El full de càlcul és un programari d'ordinador que permet emmagatzemar dades i textos explicatius i fer operacions amb les dades numèriques que s'actualitzen automàticament si hom canvia les dades.

Aquestes fitxes expliquen les idees bàsiques per treballar amb el full de càlcul Excel. Tot seguit resumim algunes de les idees que has pogut veure en les animacions inicials.

Els arxius de treball d'aquest programa s'anomenen llibres. La informació emmagatzemada en un llibre es pot agrupar segons els interessos de l'usuari en diversos paquets de dades, que s'anomenen fulls, cadascun dels quals es mostra en una pantalla.

• Les columnes es designen amb lletres: A, B, C, D, ...
• Les files es representen mitjançant nombres: 1, 2, 3, 4, ...
• Les cel·les s'indiquen amb una lletra i un nombre, que indiquen, respectivament, la columna i la fila que determinen la cel·la. Per exemple, la cel·la C5 és la intersecció de la columna C amb la fila 5.

• Els rangs es representen mitjançant la indicació de la cel·la superior esquerra i la de la cel·la inferior dreta separades amb el signe de dos punts (:). Per exemple, la figura següent mostra el rang C5:D9.

Per començar a treballar amb el full de càlcul, segueix les indicacions següents:

• Fes clic a la icona del programa Excel.
• Accedeix al menú Archivo | Abrir, selecciona el fitxer primers-exemples.xls, i fes Aceptar
• Si has descarregat els materials didàctics de les tecnologies de la informació seguint les instruccions de la icona de la pàgina de presentació, aquest fitxer el trobaràs a la carpeta ../excel/fitxers a partir del directori principal ../ on hagis instal·lat els materials.

Una vegada tinguis obert el llibre veuràs a la part inferior esquerra de la pantalla unes etiquetes amb els noms dels fulls que conté. Fes clic a l'etiqueta del full Súper.

Pots imaginar que hi tens una llista que t'han preparat els teus pares perquè vagis al supermercat a comprar diverses coses. El que et demanarem ara serà que hi posis els preus de cada producte i calculis l'import total de la compra. El full Súper t'haurà de quedar, de moment, així:

• Per «entrar» a una cel·la cal que hi facis clic i llavors, quan estigui envoltada per un marc negre, ja estàs a punt d'escriure-hi: la cel·la està seleccionada. Des d'ara indicarem aquesta acció com seleccionar la cel·la.

• En acabar d'escriure el nombre has de prémer la tecla de Retorn i automàticament hauràs passat a la cel·la immediatament inferior a aquella on havies escrit el nombre anterior.

• Com cal escriure els nombres decimals?
  • La normativa actual, tant pel que fa a la llengua catalana com pel que fa a la castellana, és que la separació entre la part entera i la part decimal ha de ser una coma situada a la part inferior del nombre (i no pas un punt com fan les calculadores). Ben segur que si mires un compte real del súper on vas a comprar habitualment, ho veuràs d'aquesta manera.
     
  • Ara has d'observar si, en obrir el full amb què estàs fent la pràctica, els nombres de quilos de llimones i pomes apareixen, respectivament com 0,75 i 1,5. Si és així, ja és correcte i hauràs de tenir-ho ben present per escriure d'aquesta manera els preus amb euros i decimals d'euro a la columna preu. Si no és així, cal que miris amb atenció el paràgraf següent.
     
  • Les instruccions perquè el Windows «entengui» els nombres les pots veure al menú Inicio del Windows. Accedeix a Configuració | Panel de control | Configuració regional. Convé que aparegui Català però això no comporta que sigui automàtica la normativa per escriure els nombres. Obre la fitxa Números i posa que el símbol decimal sigui la coma (,) i el separador de milers el punt (.) i després Aceptar. A partir d'aquest moment tots els programes de l'entorn Windows faran aparèixer així els nombres decimals i de la mateixa manera hauràs d'escriure'ls.

Començaràs per posar a D4 el producte de B4 per C4.

• Selecciona la cel·la D4.

• Escriu-hi el signe = que indica al programa que vols entrar una fórmula.

• Després del signe igual escriuràs el que és, estrictament, la fórmula. Has de saber que a Excel el signe del producte és l'asterisc * i, doncs, has d'escriure-hi B4*C4.

• Per acabar, fes Retorn. Veuràs que a la cel·la D4 «desapareix» la fórmula i s'escriu el resultat (és a dir 5,76).

Ara caldrà que a D5 aparegui el producte B5*C5; a D6 hi tinguem B6*C6; etc.
Per aconseguir-ho copiaràs la fórmula que tens a la cel·la D4 seguint el procediment que s'indica tot seguit.

• Selecciona novament la cel·la D4.

