L'objectiu d'aquesta pràctica és conèixer els principals elements que conformen una base de dades relacional, que serien: taules, consultes, formularis i informes. No és l'objectiu en aquest punt el crear nous elements,  només es tracta d'observar-ne els principals que integren una base de dades per anar familiaritzant-nos amb ells.

Activitats:

• Visió general dels elements d'una base de dades
• Concepte i exemple de taula
• Concepte i exemple de consulta
• Concepte i exemple de formulari
• Concepte i exemple d'informe
• Breus nocions sobre macros
   
  

Elements d'una base de dades

Tal com hem vist en la pràctica anterior, la pantalla del programa Access ens presenta una sèrie de tipus d'elements la funció dels quals és tractar la informació d'una forma particular. Cadascun d'ells tenen una funció diferent i complementària dins del programa. Així tenim:

• Taules: són les que emmagatzemen la informació.
• Consultes: són preguntes sobre determinada informació que es fan a la base de dades i que es guarden. D'aquesta manera podrem executar-les quan vulguem sense haver de tornar-les a crear.
• Formularis: són un forma més completa de visualitzar les dades de les taules i que permeten altres funcions més complexes que aquestes per al tractament de la informació. Es podria dir que es tracta d'uns elements per facilitar l'entrada i visualització de les dades en pantalla.
• Informes: si els anteriors són pensats per treballar en pantalla, aquests tenen la funció principal de treure la informació per impressora d'una forma acurada i professional.
• Macros: es tracta d'una seqüència d'ordres que es graven per automatitzar determinades accions. La seva execució s'associa a botons, accions vàries, etc.
• Mòduls: conjunt complex de macros que entren dins del llenguatge de programació Visual Basic.

Aquests dos últims elements no es veuran en el present curs donada la seva complexitat.

A continuació es presenten cadascun d'aquests elements per separat amb unes imatges il·lustratives.

Taules: concepte i exemple

Les taules són els elements que permeten guardar la informació.

Són els elements bàsics de tota la base de dades, i tots els altres objectes es basaran en elles.

Tenen una estructura de files i columnes que queda representada en la imatge següent, on es pot veure un exemple d''una taula de províncies de Catalunya i el seu codi respectiu:

Tal com es pot apreciar a la imatge, cada columna és un camp, i cada fila és un registre.

Així, en aquesta taula de la imatge tenim dos camps: CODI_PROVÍNCIA i NOM_PROVÍNCIA, que contenen cadascun el seu propi tipus de dades: codis el primer i els   noms de les províncies el segon.

Quant als registres o files, tenim en aquesta taula d'exemple, quatre registres. Són els que representen: el primer registre de la província de Barcelona, el segon de Girona, el tercer de Lleida i el quart de Tarragona.

Consultes: concepte i exemple

Tal com s'ha dit abans, una consulta és una pregunta que es fa a la base de dades i que es guarda. D'aquesta manera podem tornar a fer la mateixa pregunta simplement tornant a executar la consulta prèviament guardada. A més a més, és important, ja que no ocupen gaire espai, ja que les dades de resposta no s'emmagatzemen separadament de la taula: només es guarda la pregunta o consulta, no el seu resultat.

Un exemple de consulta podria ser sobre una taula de tots els museus de l'Empordà, que em mostrés només els d'una determinada població, per exemple Figueres. Així, les següents pantalles mostren respectivament:

• La taula inicial amb tots el museus de l'Empordà: Figura 1
• El disseny de la consulta: Figura 2
• El resultat de la consulta o resposta: Figura 3

Figura 1

Figura 2

Figura 3

Formularis: concepte i exemple

La funció principal del formulari és ajudar-nos a treballar en pantalla. Permet visualitzar les dades de les taules, entrar-ne de noves o modificar les existents. A continuació la figura 4 representa un formulari amb els museus de l'Empordà de l'exemple anterior. Com es pot apreciar aquesta pantalla ens mostra les dades corresponents al primer registre de la taula, i des de la part inferior de la finestra podem anar visualitzant la resta de registres.

Figura 4

Un dels avantatges del formulari és que permet mostrar en pantalla els camps imatge que la taula pot emmagatzemar però no mostrar. Mireu-ne un exemple a la figura 5:

Figura 5

Informes: concepte i exemple

Els informes es troben pensats per a treure la informació de les taules per impressora. Tot i ser aquesta la seva funció principal, també permeten fer càlculs sobre les dades de les taules afegint camps calculats, mostrar dades de diverses taules relacionades entre sí, etc.

Per veure'n un exemple, a continuació podem trobar una representació d'un informe sobre els museus de l'Empordà tal i com es veuria en la presentació preliminar (pas previ a la sortida per impressora).

Figura 6

Macros: concepte general

Les macros suposen un aspecte avançat que queda fora de l'abast d'aquest curs. Com a concepte caldria dir que es tracta d'una funció que ens permet gravar una sèrie d'accions i que després aquesta seqüència la podem executar des d'un botó o s'associa a una acció (evento) determinat.

Un exemple de macro és l'anomenada autoexec, que s'executa cada cop que obrim la base de dades: molt apropiat és donar-li com a funció d'aquesta macro que ens obri el formulari d'ús més comú. D'aquesta forma, cada cop que obrim la base de dades ja tenim automàticament obert el formulari d'alumnes (per exemple) per treballar amb ell. Veure figura 7 que representa la macro dita en mode disseny:

Figura 7

Les accions que faria aquesta macro serien dues: en primer lloc obriria un formulari anomenat alumnes i en segon lloc maximitzaria la finestra d'aquest formulari.