L'objectiu d'aquesta pràctica és conèixer el concepte de formulari i saber-ne crear de senzills mitjançant l'ajut de l'assitent.

Activitats

• Concepte de formulari
• Possibilitats de creació
• Modalitats de formularis existents
• Un exemple: ús de l'assistent
• Creació d'uns models.
• Ampliació de coneixements (opcional)

Abans de res hem de precisar que les taules són la part fonamental d'una base de dades. La seva funció és emmagatzemar la informació, la qual es pot introduir des de diferents vies: des de la mateixa taula, des de determinades consultes i sobretot des dels formularis.

Feta aquesta precisió inicial, ara es pot centrar l'explicació en els formularis.

Els formularis són uns objectes dins de la base de dades que tenen diferents funcions: per una banda, suposen un ajut en el moment d'introduir les dades en la taula (tal com s'ha dit abans) i per una altra, serveixen per mostrar-nos diferents elements gràfics que l'estructura pròpia d'una taula no permet: les imatges, un altre formulari associat al primer mitjançant una relació, gràfics, etc.

També admeten la creació de camps nous que s'emmagatzemen dins del mateix formulari. Així podem crear un camp calculat que tingui en compte el valor d'un camp numèric i que en faci qualsevol càlcul sobre ell.

Com es pot crear un formulari

En primer lloc ens hem de situar en la pestanya de formularis, des de la finestra general de la base de dades mitjantçant el botonet corresponent:

Un cop situats dins la finestra de formularis, podem triar l'opció Nuevo mitjançant el botonet corresponent que es mostra a sota sota i automàticament obtindrem aquesta pantalla. En ella podrem escollir entre les diferents modalitats de creació d'un formulari:

Vista de diseño, Asistente para formularios, Autoformulario: columnas, tabular, hoja de datos, de gráficos i de tablas dinámicas.

Modalitats de formularis existents

Tal com s'ha vist en la imatge anterior hi ha diferents models de formularis diferents. De tots ells, podem destacar-ne alguns que són els més utilitzats i d'altres els passarem per alt, ja que tot i ser interessants, no hi tenen cabuda dins d'aquest curs donades les seves limitacions de durada.

A continuació s'explica de forma ràpida les diferents modalitats existents derivades de la pantalla anterior:

• Vista diseño. Ens mostra en pantalla un formulari fet però completament buit, sense trobar-se vinculat a cap taula ni consulta prèvia. Es fa quan es vol crear un formulari que serveixi per accedir a altres formularis mitjançant botons (seria un formulari-menú)

• Asistente para formularios. Polsant sobre aquesta opció es posa en marxa de forma automàtica un assistent que ens va guiant mitjançant successives pantalles en la creació del formulari que desitgem.

• Autoformulario. Hi ha tres possibilitats de creació dels anomenats Autoformularios, que són les següents: Columnas, Tabular i Hoja de Datos. L'autoformulari és una opció molt ràpida, ja que amb molt poc esforç crea un nou element, però controlem molt poc l'acció del programa, i normalment el resultat no és del grat de l'usuari.

• Asistente para gráficos. Tal com s'ha dit abans, els formularis poden mostrar gràfics en pantalla, i és mitjançant l'assistent que ho podem aconseguir.

• Asistente para tablas dinámicas. Dins del programa de Full de Càlcul Excel hi ha una funció que és l'anomenada "Tabla dinánica", la qual ens mostra la informació i ens permet agrupar-la o ordenar-la de moltes formes diverses. Aquest assistent permet passar una informació d'una taula de l'Access a un format semblant a aquesta funció de l'Excel.

Un exemple mitjançant l'assistent

En aquest exemple crearem un formulari mitjançant l'ajut de l'assistent. Es basarà en la taula CENTRE_B importada a la base de dades de treball D104.MDB a la pràctica 2 de l'anterior mòdul.

Per tant, per començar, li donem al botó i després escollim la segona opció de la pantalla de Nuevo formulario, i a la part inferior de la pantalla escollim la taula CENTRE_B. Ara ja podem començar amb la creació.

