Així es va fer
documents personalitzats |
 |
| personalitzar = combinar correspondència |
| fer el document |
| fer l'arxiu d'origen de dades |
| l'assistent per combinar correspondència |
| Word XP |
| Word 2000 |
personalitzar = combinar correspondència |
||||||||||||||
|
Per personalitzar documents necessitem dos arxius: 1.- el document de text que volem personalitzar, i 2.-un arxiu que contingui les dades personals que s'hi inseriran |
Primer farem el document de text, donant-li el format que
volem i pensant que haurà de contenir dades importades i
en on
volem que hi surtin. Després crearem l'arxiu origen de les dades o bé les importarem d'un altre arxiu que ja tinguem fet. Finalment combinarem els dos arxius de forma que s'imprimeixi el document tantes vegades com dades hi hagi, corresponent a cada full el document que conté les dades de cada persona. |
|||||||||||||
 |
||||||||||||||
fer el document |
||||||||||||||
|
fem el document pensant en la millor manera de disposar les
dades. En aquest cas s'han fet unes taules sense vores, com si fossin una quadrícula de fons, per distribuir el contingut de l'imprès |
Podem copiar l'encapçalament del formulari de la 1a
setmana. Fem taules amb 4 o 5 columnes i vàries files per tenir una quadrícula. Sempre podrem combinar cel·les adjuntes per fer-ne una de més gran: seleccionem les cel·les i Taula -> Combinar cel·les. Pot ser molt útil a l'hora de treballar amb taules el tenir a la vista la barra d'eines Taules i vores. Podeu visualitzar-la des de Veure -> Barres d'eines -> Taules i vores. Així, amb només un clic, podreu combinar cel·les, posar colors de fons, canviar el color del contorn, etc.
|
|||||||||||||
| aplicar el format ràpid | només s'han usat els estils de paràgraf en els titulars fora
les taules. El format dins les taules s'ha fet a través de les icones. Quan tenim un format de text que ens agrada podem fer 1 clic a la icona Copiar format (una brotxa ample) i després arrossegar el cursor per sobre el text a formatar. Així només funciona 1 vegada, però si fem doble clic sobre la icona aquesta queda "premuda" i es manté el cursor amb la brotxa, cosa que ens permet aplicar moltes vegades aquest format seleccionat. Podem aplicar format en una cel·la buida si preveiem que haurà de contenir dades. Seleccionem la cel·la buida i li apliquem el format. Quan hi inserim un camp de dades veurem que es mostra amb l'estil prefixat perquè el "contenidor" el tenia. Desapareix tocant la tecla Esc (dalt de tot a l'esquerra del teclat) |
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
fer l'arxiu d'origen de dades |
||||||||||||||
| les dades han d'estar ordenades en una taula de manera que cada fila o registre correspongui a una persona, i cada columna és una característica o camp. La millor manera de treballar és tenir les dades tabulades en un full de càlcul d'Excel | obrim l'Excel i a la primera fila escrivim els noms dels camps
(p.ex: curs, trimestre, nom, DNI, etc.) Anem omplint la segona fila amb les dades de la primera persona, en acabat la fila següent i així fins a tenir-les totes. Desem el full, p.ex. a la mateixa carpeta on hi ha el document. Exemple d'origen de dades:
|
|||||||||||||
| l'origen de les dades pot ser molt variat | Word
2000 i XP admet molt formats diferents pels arxius de dades:
Excel, Acces, Word, etc. Així que podeu treballar amb el que
més còmodes us sentiu. Si no us veieu amb cor amb l'Excel podeu crear un document de Word i fer-hi una taula que contingui les dades (recordeu: els encapçalament són els noms dels camps) |
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
l'assistent per combinar correspondència |
||||||||||||||
| el programa Word, per fer-nos la feina més fàcil, incorpora un assistent que ens menarà per tot el procés. |
Word XP: Eines -> Cartes i correspondència -> Assistent per
combinar correspondència. Word 2000: Eines -> Combinació de correspondència |
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
Word XP |
||||||||||||||
| El procés descrit a continuació correspon a la versió Word XP. És un assistent més complet que el de versions anteriors i serveix també per altres funcions de combinació (etiquetes, sobres, etc.) | ||||||||||||||
|
|
||||||||||||||
pas 1: seleccionar tipus de document |
||||||||||||||
| ens permet triar entre cartes, missatges de correu, etiquetes, sobres, etc. | clic sobre l'opció, en aquest cas cartes. Clic a Següent |
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
pas 2: seleccionar el document inicial |
||||||||||||||
| ens permet triar entre Utilitzar el document actual (el que tenim en pantalla) o bé obrir-ne un des d'una plantilla o començar a partir d'un document ja fet i desat al disc | ||||||||||||||
|
|
||||||||||||||
pas 3: seleccionar els destinataris |
||||||||||||||
|
en aquest pas es determina quin serà l'origen de les dades.
