En aquest punt seria interessant veure una presentació del programa Access 97: veure-la, la qual informa dels objectes principals d'una base de dades i que necessitareu saber de cara a la resolució de l'exercici del mòdul preliminar.

La versió per a la que està pensat aquest curs és la de l'Access 97. Som plenament conscients que molts usuaris disposeu d'altres versions com poden ser la de l'Access 2000 o la de l'Access XP. Bé, en principi no hi ha cap problema per treballar amb aquestes altres que no siguin la 97, però es demana de cara a facilitar la feina del tutor que tots els alumnes i les alumnes envieu la vostra feina al tutor amb la versió 97.

El procés de conversió és senzill i ràpid.

• Per a passar de la versió 2000 a la 97: Cal anar dins de l'Access 2000 a l'opció del menú: Herramientas | Utilidades de la base de datos | Convertir base de datos | A una versión anterior de la base de datos de Access. Un cop activada l'opció fa el procés copiant el fitxer sobre sí mateix transformant-lo a la nova versió. A partir d'aquest moment el fitxer passa a ser de la versió Access 97 i si el volem a obrir amb la versió 2000 ens demanarà si el volem convertir a aquesta.
• Per al cas de l'Access XP. també podem dir el mateix. Aquesta imatge mostra que a la versió de l'XP també podem fer les conversions a les anteriors versions del 2000 i del 97:

A Herramientas|Opciones Avanzadas hi ha com a predeterminat "Formato de archivo de Acces 2000". Si ho canviem a 2002, el quadre de convertir actua en consequencia

A mesura que es treballa amb una base de dades Access, el fitxer augmenta la seva grandària pel fet d'incloure fitxers temporals, els quals sovint s'han d'eliminar per millorar el rendiment i reduir la grandària de la base de dades.

Access inclou una funció de compactació. Aquesta serveix per què el fitxer generat pel programa sigui molt més petit en mida. Això facilita el seu funcionament i també resultarà més fàcil enviar-lo per correu electrònic. També re-estructura les dades, aprofitant per exemple els números comptador que s'han esborrat, i gestionant la base de dades d'una forma més acurada.

Per accedir a aquesta funció, cal anar al menú: Herramientas | Utilidades de la base de datos | Compactar base de datos El que fa el programa és fer una còpia sobre sí mateix substituint el fitxer compactar al previ a la compactació. Cal avisar que si el fitxer és d'una mida molt petita per trobar-se buit el seu efecte és poc visible, tot al contrari de quan aquest ja té moltes dades, que passa a ser un efecte espectacular.

És una funció que s'aconsella fer-la sovint per millorar el rendiment del treball amb les bases de dades.

Una altra opció, consecutiva de l'anterior, encaminada a disminuir la mida de la base de dades és la compresió. Aquesta acció és externa a Access, i tot i que es recomana l'ús del programa Shareware (d'ús lliure) anomenat Winzip , podria fer-se amb altres. Tot i estar compactada la base de dades, es pot comprimir i aquesta es fa encara més petita. És molt interessant fer-ho.

Com que aquest curs no té per misió explicar com funionen altres programes d'ús general, i a més a més, donat que hi ha dins de la XTEC espais on s fa aqueta explicació, us recomanem que visiteu aquest enllaç on hi ha informació detallada del mateix: polsa aquí

La següent imatge mostra el contingut del fitxer video.zip. Com es pot veure, el seu contingut és un sol fitxer de base de dades anomenat video.mdb, la mida del qual és 507.904 Kb de forma comprimida i 105.229 Kb sense comprimir, amb un 79% de ratio de compresió. Per tant, això demostra que és una opció interessant comprimir els nostres fitxers de bases de dades.

Un cop que heu vist com funciona el programa Winzip, seria interessant que practiquéssiu en descomprimir les bases de dades d'exemple del curs i que les tornéssiu a comprimir amb noms diferents: video1.zip i alumnes1.zip.

És molt convenient i absolutament recomanable seguir totes les pràctiques i exercicis del curs de cara a un millor desenvolupament del mateix.