• Tot seguit fes clic al quadret que hi ha al vèrtex inferior dret del marc de la cel·la D4 i mantens premut el botó esquerre del ratolí. Veuràs que a la part inferior de la pantalla surt un missatge que diu: «Arrastre hacia fuera para extender o rellenar...». Això és el que faràs. Amb el botó encara premut, arrossega el quadret fins que quedin marcades totes les cel·les que t'interessen de la columna D (el rang D4:D17). Quan deixis anar el botó esquerre del ratolí comprovaràs que en totes les cel·les ja s'ha calculat l'import parcial que interessa.

• Com a comprovació i per entendre el que ha passat, ves fent clic a les cel·les D5, D6, D7, etc. Mentre ho fas, mira a la part superior de la pantalla. A sota de les icones d'accions del programa hi ha el que s'anomena la barra de fórmules, que mostra el que hi ha «al darrere» de cada cel·la. Veuràs que la fórmula no s'ha copiat sinó que s'ha adequat a cada fila: així tens que D5 = B5*C5, D6 = B6*C6, D7 = B7*C7, etc. Això s'expressa dient que la indicació de les cel·les en les fórmules s'ha fet emprant una referència relativa.

Finalment caldrà sumar les quantitats que apareixen a les cel·les del rang per obtenir el total de la compra.

• A la cel·la E17 escriu la paraula Total. (Recorda-ho: has de seleccionar la cel·la indicada i ja estàs a punt d'escriure-hi.)

• Faràs que l'import total de la compra s'escrigui a la cel·la F17. Selecciona-la i, tot seguit, escriu-hi el signe =.

• Recorda que el signe = en una cel·la indica que vols posar-hi una fórmula. En aquest cas has d'escriure la paraula Suma i seguidament, entre parèntesis, la indicació del rang que vols sumar, a saber D4:D17. Abans de fer Retorn, t'ha de quedar si fa o no fa així:

• Fes Retorn i veuràs el resultat (i tornarà a aparèixer la paraula Total que s'havia esborrat per visualtitzar la fórmula mentre l'escrivies).

Així ja tens calculat l'import total de la compra que t'havien encarregat. Si has posat exactament els preus que t'hem dit, t'ha d'haver sortit 52,27 €.

En aquesta part de la pràctica veuràs «la gràcia» del full de càlcul. T'adonaràs que, si canvies aquests tres preus, automàticament obtens el preu total.

• Fes clic a la cel·la C10 (preu dels refrescos). Si, mentre està activa, escrius el nou preu (és a dir 0,20) s'esborra l'anterior. Fes-ho i després prem la tecla Retorn. Adona't que ja s'han modificat la cel·la D10 (el preu total del refresc) i també la F17 (import total).

• Procedeix anàlogament en les cel·les C11 i C15 i veuràs de seguida en quin súper et sortiria més a compte anar a comprar.

• T'ha passat una cosa que no veuràs en el compte de cap súper: algunes quantitats s'han escrit només amb un decimal. Tot seguit t'expliquem què has de fer perquè això no passi i, alhora, perquè es vegi el símbol de l'euro en les dades que corresponen a preus:
  • Selecciona el rang que t'interessa, a saber, D4:D17.

  • Activa el menú Formato, tria successivament Celdas | Número | Moneda i fes:
    • Que la quantitat de xifres decimals amb què es mostren els nombres sigui 2 (pots escriure el 2 al requadre que hi ha al costat de Posiciones decimales o bé fer que aparegui el 2 fent clic a les fletxes que veus en l'esmentat requadre).
    • Que després de cada quantitat aparegui el símbol €. Perquè sigui així, obre el desplegable de Símbolo, selecciona € Euro (123 €) i, finalment, fes Aceptar.
    • En cas que només haguessis volgut fixar el nombre de posicions decimals sense incloure el signe monetari, l'opció de treball escaient hauria estat Celdas | Número | Número, com ja veuràs en altres pràctiques.

     
    

  • Pots fer el mateix amb el rang on se't donaven els preus unitaris (B4:B17) i amb la cel·la on hi tens escrit l'import total de la compra.

   
  

• Si en una cel·la hi ha escrita una dada llarga i l'has de modificar, cal escriure-la tota? La resposta és que no. Si fas doble clic a la cel·la pots editar el valor que conté i modificar solament el que interessi. Com a exemple, fes doble clic a la cel·la A8 i corregeix la paraula packs posant-hi pacs. Fes el mateix a la cel·la A9.

• Si prems la tecla de suprimir (Supr, Del) o, simplement, reescrius el contingut d'una cel·la quan la tens seleccionada, esborres no solament la dada que contingui sinó, també, la fórmula associada a la cel·la. S'ha de tenir molt en compte aquest fet perquè, si no es va alerta, pot provocar errades.