Gestió Documental d'un CRP amb Idealist Utilitats, eines i altres documents

Utilitat

En general es considera que convé mantenir un llibre de registre en paper del material inventariat. L’entrada d’informació a la base de dades es pot fer servir també per a mantenir actualitzat aquest llibre de registre.

A la guia "Gestió documental en Idealist 3. Aplicació Mediateques. Febrer 2000" es propossa que: "Periòdicament, podeu incrementar el llibre de registre si cada 30 documents feu una impressió amb el format LL_REGIS.PRN, o qualsevol altre que pugueu dissenyar.

En aquest apartat es proposa un mètode diferent i força acurat, per elaborar un llibre de registre anualment o quan calgui.

Procediment per a confeccionar el llibre de registre a partir d'Idealist.
 

1. Crear una base idealist Registre.tex per exemple D:\Registre\registre

2. Seleccionar a les bases Mediateca i Novetats els registres que han de figurar al nou llibre de registre. 
(Exemple: si l’anterior llibre acaba amb el número de registre 7124 fer la cerca a les dues bases nr>7124). 

Exportar la selecció de cada base en Idealist Natural i importar-lo a la base Registre.

3. Polir la base Registre:

3.1. Detectar els NR duplicats
View - Hit List – Deduplicate. Atenció! no ha d’ esborrar els duplicats, els ha de deixar marcats per corregir-los manualment.

Prèmer un botó macro amb el següent contingut:

SearchFindAllRecords()
RecordDropUnmarked()
SearchExclude(Si=esborrar)
ViewSort(NR)
Next(1)
Next()

3.2. Anar analitzant els enregistraments duplicats fent el següent:

- Exemplars: substituir-los per enregistraments complerts duplicats del sinera (tenen més informació). Anotar a exemplars SI=esborrar NR=0 (Macro tisores).
- Marcar per esborrar (tisores) Els enregistrament de nivell inferior (exemple: parts d’un vídeo)
- Marcar per esborrar els enregistraments de nivell superior que descriuen diferents parts cadascuna de les quals té un NR diferent.
- Cercar exemplars que no tinguin el corresponent enregistrament sinera (perquè era anterior) i importar la fitxa sinera i canviar-li NR.

3.3. Fer els duplicats dels enregistraments del tipus :Novetat que tenen més d’un registre:
Cercar: :Novetat i restringir ia=Registre (cercar :novetat & ia=registre)
Duplicar les fitxes i anotar al duplicat el nou NR

4. Regenerar la base excloent les fitxes SI=esborrar

5. Tornar a comprovar NR repetits

6. Comprovar que el nombre d’enregistrament coincideix amb els que teòricament hi hauria d’haver:
NR més alt menys darrer NR del llibre anterior = nombre d’enregistraments.

7. Imprimir el llibre amb el format d’impressió “Llibrereg.prn”.

8. Fer les tapes i els comptes de Volums etc.

Des d'aquí us podeu descarregar l'arxiu comprimit llibrereg.zip que conté els arxius esmentats en aquest apartat.

llibrereg.zip