A la primera pràctica amb el full de càlcul has après una cosa molt interessant: quan tens escrita una fórmula en una cel·la i es copia cap a una altra cel·la o rang de cel·les la fórmula s'actualitza. Per exemple, si en una cel·la calcules la suma dels valors d'un rang i copies la fórmula d'aquesta cel·la a una altra d'una columna contigua, automàticament es canvia el rang a sumar.

Però no sempre serà això el que t'interessarà fer: de vegades voldràs fer operacions amb unes quantitats fixes, que no canviïn si copies la fórmula d'una cel·la a una altra. Per fer-ho hauràs d'escriure aquestes quantitats en les fórmules d'una manera que aprendràs tot seguit i que es coneix com fer servir referències absolutes.

En el context de la pràctica veuràs també l'ús de fórmules condicionals, cosa que et permetrà conèixer un altre recurs molt important per a treballs futurs amb el full de càlcul.

• De la manera que ja t'hem explicat en la pràctica anterior obre el llibre d'Excel primers-exemples.xls.
• Tria l'etiqueta del full Botiga que veuràs a la part inferior esquerra de la pantalla.

Pots imaginar una situació real (que, naturalment, s'esquematitza). En una botiga d'articles esportius han d'entrar en el període de rebaixes. Tens la relació d'articles que posaran a la venda, amb el benentès que aplicaran diferents percentatges de rebaixes a diferents conjunts d'articles, tal com ja ho veus indicat.

• La teva feina consisteix, primer de tot, a posar-hi els preus de cada producte abans de les rebaixes, com s'indica en la imatge següent:

• Primer de tot has d'entrar els valors numèrics.

• Tot seguit fes que aparegui el símbol monetari de l'euro. Si no recordes com es fa, consulta com ho vas fer en la pràctica anterior.

• Convé que enregistris les dades que has entrat. Ho faràs des d'Archivo | Guardar.

• Cal que recordis que per calcular el preu rebaixat en un 10%, per exemple, s'ha de calcular el 90% del preu real o bé, el que és el mateix, multiplicar aquest preu per 0,9.

• Semblantment, per calcular el preu rebaixat en un 20% s'ha de multiplicar el preu per 0,8; si la rebaixa és del 30%, per 0,7, etc.

La primera cosa que farem serà preparar aquests factors de proporcionalitat en les cel·les del rang D3:D5.

• Escriu a la cel·la D2 la paraula Factor.

• A la cel·la D3 posaràs la fórmula que explica per quin factor s'ha de multiplicar si la rebaixa és el 10% indicat a la cel·la C3. Has de pensar-ho una mica i veuràs de seguida que cal escriure =(100–C3)/100 (recorda que el fet de començar amb el signe = indica que vols posar una fórmula).

• Copia la fórmula anterior a les cel·les D4 i D5. Recorda què has de fer:
  • Selecciona la cel·la D3.
  • Arrossega el quadradet del vèrtex inferior dret (amb el botó esquerre del ratolí premut) fins que hagis ampliat la selecció a tot el rang D3:D5. Quan deixis anar el botó del ratolí ja s'haurà copiat la fórmula.

• Comprova que la fórmula s'ha copiat fent servir referències relatives, és a dir, actualitzant-se. Com que a la cel·la D3 havies fet servir C3, llavors, a la cel·la D4 el full de càlcul ha posat C4 i a la fórmula de la cel·la D5 apareix C5.

El pas següent és calcular els preus rebaixats que corresponen a la llista d'articles del tipus A.

• Recorda què representen els factors que acabes d'escriure. Llavors potser pensaràs que a la cel·la C8 cal escriure-hi la fórmula =B8*D3 i que així tindràs el preu rebaixat. I és «més o menys» cert. Tot seguit veuràs perquè no ho és «del tot».

• Escriu, doncs, la fórmula =B8*D3 a la cel·la C8 i fes la prova de copiar-la adequadament perquè s'apliqui a tot el rang C8:C11. Observa els resultats i t'adonaràs de seguida que no són correctes. És que la fórmula s'ha copiat a les altres caselles actualitzant-se, és a dir que ha esdevingut (comprova-ho fent clic a les diverses cel·les) B9*D4, B10*D5, B11*D6... i en realitat tu haguessis volgut B9*D3, B10*D3, B11*D3... és a dir «sempre D3». Aquesta idea de mantenir fixa la referència a una cel·la (que ja hem dit que es coneix com a fer servir una referència absoluta) es pot aconseguir com s'explica seguidament.

