Curs avançat de tractament de textos | Joan Queralt Gil |
etiquetes personalitzades |
personalitzar = combinar correspondència |
fer l'arxiu d'origen de dades |
l'assistent per combinar correspondència |
Word XP |
Word 2000 |
fer etiquetes |
||||||||||||||
Per fer etiquetes personalitzades necessitem dos arxius: 1.- el document que conté les etiquetes, i 2.-un arxiu que contingui les dades personals que s'hi inseriran |
A diferència de les cartes personalitzades en
aquest cas no ens caldrà crear les etiquetes perquè
aprofitarem la possibilitat de crear-les que ens oferirà
l'assistent. Hem de pensar que les etiquetes ja venen
preparades pels fabricants i només caldrà triar la mida que
volem. Hem de tenir, això sí, l'arxiu origen de les dades o bé les haurem d'importar d'un altre arxiu que ja tinguem fet. Finalment combinarem els dos arxius de forma que s'imprimeixi el full de les etiquetes en el qual cada etiqueta conté les dades d'una persona diferent. |
|||||||||||||
fer l'arxiu d'origen de dades |
||||||||||||||
les dades han d'estar ordenades en una taula de manera que cada fila o registre correspongui a una persona, i cada columna és una característica o camp. La millor manera de treballar és tenir les dades tabulades en un full de càlcul d'Excel | obrim l'Excel i a la primera fila escrivim els noms dels camps
(p.ex: curs, trimestre, nom, DNI, etc.) Anem omplint la segona fila amb les dades de la primera persona, en acabat la fila següent i així fins a tenir-les totes. Desem el full, p.ex. a la mateixa carpeta on hi ha el document. Exemple d'origen de dades:
|
|||||||||||||
l'origen de les dades pot ser molt variat | Word
2000 i XP admet molt formats diferents pels arxius de dades:
Excel, Acces, Word, etc. Així que podeu treballar amb el que
més còmodes us sentiu. Si no us veieu amb cor amb l'Excel podeu crear un document de Word i fer-hi una taula que contingui les dades (recordeu: els encapçalament són els noms dels camps) |
|||||||||||||
l'assistent per combinar correspondència |
||||||||||||||
el programa Word, per fer-nos la feina més fàcil, incorpora un assistent que ens menarà per tot el procés. |
Word XP: Eines -> Cartes i correspondència -> Assistent per
combinar correspondència. Word 2000: Eines -> Combinació de correspondència |
|||||||||||||
Word XP |
||||||||||||||
El procés descrit a continuació correspon a la versió Word XP. És un assistent més complet que el de versions anteriors i serveix també per altres funcions de combinació (cartes, correus electrònics, sobres, etc.) | Obrim el programa Word i en el document en blanc que ens presenta anem a Eines -> Cartes i correspondència -> Assistent per combinar correspondència. | |||||||||||||
pas 1: seleccionar tipus de document |
||||||||||||||
ens permet triar entre cartes, missatges de correu, etiquetes, sobres, etc. | clic sobre l'opció, en aquest cas
etiquetes. Clic a Següent |
|||||||||||||
pas 2: seleccionar el document inicial |
||||||||||||||
ens permet triar entre Utilitzar el document actual (el que
tenim en pantalla) o bé obrir-ne un des d'una plantilla o
començar a partir d'un document ja fet i desat al disc
|
Clic a canviar el disseny del document (si no estigués ja marcat) i on diu Canviï el disseny de l'etiqueta clic a Opcions d'etiqueta | |||||||||||||
en aquest pas configurarem el full amb les etiquetes |
s'obre un quadre de diàleg amb una llista
d'etiquetes comercial amb les mides corresponents. Nosaltres la creem de nou prement el botó Nova etiqueta Apareix un quadre de diàleg amb un dibuix de l'etiqueta amb indicacions de les mides. Donem nom a l'etiqueta (A000 personal, p.ex) i indiquem les mides del nostre cas: marges: superior=0; lateral=0; extrems: vertical=3'7; horitzontal=7; número (d'etiquetes): horitzontal=3; vertical=8 Comprovar que la mida de pàgina (A4) sigui la del full de paper i Acceptar Tornem a ser al quadre Opcions d'etiquetes, seleccionem la nostra (A000 personal) i Acceptem Hem tornat a l'assistent però ara tenim un document on hi ha una taula amb les mides de les etiquetes personalitzades |
|||||||||||||
pas 3: seleccionar els destinataris |
||||||||||||||
en aquest pas es determina quin serà l'origen de les dades.