Trobem 3 opcions: usar una llista existent (és a dir, usar un arxiu ja fet com és el nostre cas), seleccionar dels contactes d'Outlook (per la tramesa de correus electrònics) ó escriure una llista nova. |
com que ja tenim l'arxiu d'origen de dades
fet triem la primera opció (utilitzar una llista existent) i
fem clic sobre Seleccionar. S'obrirà un quadre de diàleg que ens permet navegar pels Meus documents fins a localitzar l'arxiu desitjat. Si escollim l'opció Escriure una llista nova haurem de fer clic sobre crear, fet que obre un quadre de diàleg molt senzill que ens permet introduir les dades en fitxes i desar-les, en acabat, en un arxiu. |
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
pas 4: escriure la carta |
||||||||||||||
|
en aquest pas inserirem els camps de dades al document per
tal de personalitzar-lo. Com que ja teníem reservat el lloc i havíem previst el format ara només és qüestió de decidir quin camp va a cada lloc |
Deixem el cursor en el punt del document on
volem que aparegui el camp que personalitza.
A l'assistent fem clic a Més elements i s'obre el quadre Inserir camp de combinació en el qual hi ha llistats tots els camps de l'arxiu origen de dades (tan se val que sigui d'Excel, de Word o del que sigui) Al quadre Inserir... fem clic sobre el nom del camp, toquem el botó Inserir i després Tancar. Observeu que al document apareix allà on teníem el cursor el nom del camp ombrejat en gris i envoltat per cometes, p. ex: «camp1» Repetim l'operació tantes vegades com camps vulguem inserir. No cal que fem servir tots els camps si no volem. Per exemple, podem usar el mateix arxiu d'origen de dades per un altre document on només inserirem els camps nom i DNI.
|
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
pas 5: obtenir una vista prèvia |
||||||||||||||
|
ens permet veure en pantalla l'aspecte que té el document ja
personalitzat. Ens podem moure a través dels diferents registres amb el botons » i « |
en aquest pas val la pena que mirem i remirem a la cerca d'errors, de mancances en el format, en fi, de qualsevol cosa que no ens agradi perquè encara som a temps de canviar, fins i tot l'origen de les dades. | |||||||||||||
|
|
||||||||||||||
pas 6: completar la combinació |
||||||||||||||
| aquest pas en porta o bé a imprimir els documents personalitzats o bé a crear un document nou amb tantes pàgines com registres o files tingui l'origen de dades. | clic a Imprimir ens imprimeix tots
els documents personalitzats amb les dades de l'arxiu
origen. clic a Editar cartes individuals ens crearà un arxiu (Letras1.doc per defecte) amb tantes pàgines com files hi ha a l'origen de dades. En qualsevol dels dos casos abans d'actuar podem triar entre combinar tots els registres, l'actual (el que veiem a la pantalla) o triar des del primer fins al darrer. Un cop Acceptem es posa en marxa el procés: la impressora comença a treballar o es crea l'arxiu de combinació. Llegiu les notes finals |
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
Word 2000 |
||||||||||||||
|
El procés descrit a continuació correspon a la versió Word
2000 i anteriors. És un assistent més senzill que el de la
versió XP i només serveix per cartes (etiquetes i sobres són
en un menú a banda).