• Convé que seleccionis el rang C8:C11 i esborris el que hi tenies amb la tecla Del o Supr. Has de saber que, fent-ho així esborres valors numèrics i fórmules.

• Ara a la cel·la C8 escriu-hi la fórmula =B8*$D$3 on apareixen uns signes $ davant de la lletra de la columna i de la xifra de la fila, que són els que indiquen la referència absoluta a una cel·la.

• Estén la validesa de la fórmula a tot el rang C8:C11. Si ho penses una mica, de seguida veuràs que els resultats numèrics són coherents. Ara fes clic a les cel·les del rang on has aplicat la fórmula i veuràs que s'ha copiat així:
  B9*$D$3, B10*$D$3, B11*$D$3.

Ara cal que facis el mateix per als articles del tipus B i els del tipus C. Si per un moment havies pensat a copiar-hi la fórmula anterior ben segur que pel teu compte ja has decidit que això no seria correcte: la referència absoluta seguiria sent la mateixa $D$3 (és a dir que es faria servir el valor de la cel·la D3) i, en canvi, per un grup d'articles esportius s'ha de fer servir el factor de multiplicació que tenim a D4 i per a l'altre grup el valor de la cel·la D5.

• Vegem primer els articles del tipus B. A la cel·la C14 escriu-hi la fórmula =B14*$D$4. Fixa't novament amb els signes $. Si poses $D$4 com a referència absoluta a la cel·la D4 vol dir que arreu on copiïs aquesta fórmula apareixerà $D$4 i, per tant, es farà servir per calcular el valor actual de la cel·la D4.

• Copia la fórmula que tens a la cel·la C14 a totes les cel·les del rang C15:C19 i així serà vàlida, convenientment actualitzada, per a les files 14 a 19 de la columna C. Si ho fas bé ja tindràs els preus rebaixats per als articles del tipus B.

• Repeteix el procediment per tal d'obtenir els preus rebaixats per als articles del tipus C.

• Finalment, sembla convenient escriure la columna de preus rebaixats, tots els que veus en el rang C8:C27, amb dos decimals i amb el signe €. Ja ho has vist abans en aquesta pràctica, però en tens l'explicació detallada a la pràctica anterior.

Tot seguit pots veure una imatge que mostra el full de càlcul amb els resultats que has d'haver obtingut.

En aquest apartat, que en certa manera també es pot considerar d'ampliació en una primera passada pel treball amb el full de càlcul, es planteja una situació semblant a l'anterior però amb una presentació diferent, per tal que facis servir en una fórmula una expressió condicional.

 
• Si no el tens obert, obre el llibre d'Excel primers-exemples.xls, i ara tria el full indicat per l'etiqueta Rebaixes.

• El que cal traduir a una fórmula és l'argument següent:

  Si a la columna on indica el tipus de l'article hi ha una A, cal multiplicar el preu real pel factor que apareix en la cel·la D3 per tenir el preu rebaixat; en canvi, si hi ha una B (que en aquest exemple simple equival a què no hi hagi una A), llavors cal multiplicar pel factor que consta a la cel·la D4.

• La sintaxi amb què cal redactar una fórmula condicional és la següent SI (Condició que s'ha de comprovar: què es fa si es compleix ;
  què es fa si no es compleix.)

• En l'exemple que ens ocupa has d'escriure a la cel·la E7 la fórmula següent:
  =SI(B7="A";D7*$D$3;D7*$D$4)

  Això vol dir:

  • Condició: si a la cel·la B7 trobem que l'article és del tipus A (pel fet de ser un text i no un número cal escriure'l entre " ").
  • Què es fa si es compleix la condició? A la cel·la on escrivim la fórmula es posa el resultat del producte D7*$D$3 (preu no rebaixat multiplicat pel factor escrit a la casella D3, que ha de ser sempre fix, per això posem referència absoluta). Si has estudiat l'ampliació que fa referència a l'ús més «sofisticat» de referències absolutes sabràs que aquesta fórmula també es pot escriure D7*D$3.
  • Què es fa si no es compleix la condició? Llavors a la cel·la on treballem apareixerà el resultat del producte D7*$D$4.

• Tot seguit copia la fórmula que acabes d'escriure perquè s'apliqui a tot el rang E7:E18.

• Serà bo que donis format a les cel·les perquè les quantitats apareguin amb dos decimals.

• I si ho has fet seguint les indicacions, ja tindràs la llista de nous preus a la vista tal com es mostra en la imatge següent.