Notes

etiquetes personalitzades

per què unes etiquetes personalitzades

Perquè hem de fer trameses de correu a un llistat llarg de destinataris i així només cal imprimir les etiquetes i enganxar-les als sobres. Per què hem de fer targetes identificatives pels nostres estudiants i no les farem a mà, oi? Per què volem enganxar una etiqueta que personalitzi els dossiers dels estudiants d'un mòdul o dels participants a un acte. Per què personalitzar documents, ni que sigui amb una senzilla etiqueta adhesiva, sempre dóna un aspecte més atent i professional.

Com que aquesta és una acció bastant corrent ,el Sr. Office, que pensa en tot, ens ha preparat l'eina per tal de facilitar-nos la feina. Aquesta eina, que ja coneixem, és la combinació de correspondència, que ara treballarem en l'aspecte de creació d'etiquetes.

En la feina de la setmana 8, en què feiem cartes personalitzades, cada full que sortia de l'impressora era diferent. Però ara, en les etiquetes, és cada una d'elles que és diferent i per tant la combinació no es fa de full en full, sinó d'etiqueta en etiqueta. Aquesta diferència farà que el procediment a seguir sigui lleugerament diferent tot i que el concepte segueix essent el mateix.

extres

Com que aquesta setmana seguim treballant el mateix concepte que l'anterior, el de combinació de correspondència he pensat que podria ser interessant afegir un parell d'extres que no estan al programa, però que van ser demanats des de l'avaluació de procés per alguns participants. Són, per tant, absolutament optatius.

Un tema que treballarem és l'editor d'equacions. Si mai no escriviu cap equació us serà completament indiferent, però si per la vostra feina heu de redactar materials de Ciències (com és el meu cas) val la pena conèixer aquesta eina tan potent (havia de dir-ho). Permet escriure símbols matemàtics (>, <, =), lletras gregues en majúscules S i minúscules p , exponents³ i subíndexos, símbols de la teoria de conjunts, símbols de comparació, etc.

L'altre tema pot interessar a moltes més persones: són les macros. Què és una macro? doncs una seqüència de tocs de tecla que donen lloc a una determinada acció. Per exemple, per escriure el nom de l'escola sempre toquem les tecles seguint la meteixa seqüència, oi?: Doncs podem "gravar" aquesta seqüència de manera que quan l'activem (amb una determinada combinació de tecles o des de la barra d'eines) el programa, ell solet, repeteixi l'acció i en resulti escrit el nom de l'escola. Però una macro pot fer molt més: pot inserir una taula, imatges, donar format al text, etc. etc. De moment podem començar amb una cosa senzilla, però val la pena tenir-les presents perquè qualsevol feina repetitiva pot ser emmagatzemada en una macro.

què cal fer

El concepte que seguim treballant aquesta setmana és el de combinació de correspondència. Repassarem els relacionats amb ell: dades organitzades en camps, registres, etc. que tenen molt a veure amb la gestió de dades que treballen altres programes. Però com que estan estretament relacionats, aprofitarem els nexes d'unió de Word amb Excel (per no embolicar-nos amb Acces o Outlook que ens ocuparien massa) per a treure'n el màxim profit.

Veureu que hi ha ajuda per Word 2000 i per la versió XP. Això és així perquè aquí, en la combinació de correspondència és on es nota més la diferència entre les dues versions, essent la XP molt més senzilla de fer anar.

He aprofitat l'exemple per a seguir treballant amb taules que em permeten una millor organització de les dades en l'espai, i en un lloc tan reduït com un aetiqueta això és important. No m'he volgut estendre'm massa en la inserció d'imatges (que només permet la versió XP) o en el format per no repetir el que ja vam veure en els documents personalitzats i deixar una mica més de temps per tal que podeu experimentar, si voleu, amb els extres: editar equacions i gravar i usar macros.

com fer-ho

En primer lloc baixeu-vos el resultat imprès. Conté un aprell de pàgines d'exemple de com es veurien les etiquetes. Veureu que el segon full queda incomplet, hi ha etiquetes sense nom. Això és a causa de l'arxiu origen de dades que en té poques (i repetides), però serveix als nostres propòsits.

Baixeu-vos el document d'exemple, descomprimiu-lo i us trobareu amb 4 arxius:

el document8 de Word XP que fa de "motlle" de les etiquetes i a partir del qual s'ha fet la versió imprimible. Veureu que les etiquetes contenen imatges: això no ho poden fer ni Word 2000 ni anteriors.
hi ha l'arxiu d'origen de dades en format Excel (dades_document9.xls). No he fet l'altre en format Word, però si el voleu no heu de fer més que obrir-lo, seleccionar tot, copiar i enganxar en un document en blanc de Word: us generarà una taula amb totes les dades i el podreu desar com dades_document9.doc
el document d'exemple del funcionament de l'editor d'equacions: conté una equació que podeu modificar simplement fent un doble clic a sobre. Això arrencarà l'editor, però si no fos així voldrà dir que no el teniu instal·lat al vostre ordinador. Busqueu els CDs d'instal·lació d'Office i feu una instal·lació completa tot seguint les passes de l'assitent.
el document d'exemple del funcionament d'una macro. Conté una macro anomenada "logo" que crea una taula i omple les cel·les amb les dades de l'escola per tal d'escriure un logo. Podria inserir també una imatge, però com que no la tindríeu al disc dur no us funcionaria, però podeu editar la macro i fer-la sortir. Quan l'obriu Word us dirà que el document conté macros i que pot no ser segur obrir-lo. Vosaltres mateixos/es: jo hi he passat un antivirus i és net, però no em faig responsable de possibles contaminacions: l'obrireu sota la vostra responsabilitat.

En acabat llegiu l'ajuda així es va fer i proveu de fer un document de combinació seguint les passes ordenadament (no cal que siguin unes etiquetes postals, pot ser una targeta identificativa pels estudiants o qualsevol altra cosa). I recordeu: el que menys importa és el contingut: només ens interessa la forma. Si teniu arxius amb dades, feu-los servir per combinar i si no en teniu cap, feu servir els que us dono d'exemple o altres que feu de semblants.

Quant a les feines amb l'editor d'equacions i amb macros són absolutament voluntàries. Però si teniu qualsevol dubte o qüestió les tractarem amb completa normalitat.

Quan us trobeu amb algun problema seguiu aquest protocol d'actuació:

repasseu l'arxiu d'ajuda així es va fer, trobareu explicats pas a pas tos els procediments que he fet servir per fer el document d'exemple. Malauradament el que no hi trobareu és la solució a tots els vostres problemes, per això anem al pas següent:
recorreu a l'ajuda de Word (segons la versió de Word hi poden haver petites diferències en com fer les coses)
si no us en sortiu, plantegeu-lo al fòrum de dubtes.
si no us en sortiu de cap manera poseu-vos en contacte per correu amb el tutor.

Podreu trobar altres exemples sobre el treball a realitzar al webdossier de la pàgina en grup. Són els treballs que alguns companys i companyes han fet i resten allà exposats. Mireu-los, descarregueu-vos el que us puguin interessar i, si els voleu utilitzar o modificar, poseu-vos en contacte amb l'autora o autor per fer-los-ho saber.

índex :: programari :: x imprimir :: reflexions