Notes

documents personalitzats

per què uns documents personalitzats

En la feina diària de l'escola ens trobem molts cops amb què hem de fer una pila de documents similars que només difereixen en què estan personalitzats. Butlletins d'avaluacions, actes, formularis, cartes, certificacions, etc. en serien alguns exemples. Una solució és crear un formulari i després omplir a mà els espais buits amb la informació de cadascú. Però la informàtica, la ofimàtica en aquest cas que té relació amb la gestió de dades, ens pot donar un bon cop de mà. Només cal tenir les dades a personalitzar en un arxiu electrònic per tal de poder relacionar un document de text amb aquest arxiu de dades.

Com que aquesta és una acció bastant corrent ,el Sr. Office, que pensa en tot, ens ha preparat l'eina per tal de facilitar-nos la feina. I aquesta eina no és altra que la combinació de correspondència (perquè en principi està pensada per a cartes, tot i que nosaltres la podem aplicar en molts altres aspectes).

Bàsicament la combinació de correspondència té 3 fases: en la primera creem un document sigui des d'una plantilla o sigui des de zero, li donem format i deixem lloc per a incloure les dades que el personalitzaran, que se'n diuen camps. La segona fase consisteix en tenir les dades en un arxiu electrònic; aquest arxiu veureu que pot tenir molts formats: des del propi Word (un document amb una taula on els encapçalament són els camps), fins a una base de dades Acces o els contactes de l'Outlook, passant per un senzill full de càlcul d'Excel.

I la tercera fase consisteix en relacionar el document amb les dades. En primer lloc cal inserir els camps de les dades al document i, un cop fet això, veure com queden els documents combinats. Aleshores, i si el treball ens satisfà, ja el podrem imprimir.

què cal fer

El concepte principal que treballarem aquesta setmana és el de combinació de correspondència. N'inclou altres de relacionats amb ell: dades organitzades en camps, registres, etc. que tenen molt a veure amb la gestió de dades que treballen altres programes. Però com que van estretament lligats aprofitarem els nexes d'unió de Word amb Excel (per no embolicar-nos amb Acces o Outlook que ens ocuparien massa) per a treure'n el màxim profit.

No patiu si durant aquesta primera setmana no obteniu resultats espectaculars. La propera setmana seguirem treballant el tema de la combinació i acabarem així d'aclarir els punts que puguin quedar pendents. Tampoc us amoïneu si no coneixeu el programa Excel i no teniu temps de posar-vos-hi ara. Podem combinar correspondència tenint les dades en un arxiu de Word tal com podeu veure en l'exemple a descarregar. Si ho he inclòs és perquè m'ha semblat una forma molt senzilla d'entrar en aquest potent programa.

He aprofitat l'exemple per a seguir treballant amb taules. Si només mirem el document imprès d'exemple no se'n veu cap de taula, però en realitat hi són. Les he utilitzat per organitzar-me la distribució de les dades en el full i per posar fons en alguns punts. Així podem veure alguna altra aplicació de les taules. Per exemple, que poden contenir camps de combinació; o que podem "reservar" en una cel·la el format del text que contindrà; o com podem fusionar vàries cel·les en una de sola si així ens convé.

com fer-ho

Com sempre, ara no canviarem. En primer lloc baixeu-vos el resultat imprès. Es tracta d'un arxiu en format PDF preparat per a la impressora tot i que no us recomano que us l'imprimiu en paper sense una observació detallada. Veureu que és una mica gran i que costa una mica de baixar. És que té 7 pàgines que a primera vista semblen iguals, però que quan es miren en detall se'n veu la diferència: cada pàgina correspon a una persona.

Baixeu-vos el document d'exemple, descomprimiu-lo en un disquet i us trobareu amb 3 arxius: el document8 de Word que fa de "motlle" i a partir del qual s'ha fet la versió imprimible. També hi ha dos arxius d'origen de dades: un és en format Excel (dades_document8.xls) i l'altre en format Word (dades_document8.doc). Si els descomprimiu en un disquet funcionarà a la primera (tot i que amb Word XP m'ha funcionat descomprimint-lo a l'escriptori), cas contrari haureu de dir on es troba l'arxiu d'origen de dades. El document principal està preparat per buscar les dades a l'arxiu d'Excel, però quan aneu trastejant podeu canviar-lo per l'arxiu de Word i veureu que el resultat és idèntic. A l'hora de treballar recordeu que sempre ho heu de fer amb el programa amb què us sentiu més segurs.

En acabat llegiu l'ajuda així es va fer i proveu de fer un document de combinació seguint les passes ordenadament (no cal que sigui un informe de progrés, pot ser una invitació a una festa). I recordeu: el que menys importa és el contingut: només ens interessa la forma. Si teniu arxius amb dades, feu-los servir per combinar i si no en teniu cap, feu servir els que us dono d'exemple o altres que feu de semblants.

Quan us trobeu amb algun problema seguiu aquest protocol d'actuació:

repasseu l'arxiu d'ajuda així es va fer, trobareu explicats pas a pas tos els procediments que he fet servir per fer el document d'exemple. Malauradament el que no hi trobareu és la solució a tots els vostres problemes, per això anem al pas següent:
recorreu a l'ajuda de Word (segons la versió de Word hi poden haver petites diferències en com fer les coses)
si no us en sortiu, plantegeu-lo al fòrum de dubtes.
si no us en sortiu de cap manera poseu-vos en contacte per correu amb el tutor.

Podreu trobar altres exemples sobre el treball a realitzar al webdossier de la pàgina en grup. Són els treballs que alguns companys i companyes han fet i resten allà exposats. Mireu-los, descarregueu-vos el que us puguin interessar i, si els voleu utilitzar o modificar, poseu-vos en contacte amb l'autora o autor per fer-los-ho saber.

índex :: programari :: x imprimir :: reflexions