Fàcil d'usar, és ideal per iniciar-se. |
Eines -> combinar correspondència -> s'obre un quadre amb 3 passos clarament indicats | |||||||||||||
|
|
||||||||||||||
pas 1: crear document principal |
||||||||||||||
|
el document principal és el que volem personalitzar. Com que ja l'haurem fet només serà qüestió de dir que és aquest. |
1.- Document principal -> botó crear -> triem cartes
model. Apareix un quadre amb 2 botons, toquem el que diu Finestra activa per acceptar el nostre document com a principal. Apareix el botó Modificar a la dreta del botó Crear per si volem canviar alguna cosa en el document (modificar format, etc.). |
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
pas 2: definir l'origen de les dades |
||||||||||||||
| en aquest pas hem d'associar les dades (contingudes en un altre arxiu) al document principal | 2.- Origen de les dades ->botó Obtenir dades. Trobem 4 opcions:
Triem Obrir origen de dades i s'obre un quadre per navegar per l'ordinador i trobar l'arxiu. Quan el tinguem localitzat el seleccionem i Acceptem Apareix un quadre que ens avisa que Word no ha trobat camps de combinació al document, que si volem inserir-los ara: és el moment d'inserir els camps al nostre document. Toquem el botó Modificar document principal |
|||||||||||||
| Automàticament (sense tocar cap botó, només volent inserir els camps) passem al punt 3 | ||||||||||||||
|
|
||||||||||||||
pas 3: Combinar les dades amb el document |
||||||||||||||
|
Sense adonar-nos ens trobem al pas 3, el de combinació de
les dades amb el document principal.
Ho notarem per l'aparició d'una nova barra d'eines a sota les habituals: la barra Combinar correspondència que (d'esquerra a dreta) ens presenta els botons Inserir camp de combinació, Inserir camp de Word, i una sèrie d'icones. |
Deixem el cursor on volem inserir un camp i cliquem al botó
Inserir camp de combinació, apareix un menú amb tots els
camps de l'arxiu origen de dades, triem el camp que volem
inserir i
automàticament queda inserit. Observeu que al document apareix allà on teníem el cursor el nom del camp ombrejat en gris i envoltat per cometes, p. ex: «camp1» Es repeteix l'operació tantes vegades com camps vulguem inserir. |
|||||||||||||
| altres funcions | Les altres icones de la barra d'eines
(passeu el ratolí per sobre per veure'n la
descripció) ens permeten
Veure les
dades combinades, (avançar o retrocedir les pàgines del
document principal a través dels
diferents registres), Combinar correspondència (tornar a l'assistent i
modificar), Revisar els errors, Combinar en un document nou
(que tindrà tantes pàgines com registres tingui l'origen de
dades (30 estudiants= 30 files= 30 pàgines) ó Combinar a
l'imprimir (comença a imprimir tants fulls diferents com registres hi
hagi). El botó Combinar... reuneix en un sol quadre vàries accions que es poden fer a través d'icones soltes.
|
|||||||||||||
|
Avançat:
No cal combinar tots els registres d'un arxiu de dades,
podem establir filtres a les dades de manera que només
n'imprimim uns quants. |
Des del botó Combinar... premeu el botó Opcions de
consulta -> solapa Filtrar registres i trieu els criteris
per filtrar. Trieu el camp (p.ex. matèria) -> Comparació ->trieu Igual a i Comparat amb escriviu "superat". Això ens donaria tots els estudiants que tenen superat el mòdul matèria i només imprimiríem el document per aquests registres.
|
|||||||||||||
|
|
||||||||||||||
notes finals |
||||||||||||||
|
Val la pena repassar bé els diferents documents combinats
abans d'imprimir: trobar-nos un petit error o un format que
no ens agrada en un munt de fulls és un desastre pels boscos
del planeta. Canvieu si cal el format, la distribució,
l'origen de les dades, etc.
|
||||||||||||||
|
És preferible combinar a l'imprimir que no combinar en un
document nou. En el primer cas tindrem 2 arxius petits (el "motlle" del document i l'origen de dades). Si combinem en un document nou tindrem 3 arxius: els dos esmentats i un tercer, molt gran, amb tantes pàgines com registres. |
||||||||||||||
|
|
||||||||||||||
índex :: programari :: x imprimir :: reflexions