Gestió Documental d'un CRP amb Idealist

Sumari

Procediment per realitzar l'estadística del préstec a Idealist

Amb data 16 d'abril de 2007 s'han realitzat canvis a diversos arxius, per adequar l'estadística del préstec al contingut renovat del camp CR. Per tant cal que cada CRP actualitzi aquests arxius.

Cal tenir els tres arxius necessaris per fer l'estadística del préstec a Idealist i el Full de càlcul per recollir les dades (Idealist o acces):

Arxius modificats:

• "Estadist.fer" versió actualitzada, amb data 16/4/2007, de l'arxiu que fa, de forma més acurada, l'estadística del préstec. Cal copiar-lo al directori Idealist per substituir la versió anterior.
• “Estadist.exp” format d’exportació que exporta a format “TXT” les dades de l’estadística del préstec separades per tabulador.Cal copiar-lo al directori Idealist per substituir la versió anterior.
• "Prestecs.lay" conté el nou format de visualització (impressió de l'estadística). Cal copiar-lo al directori Idealist per substituir la versió anterior.
• “Buidat estadistica CRP.xls”. Full de Càlcul d’Excel 97 on cal passar les dades de l’estadística del préstec.Cal copiar-lo al directori Idealist per substituir la versió anterior.

IMPORTANT: Abans de fer l'estadística del préstec convé fer els processos previs proposats a l'apartat "Tasques bàsiques de manteniment dels enregistraments de la base préstec"

Primera opció:

1. Actualitzar els tres fitxers Estadist.fer, Estadist.exp i Prestecs.lay a T:\Idealist

2. A la pantalla inicial de la base “prestecs” d’idealist prémer el botó “Estadística del préstec”. Després d’uns instants a la pantalla apareixerà la fitxa que té el RESUM DEL PRÉSTEC.

IMPORTANT: és convenient al fer l'estadística tenir activada al quadre de diàleg de les opcions de cerca els sinònims exactes. (Menú: Cerca- Opcions Sinonims: Exacte)

3. Imprimir la pantalla per adjuntar el full a la memòria. (Fitxer - Imprimir - Registre actual).

Taula_Prestec.doc

Si ho preferiu des d'aquí us podeu descarregar o obrir el document "Taula_Prestec.doc", que conté unes taules en format Word. Aquestes taules podeu copiar-les al document de la memòria  i omplir les dades manualment.

4. Obrir el Full de Càlcul Excel “Buidat Estadística CRP.xls” i introduir les dades manualment a la primera línia lliure (La 2) tant a l’apartat classe de recurs com Nivells Educatius.

5. Guardar el Full de Càlcul afegint al nom el codi del CRP (EX: Archivo – Guardar como - “Buidat Estadística CRP 08930034.xls”..

Segona opció

Si ho trobeu molt complicat, es pot simplificar de la següent manera:

1. Fer els passos 1, 2 i 3 de l’opció anterior.

2. Exportar el contingut de la fitxa “!Estadistica” amb el format d’exportació “Estadist-exp” amb el nom del CRP. (Fitxer - Exportar - Actual - Metodè:Etiquetat, Fitxer destinació: “CRP…” Format: Estadist.exp”). Això crearà un fitxer de text, amb el nom del CRP (Ex: CRP PRAT.TXT”, que conté dues línies, a la primera hi ha les dades del préstec per classe de recurs i a la segona les dades per nivells educatius.

3. Obrir el Full de Càlcul “Buidat Estadística CRP.xls” i el fitxer de text obtingut a l’apartat anterior amb el Notepad.

4. Situar-se al Fitxer de text, seleccionar la primera línia  i copiar el contingut a la carpeta (menú: Edició opció: Còpia) Passar al Full de Càlcul Excel al primer apartat: Classe de recurs, situar el cursor a la primera  casella lliure (2-A) i prémer enganxar. Les dades es copiaran a la casella corresponent.

5. Tornar  al Fitxer de text, seleccionar la segona línia  i copiar el contingut a la carpeta (menú: Edició opció: Còpia) Passar al Full de Càlcul Excel al segon apartat: Nivells educatius, situar el cursor a la primera  casella lliure (2-A) i prémer enganxar. Les dades es copiaran a la casella corresponent.

6. Fer els passos 5 i 6 de l’opció anterior.

Procediment per realitzar l'estadística del préstec amb acces.
 

1. Obtenir l’estadística del préstec com es fa habitualment. S’obté una taula amb les dades creuades dels préstecs realitzats per classe de recurs i nivell educatiu.

2. Calcular el nombre de préstec per a cada classe de recurs i per a cada nivell educatiu.

3. Obrir el Full de Càlcul Excel “Buidat Estadística CRP.xls” i introduir les dades manualment” a la primera línia lliure (La 2) tant a l’apartat classe de recurs com Nivells Educatius.

4. Guardar el Full de Càlcul afegint al nom el codi del CRP (EX: Archivo – Guardar como - “Buidat Estadística CRP 08930034.xls”.

 

estadist.zip

Des d'aquí us podeu descarregar l'arxiu comprimit estadist.zip que conté els arxius actualitzats amb data 16 d'abril de 2007, esmentats a l'inici d'aquests apartat, necessaris per a la realització de l'estadística.