L'objectiu d'aquesta pràctica és treballar amb un full de càlcul com si fos un gestor de bases de dades i ordenar-ne la informació seguint diversos criteris.

Abans de començar amb la pràctica és necessari aclarir una mica la terminologia que emprarem per tal que, després, no ens creï confusió:

• Taula. Conjunt d'informació que es pot representar de forma tabular. Per exemple, els alumnes d'un centre educatiu es podrien representar en format tabular i, per tant, el seu conjunt podria ser considerat una taula.
• Camp. Cadascun dels ítems que es consideren en una taula. Així, en el cas d'una taula de l'alumnat d'un centre educatiu, un camp pot ser el nom, un altre la seva data de naixement, un altre la seva adreça, ... En format tabular és una columna.
• Registre. Cadascun dels elements individuals de la taula. En el nostre cas, un registre seria un alumne o una alumna. En format tabular és una fila.
• Base de dades. Conjunt de taules relacionades. Per exemple, una taula amb l'alumnat d'un centre i una taula amb el professorat encarregat de les tutories del centre estarien relacionades quan a cada alumne/a se li hagi especificat quin és el codi del seu tutor o tutora.
• Gestor de bases de dades. Un programa informàtic que té per missió extraure una part de la informació continguda en una base de dades per tal de fer-la més inteligible.

Cal que tinguem present que un full de càlcul no és un veritable gestor de bases de dades ja que només permet treballar una sola taula. Això si, d'aquesta taula podrem extraure la informació necessària de forma fàcil.

Podreu començar recuperant el fitxer alumnes.sxc. Es tracta d'una taula hipotètica exportada des d'un programa com WinSec.

Si observeu l'estructura de la taula, veureu que hi ha vuit camps (columnes), un per a cada ítem que volem considerar:

1. matrícula: codi que identifica, unívocament, cada registre, cada alumne/a de la taula.
2. cognom1: primer cognom de l'alumnat.
3. cognom2: segon cognom de l'alumnat.
4. nom: nom de l'alumnat.
5. etapa: cicle educatiu que cursa l'alumne/a (ESO, BAT, CFPM, ...).
6. especial: codi d'especialitat (Codi del Cicle formatiu, Cicle d'ESO, Tipus de BAT).
7. nivell: nivell educatiu de l'alumne/a (primer, segon, tercer, ...).
8. grupclasse: grup on està ubicat l'alumne/a.

També veureu que hi ha un nombre indeterminat de registres (files); el primer registre és especial ja que conté els noms dels camps.

Per tal de poder fer una ordenació de les dades d'una taula, caldrà actuar sobre el menú: Dades -> Ordena...

Tot seguit apareixerà un quadre de diàleg en el qual es podran determinar fins a tres criteris d'ordenació.

Abans de confirmar l'ordenació, seleccioneu la pestanya Opcions, que permet algunes concrecions:

No és el cas, però podríem fer que es distingís entre majúscules i minúscules. Caldrà marcar la casella que indica que les columnes tenen capçalera (si no ho féssim així, els títols els ordenaria com si fos un registre més).

Ja podeu confirmar les opcions del quadre de diàleg; veureu que les dades us apareixen ordenades pels criteris seleccionats.

La forma fàcil de filtrar les dades d'una taula és mostrant les eines de filtre automàtic. Això s'aconsegueix clicant sobre la icona adequada de la barra d'eines principal:

Aquesta icona actua com un interruptor: al primer clic mostra les eines i, al segon, les amaga.

Les eines de filtrat automàtic (que també es poden activar des del menú Dades -> Filtre -> Filtre automàtic) fan aparèixer una icona de llista desplegable al costat de cada nom de camp:

Mitjançant aquestes llistes desplegables es pot determinar el criteri que filtrarà les dades de la taula.

Així, si volem seleccionar l'alumnat de 2n B d'ESO, caldrà actuar de la forma següent:

En primer lloc, seleccionar l'alumnat d'ESO.	A continuació, l'alumnat de segon.	I, per acabar, l'alumnat del grup B.

Els camps filtrats, mostraran la icona de llista desplegable de color blau.

Si es vol eliminar el filtre, només cal retornar a l'opció - tot - els camps filtrats.

Una altra forma d'aconseguir el filtrat anterior, és mitjançant l'opció de menú Dades -> Filtre -> Filtre estàndard.

Al quadre de diàleg que hi apareix, hauríeu d'entrar-hi els següents valors:

I també tindreu marcada l'opció L'àrea conté capçaleres de columna.