autonumèric:

Valor predeterminat: permet indicar quina dada volem que aparegui per defecte en aquest camp. Pot servir per estalviar-nos feina. Per exemple, si la majoria de companys són de Blanes, podríem fer que el valor predeterminat del camp Població sigui 17300 Blanes. Així només haurem d'escriure aquest camp quan un company no sigui de Blanes.

Requerit: serveix per indicar que és obligatori introduir alguna dada en aquest camp, o sigui, que no es pot deixar en blanc. Per exemple, hauria de ser obligatori introduir el nom i els cognoms. Els camps clau sempre són requerits.

En els camps de tipus text hem d'indicar la mida màxima (el nombre màxim de caràcters que hi podem posar). Per defecte és 50, però en alguns casos convé posar més (en les adreces pot ser 100) i en alguns casos menys (amb els telèfons tindrem prou amb15).
És important triar la mida correcta per no quedar-nos curts ni malgastar espai.

En els camps numèrics, la mida permet indicar si el camp contindrà números enters o decimals (enter, enter llarg, simple o doble precisió). També podem triar el format o un nombre fix de decimals.

En els camps de data i hora podem triar el format: data curta o llarga, hora curta o llarga...

RESUM

Per fer el disseny d'una taula podem utilitzar un quadre com el de l'exemple següent.
En aquest quadre posarem els camps i les característiques principals de cada un d'ells:

4 - Quins són els principals tipus de dades que poden tenir els camps d'una taula?
Quines característiques pot tenir cada tipus de camp?

5 - Dissenya una taula per guardar les dades de tots els CDs de música o videojocs que tinguis. Consulta al professor si prefereixes fer una taula diferent.
Ha de tenir 5 camps com a mínim i han de ser de diferents tipus: Text, Numèric, Sí/No i Data/Hora.
Ha de tenir obligatòriament els camp Títol del CD i Cantant o Empresa que ha dissenyat el joc.
És molt important definir correctament les característiques de cada camp i triar un camp clau adequat.

6 - Dissenya una taula per poder consultar tots els articles que hi ha en una botiga (pot ser d'alimentació, de roba, de vehicles...). Consulta al professor si prefereixes fer una taula diferent.
Ha de tenir 5 camps com a mínim i han de ser de diferents tipus: Text, Numèric, Sí/No i Data/Hora.
Ha de tenir obligatòriament els camp Codi de l'article i Descripció.