Gestió Documental d'un CRP amb Idealist Sumari
Els formats d'impressió
15/03/2012

La impressió de documents es pot fer amb un format o estructura ja definida o bé sense cap format.

Si en el quadre de diàleg de la impressió no s’indica cap Fitxer de Format s’imprimirà seguint el model de formulari de visualització que hi ha actiu a la pantalla.

També es pot imprimir en formats diferents definits en arxius amb extensió PRN, per exemple PRESTEC.PRN.

Per crear o modificar aquests arxiu de format hi ha un editor especial, similar al de creació de formats de visualització. S'hi accedeix des del quadre de diàleg d'impressió: Seleccioneu un arxiu d’impressió i activeu l’opció Modificar.

Per crear un de nou per comptes de seleccionar un ja existent, escriviu un nom nou.

El procés per dissenyar-lo comença pel menú Format /Registre, definint l’amplada i l’alçada del formulari d’impressió. A  continuació activeu Format /Pàgina, per definir quantes fitxes inclourà una pàgina (opció Files), la qual cosa està en relació a l’alçada del registre.

A continuació, activeu el menú Inserir/ Camp tantes vegades com calgui.

També podeu incloure a cada fitxa valors comuns com un text o variables com la data, numeració de pàgina o de registre, etc.

L’opció Format /Element permet modificar la forma i la ubicació de cada element inserit. Aquesta operació també es pot fer amb el ratolí. 

Els formats d’impressió no semblen poder incloure components (arxius) gràfics.

Quan es modifica un format d’impressió es fa sempre referit a un tipus d’enregistrament concret. Hi ha un conjunt de camps per a cada tipus d'enregistrament que interessi extreure. Per tal que els canvis s'apliquin a altres tipus de registre es pot optar entre: 

  • Tornar a definir el disseny dins de l’Idealist per tots els altres tipus d’enregistraments, amb les adaptacions que requereixi cada tipus d’enregistrament en funció dels camps que contingui. Heu de seleccionar un nou tipus d’enregistrament del desplegable de la part superior de la pantalla.
  • Modificar amb un editor l'arxiu .PRN, per exemple amb la “Llibreta” del Windows. Aquesta opció és més ràpida que l’anterior però cal tenir en compte les adaptacions que requereixi cada tipus d’enregistrament en funció dels camps que contingui.

  • 1) Per tant, quan es modifica un format fixeu-vos en el tipus d'enregistrament que teniu actiu mentre ho feu, (apareix a l'esquerra de la barra d'estat). 

    2) Quan editeu l’arxiu .PRN heu de copiar les línies que segueixen a l'etiqueta d'aquest tipus. 

    3) Enganxeu aquestes línies a sota de l'etiqueta dels altres tipus que interessi.

    4) Repetiu el pas anterior tantes vegades com calgui pel diferents tipus d’enregistraments.

    5) Esborreu les línies existents anteriorment sota l’epígraf de tipus d’enregistrament. Cal esborrar també, si és el cas, les referències a camps que no estiguin definits en aquest nou tipus d’enregistraments.

És convenient que tots els tipus d’enregistrament apareguin a cada arxiu .PRN, encara que sigui amb una línia en blanc. 

Observacions: en el cas en què la llista de selecció estigui totalment oberta i inclogui la totalitat dels registres de la base, si els registres s’han ordenat les opcions Selecció i Tots els registres no tenen el mateix resultat: en el primer cas la impressió respectarà l’ordenació. En canvi, si triem “tots els registres” l’ordenació sempre és l’ordre en què van entrar els enregistraments o el que ha determinat la darrera reindexació.


Formats d'impressió
Formats d'impressió. Des d’aquí es pot descarregar un fitxer comprimit que conté 5 models de format d’impressió. Aquests formats convé tenir-los a la carpeta on es troba l’idealist, tot i que si es vol poden ubicar-se en una altra carpeta.

 

Creació de fitxers PDF

Donat que tots els CRP disposem de l'editor de PDF Adobe Acrobat, podem utilitzar els formats d'impressió o el format de visualització Print.lay per crear fitxers en format PDF, per a enviar als nostres usuaris o per a publicar-los a la pàgina Web. Això ens permet crear fitxers utilitzant diferents fonts de lletra, estils,  mides, colors,...

El procediment el faríem de forma idèntica a com si anéssim a imprimir en paper però canviant la impressora determinada per l'Acrobat distiller (o acrobat PDF Writer).  En el quadre de diàleg Imprimir registres cal clicar el botó
Configurar i al quadre de diàleg Configuració de la impressió seleccionar la impressora (per exemple Acrobat Distiller) un cop seleccionada  la impressora  el botó Propietats ens permet configurar el resultat.


Suport a la Gestió de la Informació i la Documentació dels CRP (SGID)