Quan hem fet una consulta, la podríem imprimir amb el botó de la impressora que hi ha a la barra d'eines, però si els camps que apareixen ocupen massa amplada haurem d'enganxar els fulls per poder veure tota la informació d'un registre.
A més, segurament preferiríem que el títol quedés més gran o que no sortís la data o distribuir els camps de forma diferent o canviar el tipus de lletra, etc.

Donc bé, els informes serveixen per presentar la informació de forma més entenedora i elegant, sobre tot si l'hem d'imprimir per presentar-la a algú altre.
En les empreses són molt útils per generar informes de situació (resums o balanços), per imprimir les factures o rebuts que les empreses han de lliurar als seus clients o proveïdors, i també per fer llistats de factures o clients amb deutes pendents.
Una altra utilitat podria ser imprimir etiquetes o sobres amb les adreces de persones. Podríem agafar totes les d'una taula o fer una consulta per seleccionar només unes quantes.

Els informes també estan associats a una taula o a una consulta, igual que els formularis, però no serveixen per afegir, esborrar ni modificar les dades, només serveixen per presentar la informació de forma diferent a com ho fa una consulta.

COM ES CREA UN INFORME?

La creació d'un informe és molt semblant a la creació d'un formulari.

Primer cal seleccionar la pestanya Informes de la finestra principal de la base de dades i després fer clic al botó Nuevo.

Començarem utilitzant un assistent per crear un informe de forma senzilla.
Per fer-ho, al diàleg que apareixerà haurem de seleccionar l'opció Asistente para informes i fer clic al botó Aceptar.

Apareixerà un diàleg i només haurem de seguir els passos que s'expliquen a continuació, prement el botó Siguiente quan acabem de seleccionar les opcions:

1 - Seleccionar la taula i els camps que han d'aparèixer a l'informe

Seleccionarem la taula associada l'informe amb la llista desplegable i triarem els camps que volem que apareguin al formulari. Podem triar l'ordre en què volem que apareguin els camps seleccionant-los d'un en un, i fent clic al botó

2 - Triar com s'han d'agrupar els registres

En aquest apartat podem triar algun camp de forma que tots els registres que tinguin el mateix valor en aquest camp apareguin seguits.
Primer seleccionem el camp i després fem clic al botó
Hi ha una finestra de mostra per veure aproximadament com quedarà.

Per exemple, si fem un informe amb els llibres de la biblioteca, podem agrupar els llibres per autors. En aquest cas, per cada autor, apareixerà un subtítol amb el seu nom i a continuació tots els seus llibres.

3 - Triar com s'han d'ordenar els registres

Aquí podem triar com volem que s'ordenin els registres. Si hem triat alguna forma d'agrupar-los, la ordenació es farà dins de cada grup.
Podem triar un camp a la llista desplegable i seleccionar l'ordre (ascendent o descendent) amb el botó que hi ha a la dreta.

Continuant amb l'exemple dels llibres, podríem fer que els llibres de cada autor surtin ordenats per ordre alfabètic seleccionant el camp Títol.

4 - Triar la distribució de l'informe

Si hem seleccionat algun tipus d'agrupació, en aquest apartat podem triar la forma com es faran les agrupacions. L'opció en què es veu més clar cada grup és amb els esquemes.

A la finestra de mostra podeu veure com queda cada opció.

5 - Triar l'estil de l'informe

També tenim una finestra per poder veure com és cada un dels estils.

6 - Posar nom a l'informe

Normalment deixarem el nom per defecte, que és el mateix que el de la taula.
També podem triar entre obrir l'informe per veure com ha quedat i imprimir-lo si cal, o obrir-lo en mode disseny per canviar el format. De moment seleccionarem la primera opció i farem clic al botó Terminar per veure'l.

7 - Visualització de l'informe

Apareix una finestra amb l'informe.
Podem passar pàgines amb els botons de navegació que hi ha a la part inferior de la finestra i podem utilitzar les barres de desplaçament per veure tota la pàgina.
També tenim altres opcions a la barra d'eines per imprimir, modificar l'escala i altres.

Un cop vist l'informe ja podem tancar la finestra.
L'informe queda guardat a la llista d'informes i el podrem utilitzar sempre que vulguem.
Més endavant ja veurem com el podem modificar per deixar-lo totalment al nostre gust, però si voleu fer proves, només cal seleccionar-lo i fer clic al botó Diseño.