Enrera
 Mòdul 4: Registre de correspondència
Curs SAGA Primària
  Pràctica
     
 
 
   
Entrada de documents
   
  Aquesta subtasca permet enregistrar entrades de documents.
   
 

Els documents, un cop enregistrats, es mostren en una graella ordenada per número d'assentament de forma decreixent.

Aquesta graella presenta una mínima informació de cada document i, al final de cada filera, les corresponents icones d'acció.

   
 
 
Llista d'assentaments d'entrada
   
  A la part inferior de la pantalla el botó permet introduir nous documents.
   
  A la pantalla següent es mostren els camps necessaris per a desar la informació relativa al document que s'enregistra. La informació es presenta agrupada en diferents apartats.
   
  Dades del nou registre
   
  Aquest apartat conté les dades del registre:
   
 
ASSENTAMENT

El programa assigna automàticament el número de l'assentament en el moment de desar-lo.

El número d'assentament té el format 2007/xx, on els primers 4 dígits corresponen a l'exercici actual i xx al número d'ordre corresponent.

DATA

És la data en què s'efectua el registre.

TIPUS

Aquest camp s'emplena automàticament en funció de si s'està enregistrant una Entrada o una Sortida.

   
 
 
Dades del nou registre
   
  Dades del document
   
 
DATA Correspon a la data del document.
TEMA Cal seleccionar un tema de la llista que s'ha introduït anteriorment.
DOCUMENTS ADJUNTS S'ha de marcar aquesta casella si l'escrit comptava amb documents adjunts.
ASSUMPTE Breu descripció de l'assumpte del document.
OBSERVACIONS Es poden escriure aquelles observacions necessàries. No és un camp obligatori.
   
 
 
Apartat Dades del document
   
  Dades del remitent
   
 

Si el remitent ha estat enregistrat com a contacte de remitents, només cal introduir el Codi, o bé cercar-lo dins la llista del camp Remitent existent i la resta de dades s'emplenaran automàticament.

Si el remitent no està introduït a la llista de contactes, es poden emplenar els camps en el moment d'enregistrar el document. Aquestes dates no s'inclouran dins del registre general de Remntents.
   
 
 
Apartat Dades del remitent
   
  Següent
   
  En aquesta secció cal especificar si s'ha de fer alguna acció amb respecte a aquest document:
   
 

Les accions possibles són:

  • No s'ha de fer res: és l'opció que es presenta per defecte.
  • Pendent de resposta: si és selecciona aquesta opció, a la casella del costat hi figurarà la data en què s'ha marcat pendent de resposta.
  • Resposta enviada : si és selecciona aquesta opció, a la casella del costat hi figurarà la data en què s'ha marcat resposta enviada.
   
 
 
Apartat Següent
   
  Distribució
   
  Aquest darrer apartat permet enregistrar, si és necessari, la distribució que se'n faci del document, és a dir, a qui se n'hi facilita una còpia i la data en què s'efectua.
   
 
 
Apartat Distribució
   
  Cal acabar clicant el botó . Això ens retornarà a la pantalla inicial d'Entrada:
   
 
 
Llista d'assentaments d'entrada
   
  A la dreta de cada assentament es mostren les icones d'acció:
   
 
Permet editar la fitxa de l'assentament per consultar-lo o modificar-lo si és necessari.

Esborra l'assentament seleccionat.

   
 
Sortida de documents
   
  Els registres de sortida de documents s'efectuen de la mateixa manera que les entrades, seleccionant, però, la subtasca Sortida.
   
  Els camps que presenta la fitxa del registre de sortida és igual que la de l'entrada a excepció que cal consignar el destinatari en comptes del remitent, com és obvi.
   
   
 
Amunt