La següent imatge ens mostra la pantalla que obtindrem al polsar l'opció Aceptar de la imatge anterior. En aquesta pantalla ens mostra a la part esquerra el llistat de tots els camps de la taula que hem escollit (CENTRE_B) i ens permet escollir quins d'aquests camps volem que apareguin o no en el futur formulari.

Un cop escollits els camps desitjats, polsant el botó Siguiente, obtindrem la pantalla següent:

Tal com es pot suposar, en ella serà on escollirem quin tipus d'estructura de les dades volem:

• En columnes. És el més utilitzat. D'ell es mostra el resultat en una imatge posterior.
• Tabular. No és massa còmode a no ser que hi hagi pocs camps en el formulari, s'estén molt en horitzontal.
• Hoja de datos. D'aspecte semblant a una taula. En molts casos s'utilitza quan volem fer un subformulari (un formulari posat dins d'un altre amb el qual hi ha una relació prèvia)
• Justificado. Aprofita tots els espais entre els camps.

La següent pantalla ens mostra l'estil que volem que tingui el formulari:

Podem triar entre deu models que tenim representats en la imatge superior. Es tracta de provar-los cadascun per poder triar el que més ens agrada.

A la pantalla que segueix, i que mostra la següent imatge, la bandera dels escacs ens indica que estem en la darrera pantalla de l'assistent. En aquesta podem posar el nom que volem que tingui el formulari a la part superior, i en la part inferior ens deixa triar què volem fer, si obrir el formulari per treballar amb ell ja o entrar en el mode disseny per modificar la seva estructura.

Les imatges que vénen a continuació ens mostren les dues formes de veure el formulari recentment creat. Els botons corresponents i ens permeten alternar entre una visió i l'altra.

La primera imatge ens mostra el formulari llest per a treballar amb ell, és a dir, podem introduir dades que aniran a parar directament a la taula corresponent.

La segona imatge ens mostra el formulari en forma de disseny, que ens permetrà canviar molts aspectes del mateix, com la mida dels camps, de les etiquetes dels camps, etc.

En la següent imatge es mostra a l'esquerra l'etiqueta o nom del camp i a la dreta el contingut del camp. Moltes vegades la mida dels camps que ens fa l'assistent no és adequada, ja que no permet veure de forma completa la informació en ell continguda. Per ampliar o reduir la mida dels camps, simplement hem de fer clic per seleccionar-lo i després situant-se a sobre qualsevol dels quadrets allargar-ho. Si ens situem sobre el quadret de més a l'esquerra i a munt tant de l'etiqueta com del contingut del camp (que tenen una mida més grossa que la resta) el que farem serà canviar de posició només l'etiqueta o el camp de forma independent. Si no es fa així, tant etiqueta com camp es mouen junts.

.

Mitjançant l'ús de la barra d'eines de la imatge següent treballarem en el mode disseny del formulari i podrem inserir: (d'esquerra a dreta) noves etiquetes, nous camps (calculats o nous), grups d'opcions, caselles de verificació, quadres desplegables, botons d'acció, imatges, salts de línia, control tipus fitxa, subformularis, línies, rectangles, etc.

Creació de diferents models

Ara anem a posar en pràctica tot el que hem vist al llarg de la pràctica 1 d'aquest mòdul.

• En primer lloc farem un formulari mitjançant l'ús de l'assistent de cadascuna de les taules de la base de dades, i els anomenarem amb el mateix nom que les taules respectives. El resultat final serà vuit formularis. En ells provarem de donar diferents dissenys i formats per trobar el que més ens agradi.
• En segon lloc farem un formulari tipus gràfic basat en la taula PAG_QUOTES, el resultat del qual serà semblant a la imatge de sota.

Ampliació de coneixements: formulari i subformulari (opcional)

La següent pantalla mostra un formulari que inclou un subformulari. Aquest apartat queda fora de l'abast del present curs, però com a mínim que es vegi com una cosa possible de fer. El formulari principal es troba basat en la taula de DADES_PERSONALS i el subformulari en la taula de DADES_ANYALS, les quals es trobaven prèviament relacionades. Per fer-ho, primer es crea el formulari principal, i mitjançant el botó podem crear el subformulari relacionat amb el primer. I el resultat és el que mostra la imatge de sota. Sobre aquest mateix exemple treballarem en el voluntari d'informes. Veureu.