Trobem 3 opcions: usar una llista existent (és a dir, usar un arxiu ja fet com és el nostre cas), seleccionar dels contactes d'Outlook (per la tramesa de correus electrònics) ó escriure una llista nova. |
com que ja tenim l'arxiu d'origen de dades
fet triem la primera opció (utilitzar una llista existent) i
fem clic sobre Seleccionar. S'obrirà un quadre de diàleg que ens permet navegar pels Meus documents fins a localitzar l'arxiu desitjat. Si l'arxiu és d'Excel s'obre un quadre que ens demana quin full utilitzarem, el seleccionem i acceptem. S'obre un altre quadre amb
els camps d'aquest full, premem el botó Seleccionar tot i
Acceptem |
|||||||||||||
pas 4: dissenyar les etiquetes |
||||||||||||||
en aquest pas inserirem text, imatges i
els camps de dades a la primera etiqueta i, en acabat, la replicarem (es copiarà
a les altres).
|
Per distribuir millor
l'espai ens podem ajudar d'una taula que inserirem a la
primera cella: cursor en la 1a cel·la ->Taula -> inserir
taula -> 2 columnes, 5 files, autoajustar a la finestra i
Acceptar. Podem redimensionar-la per tal que ocupi tota la
cel·la i traiem les vores (seleccionar tot -> Format ->
vores i ombrejat ->solapa Vores, valor: Cap -> Acceptem)
En una cel·la d'aquesta
taula invisible inserim la imatge i el text fix. Per inserir
els camps deixem el cursor en el punt del document on
volem que aparegui el camp que personalitza.
Al quadre Inserir... fem clic sobre el nom del camp, toquem el botó Inserir i després Tancar. Observeu que al document apareix allà on teníem el cursor el nom del camp ombrejat en gris i envoltat per cometes, p. ex: «camp1» Repetim l'operació tantes vegades com camps vulguem inserir. No cal que fem servir tots els camps si no volem. Per exemple, podem usar el mateix arxiu d'origen de dades per un altre document on només inserirem els camps nom i DNI. Quan tenim l'etiqueta plena clic al botó Actualitzar totes les etiquetes de la secció "Replicar les etiquetes" Observeu que sembla que s'ha desconfigurat tot i res no és a lloc. No patiu, aneu al pas següent. |
|||||||||||||
pas 5: obtenir una vista prèvia |
||||||||||||||
ens permet veure en pantalla l'aspecte que té el
full de 24 etiquetes ja
personalitzades. Ens podem moure a través dels diferents fulls amb el botons » i « |
Miraculosament s'han arreglat les etiquetes i
tot es veu a lloc. Val la pena que mirem i remirem a la cerca d'errors, de mancances en el format, en fi, de qualsevol cosa que no ens agradi perquè encara som a temps de canviar, fins i tot l'origen de les dades (clic a Editar l'origen de les dades). |
|||||||||||||
pas 6: completar la combinació |
||||||||||||||
aquest pas en porta o bé a imprimir els fulls d'etiquetes o bé a crear un arxiu nou amb tantes pàgines com fulls d'etiquetes calguin per imprimir totes les etiquetes que genera l'origen de dades | clic a Imprimir ens imprimeix tots
els fulls d'etiquetes amb les dades de l'arxiu
origen. clic a Editar etiquetes individuals ens crearà un arxiu (Etiquetas1.doc per defecte) amb tantes pàgines com fulls calguin segons l'origen de dades. En qualsevol dels dos casos abans d'actuar podem triar entre combinar tots els registres, l'actual (el que veiem a la pantalla) o triar des del primer fins al darrer. Un cop Acceptem es posa en marxa el procés: la impressora comença a treballar o es crea l'arxiu de combinació. Llegiu les notes finals |
|||||||||||||
Word 2000 |
||||||||||||||
El procés descrit a continuació correspon a la versió Word
2000 i anteriors. És un assistent més
senzill que el de la versió XP però no té
unes prestacions tan bones. Així, per exemple NO permet donar un format personalitzat a l'etiqueta ni inserir imatges: són etiquetes postals, només bones per enganxar a un sobre.
