Gestió Documental d'un CRP amb Idealist

Sumari

L'idealist

L'Idealist és un programa especialment dissenyat per gestionar bases de dades documentals. Està dissenyat principalment per a tractar informació textual (tot i que admet gràfics i imatges) i funciona de forma especialment bé amb la informació que no té una estructura regular o estricta. Segons els seus autors la seva aplicació principal està en l'àmbit de la informació "cognitiva"

Les bases de dades

L'idealist permet crear, mantenir consultar i inclús manipular Bases de dades. Es poden crear tants arxius de bases de dades com es vulgui. Les bases de dades poden tenir estructures diferents, però la manera d'accedir a la informació via Idealist serà sempre la mateixa. És poden tenir obertes al mateix temps varies bases de dades  i realitzar consultes a una sola d'elles o a totes les bases a  l'hora. En una mateixa base poden haver-hi diferents "tipus" de registre.

Registres i camps

Cada base de dades Idealist consisteix en un nombre de registres, cadascun dels quals fa referència a un objecte determinat. Per exemple en una base de dades dels assistents a un congrés, cada delegat constituiria un sol registre. L'Idealist mostra un sol registre a la vegada.

Els registres tenen un o més camps. A diferència d'altres bases de dades, a Idealist no cal que els registres d'una mateixa bases tinguin els mateixos camps.

Camps de longitud variable

L'Idealist és més flexible que la majoria de programes que gestionen bases de dades ja que permet canviar la longitud dels camps (i per tant, la variació de longitud dels registres). A Idealist els camps poden ser tant llargs com es vulgui (fins a 64.000 caràcters en camps de text simple i 250.000 en camps de text complex). No cal decidir el màxim de longitud del camp abans de començar a introduir la informació. 

Tipus de camp i de registre

Un cop definits els camps i els tipus de registre, aquest poden ser recuperats des de totes les bases de dades o només de d'una base de dades específica. Aquest camps i tipus de registre formen una llibreria que pot utilitzar-se al crear nous registres o bases de dades.

Indexació

Idealist indexa automàticament tots els termes en el mateix moment d'introduir-los, de manera que es pot començar a treballar amb cada un dels camps sense cap preparació prèvia. Quan es demana a l'Idealist que cerqui un terme, no l'ha de buscar per tota la base de dades sinó que pot buscar-lo a l'índex, això li permet mostrar els resultats de la cerca gairebé de forma instantània.

Facilitat d'ús

L'Idealist està dissenyat per als "no especialistes", però es prou potent per atraure als experts. L'accés a la informació es força intuïtiu. El programa és molt versàtil i ha permès, en el cas dels CRP, crear una estructura de les diferents bases adaptada als formats de registres i camps existents anteriorment (sinera). El seu senzill "llenguatge de programació" a base de comandes i la possibilitat de crear  botons, formats de visualització, exportació i impressió ha permès desenvolupar diverses  aplicacions per donar resposta a les necessitats  de gestió documental dels CRP.
   

Suport a la Gestió de la Informació i la Documentació dels CRP (SGID)