|
Obrim el programa Word i en el document en blanc que ens presenta anem a Eines -> combinar correspondència -> s'obre un quadre amb 3 passos clarament indicats | |||||||||||||
pas 1: crear document principal |
||||||||||||||
el document principal és el full d'etiquetes
que volem personalitzar. En aquests
pas no editarem res |
1.- Document principal -> botó crear -> triem
etiquetes postals. Apareix un quadre amb 2 botons, toquem el que diu Finestra activa per acceptar el nostre document completament en blanc com a principal. |
|||||||||||||
pas 2: definir l'origen de les dades |
||||||||||||||
en aquest pas hem d'associar les dades (contingudes en un altre arxiu) al document principal | 2.- Origen de les dades ->botó Obtenir dades. Trobem 4 opcions:
Triem Obrir origen de dades i s'obre un quadre per navegar per l'ordinador i trobar l'arxiu. Quan el tinguem localitzat el seleccionem i Acceptem. S'obre un quadre que ens demana si volem treure les dades de tot l'arxiu o d'algun full en concret, Seleccionem tot i tornem a Acceptar. Apareix un quadre que ens avisa que Word necessita dissenyar el document principal (que encara és en blanc), premem l'únic botó que diu Establir document principal S'obre el quadre de diàleg Opcions per etiquetes. Des d'aquí podem controlar quina etiqueta usarem. Com que en volem una de personalitzada (podríem triar una de la llista si en coneguéssim la referència) cliquem el botó Nova etiqueta. S'obre el quadre Nova etiqueta amb un esquema d'un full d'etiquetes amb indicació de les mides que haurem de configurar. Comencem escrivint el nom de l'etiqueta (A000 personal, p.ex) i indiquem les mides del nostre cas: marges: superior=0; lateral=0; extrems: vertical=3'7; horitzontal=7; número (d'etiquetes): horitzontal=3; vertical=8 Comprovem que la mida de pàgina (A4) sigui la del full de paper i Acceptar Tornem a ser al quadre Opcions d'etiquetes, seleccionem la nostra (A000 personal) i Acceptem |
|||||||||||||
crear etiqueta significa escriure text fix
i text variable (camps de combinació que podem inserir).
NOTA 1: a diferència de la versió XP, Word 2000 no permet inserir imatges al crear les etiquetes. Podríeu tenir etiquetes amb imatges si primer imprimíssiu els fulls d'etiquetes amb les imatges i després féssiu una segona impressió amb la combinació, però no sé si paga la pena tanta feina.
NOTA 2: en teoria en aquest pas es pot donar format al text de l'etiqueta, i jo recordo haver-ho he fet en alguna versió de Word 2000, però a la que ara tinc instal·lada no m'ha funcionat, potser perquè corre sota Win95. De tota manera proveu-ho: seleccioneu el text i mireu de donar-li format a través de les icones. |
S'obre el quadre Crear etiqueta on hi ha una
finestreta on podrem introduir text fix (p.ex: Nom i
cognoms: )i camps de combinació (p.ex:
«nom»)quan premem el botó Inserir camp de combinació. Un exemple del contingut d'aquesta finestreta podria ser aquest:
Quan tinguem el contingut llest Acceptem. Ara tenim davant l'assistent amb els seus 3 passos indicats i només cal passar al 3: |
|||||||||||||
pas 3: Combinar les dades amb el document |
||||||||||||||
El pas 3 és el de combinació de
les dades amb el full de les etiquetes.
Ho notarem per l'aparició d'una nova barra d'eines a sota les habituals: la barra Combinar correspondència que (d'esquerra a dreta) ens presenta els botons Inserir camp de combinació, Inserir camp de Word, i una sèrie d'icones. |
En pantalla veiem que, després d'una estona de
treballar (depenent de la velocitat de l'ordinador i de la
mida de l'arxiu de dades), apareix PER FI un full amb les
etiquetes que hem dissenyat i amb el text i camps de
combinació ombrejats en gris i
envoltats per cometes
(p. ex:
«camp1») que hi hem inserit. |
|||||||||||||
altres funcions | Les altres icones de la barra d'eines
(passeu el ratolí per sobre per veure'n la
descripció) ens permeten
Veure les
dades combinades, (avançar o retrocedir les pàgines dels fulls d'etiquetes a través dels
diferents registres), Combinar correspondència (tornar a l'assistent i
modificar), Revisar els errors, Combinar en un document nou
(que tindrà tantes pàgines com registres tingui l'origen de
dades dividit pel nombre d'etiquetes per
full (48 estudiants en fulls de 24 etiquetes/full= 2 pàgines) ó Combinar a
l'imprimir (fa la combinació a
l'impressora). El botó Combinar... reuneix en un sol quadre vàries accions que es poden fer a través d'icones soltes.
|
|||||||||||||
Avançat:
No cal combinar tots els registres d'un arxiu de dades,
podem establir filtres a les dades de manera que només
n'imprimim uns quants. |
Des del botó Combinar... premeu el botó Opcions de
consulta -> solapa Filtrar registres i trieu els criteris
per filtrar. Exemple: Trieu el camp «comarca» -> Comparació ->trieu Igual a i Comparat amb escriviu "Pallars Sobirà". Això ens donaria etiquetes de tots els estudiants que viuen en aquesta pirinenca comarca.
|
|||||||||||||
notes finals |
||||||||||||||
Val la pena repassar bé els diferents documents combinats
abans d'imprimir: trobar-nos un petit error o un format que
no ens agrada en un munt de fulls és un desastre pels boscos
del planeta. Canvieu si cal el format, la distribució,
l'origen de les dades, etc.
|
||||||||||||||
És preferible combinar a l'imprimir que no combinar en un
document nou. En el primer cas tindrem 2 arxius petits (el "motlle" de les etiquetes i l'origen de dades). Si combinem en un document nou tindrem 3 arxius: els dos esmentats i un tercer, molt gran, amb tantes pàgines com registres. |
||||||||||||||
EXTRES |
||||||||||||||
editor d'equacions |
||||||||||||||
Word no permet escriure llenguatge matemàtic. El que fa és inserir al document un objecte com si es tractés d'una imatge, una autoforma o un quadre de text. Aleshores d'edita l'objecte (la equació) amb un programet que incorpora la suite Office de la mateixa manera que editem dibuixos, etc. |
deixem el cursor allà on volem que aparegui
l'equació i anem a Inserir -> Objecte, s'obre el quadre
Objecte i a la solapa Crear nou busquem Microsoft Editor de
equacions 3.0, el seleccionem, podem marcar el quadre per
tal que ens aparegui com icona a la barra d'eines i
Acceptem. Apareix una finestra nova amb un quadret on escriure l'equació, una nova barra de menús amb les opcions Estil (text, Matemàtiques,...) i Mida (super-índex, subíndex) i la barra d'eines Equació NOTA: Els objectes estan ordenats per ordre alfabètic, si l'editor no aparegués a la M significa que no està instal·lat. Caldrà recórrer als CDs d'instal·lació d'Office i completar la instal·lació amb aquest component. |
|||||||||||||
editem l'equació del càlcul de la desviació
típica que ens ha de quedar així:
|
a la barra d'eines Equació triem la icona
Caràcters grecs minúscula, busquem la sigma i fem clic a
sobre: apareixerà dins el quadret. Per escriure el signe igual = no el podrem fer des del teclat si abans no anem a Estil -> Text per escriure l'arrel clic a la icona Plantilles per a fraccions i radicals i triem el símbol de radical. La ratlla de fracció també a la icona Plantilles per a fraccions i radicals. El cursor es queda al numerador. Pel sumatori clic a la icona Caràcters grecs majúscula i triem la sigma. Els parèntesi apareixen a la icona Plantilles de barreres i triem () Dins el parèntesi escrivim per escriure el signe x i la i no ho podrem fer des del teclat si abans no anem a Estil -> Text. Per passar la i a subíndex la seleccionem i anem al menú Mida -> Subíndex escrivim el signe - i la x des de l'estil Text Posem la barra sobre la x seleccionant-la i prement la icona Plantilles de barres subjacents i superposades. Escrivim el 2 en Estil text, el seleccionem i el passem a exponent fent clic a la icona Plantilles per a sub i superíndex. Per passar al denominador ho fem amb el cursor cap avall |
|||||||||||||
sortir de l'editor d'equacions i tornar a editar |
per sortir fem clic amb el ratolí sobre
qualsevol punt del document fora del quadre i tornem a la
vista normal de Word. L'equació ara pot ser seleccionada com
si fos una imatge: clic a sobre i la podrem copiar, tallar,
arrossegar, augmentar de mida (a través dels punts de
control), etc.
|
|||||||||||||
macros |
||||||||||||||
Les macros permeten automatitzar les feines que es fan repetides vegades. Una macro consisteix en una sèrie d'accions de Word que s'agrupen en un únic comandament de forma que la tasca es pugui fer automàticament. Alguns usos de les macros:
|
Les macros NOMËS desen accions fetes des del teclat, mai amb el ratolí. Però totes les accions de ratolí es poden fer des del teclat, p.ex: copiar = ctrl+C | |||||||||||||
crearem una macro per escriure el logo de
l'escola, que consisteix en una taula de 2 columnes i 6
files. A la columna esquerra podríem inserir una imatge des
d'arxiu i a la dreta text amb format.
|
menú Eines -> Macro -> Gravar nova macro:
s'obre el quadre de diàleg Macro on escrivim el nom (Logo),
triem Desar macro al document, escrivim una petita
descripció i fem clic a la icona de teclat per
assignar
la macro a una combinació de tecles. S'obre el quadre Personalitzar teclat. Premem les tecles que volem assignar (en aquest cas Control+Alt+l tot alhora). Comprovem que Desar canvis en sigui el nostre document (si no es desaria a la plantilla Normal i afectaria a tots els documents) i Assignem, després Tanquem. Automàticament s'inicia la gravació de la nova macro.
|
|||||||||||||
iniciem la seqüència d'accions al teclat |
Alt+T obre el menú taula, amb els cursors
baixem o anem a la dreta fins a veure Inserir: Enter i
s'obre el quadre Inserir taula, triem 2 cols (canviem els
valors amb el cursor amunt o avall o escrivint directament
el número). Ens movem d'un punt a l'altre del quadre de diàleg amb la tecla tabulador fins a tenir el botó d'acceptar seleccionat, fem Enter i apareix la taula al document. Volem eliminar les vores: 1.- seleccionem tota la taula: Alt+T ens porta al menú taula, baixem amb el cursor fins a Seleccionar i triem Taula 2.- volem variar el format: Alt+O ens obre el menú format, baixem fins a Contorn, Enter per entrar, amb el cursor pugem fins a Cap contorn i amb el tabulador anem fins el botó d'Acceptar La taula està seleccionada però sense contorn, cursor esquerra deselecciona i deixa el cursor a la primera cel·la, amb el tabulador ens anem movent per la taula i amb les tecles Alt+O canviarem el format. Escrivim el text, el seleccionem anant al principi amb la tecla de majúscules premuda per seleccionar i Alt+O ens durà al format |
|||||||||||||
acabar la gravació |
a la barra d'eines Macro prémer la icona
Atura (un quadret fosc). Ja podeu provar l'acció de la macro prement les tecles triades: es repetiran totes les accions que heu fet al teclat |
|||||||||||||
usar la macro | només caldrà prémer la combinació de tecles per a què s'activi la macro. En aquest cas Control+Alt+l farà aparèixer una taula amb el logotip del centre allà on tinguem el cursor. | |||||||||||||
índex :: programari :: x imprimir :: reflexions