L'objectiu d'aquesta pràctica és treballar les relacions del programa Access amb els altres programes integrats dins del paquet Microsoft Office 97, bàsicament el Word i l'Excel.

Nota important.- Dins d'aquesta pràctica la part més interessant i la que té caràcter obligatori és l'apartat Combinar amb MS Word, essent la resta voluntari i vàlid com a informació per als alumnes que en volen saber més.

Activitats

• Conceptes generals (opcional)
• La relació amb el Word 97 (opcional)
• Les etiquetes postals (opcional)
• La relació amb l'Excel 97 (opcional)
• Les taules dinàmiques (opcional)
• Combinar amb MS Word

Conceptes generals (opcional)

Entre aquests programes esmentats hi ha dos tipus de relacions diferents, a les quals s'hi pot accedir polsant sobre el botó que indica la següent imatge . Fent clic, obtindrem el menú que apareix a la dreta, dins del qual podrem treballar dues modalitats de relació amb el Word i una amb l'Excel.

També s'hi ha inclòs dins d'aquesta pràctica apectes interessants com poden ser les etiquetes postals o les taules dinàmiques de l'Excel. Hem de pensar que es tracta d'aspectes secundaris, però que s'exposen dins del present curs com a material d'ampliació i de categoria voluntària.

La relació amb el processador de textos Word 97 (opcional)

Entre el programa de base de dades Access 97 i el programa processador de textos Word 97, ja que tots dos són integrants del paquet ofimàtic Microsoft Office 97 es dóna gran compatibilitat i grau d'integració elevat.

Ara es detalla cadascuna d'aquestes modalitats de relació de base de dades i processador de textos:

• Publicar com MS Word. Aquesta opció és molt ràpida de fer, consisteix en passar una taula qualsevol de la base de dades a un document tipus Word, ho converteix en una taula típica en format Word.
• Combinar con MS Word. Es tracta d'una opció més complexa, és l'anomenat "mailing" o combinació de les dades d'una taula Access (adreces de persones, per exemple) amb un document base o carta model del Word. Fent el procés adequat, s'obtindrà com a resultat un document idèntic per a cadascun dels integrants de la taula inicial Access, variant només les dades combinades individuals (el nom, cognoms, adreça, etc). És una magnífica eina per ala publicitat o per fer cartes que han d'arribar a tots els pares d'un centre o si es basa sobre una consulta prèvia, als pares que tenen fills de menjador, o qualsevol altre que ens interessi. S'explica amb un exemple al final d'aquesta pàgina: Veureu

Les etiquetes postals (opcional)

Es tracta d'una opció inclosa dins dels informes, i la seva funció és elaborar una sortida per impressora d'unes dades en format del que es coneix com etiquetes postals, per després poder-les enganxar en sobres o al lloc que ens convingui.

Es tracta de seguir al peu de la lletra els passos que indica l'assistent corresponent que trobem dins dels informes, i que té per nom Asistente para etiquetas, tal com es pot veure en la imatge següent.

Aquest assistent ens permet personalitzar les etiquetes, sobre quina taula es vol fer, quins camps s'hi vol incloure o no, quina és la mida física que tenim del paper d'etiqueta, etc. El resultat pot ser, per tant, molt variable segons els nostres interessos.

Un exemple d'aquestes el tenim en la imatge següent:

La relació amb el full de càlcul Excel 97 (opcional)

• Analizar con MS Excel. S'obté un resultat similar a la primera opció aquí estudiada, però en lloc de convertir-ho en format Word, ho fa en format Excel, inserint la informació en un full de càlcul que després podrem modificar amb aquest programa.

Un exemple d'aquest procés es pot apreciar a la imatge següent, on s'ha fet amb la taula DADES_PERSONALS:

Les taules dinàmiques (opcional)

Aquest és un concepte propi d'Excel. Es tracta d'una eina que permet canviar de forma ràpida l'estructura de les dades representades en una taula Excel.

Per procedir a aquesta opció ho hem de fer des de la finestra de formularis, concretament des de l'opció Asistente para tablas dinámicas:

Normalment es troba pensat per a taules que tinguin dades numèriques, sobre les quals pot després fer operacions matemàtiques vàries.

Hi ha un assistent que ens va guiant al llarg de tot el procés. Un exemple de taula dinàmica el representa aquesta imatge, que està basat en una consulta prèvia:

Combinar amb MS Word

En aquesta activitat es tracta d'enviar una carta personalitzada a cada alumne resident a Canet de Mar, avisant-lo que un dia determinat del mes es suspén el transport públic per unes obres en el seu municipi.

Partirem d'una una taula de l'Access per una banda (la de DADES_PERSONALS) i un document Word per una altra (CARTA.DOC) que combinats ens donaran per resultat un nou document Word amb tants fulls com alumnes de Canet tinguem. En el cas d'aquesta pràctica la sortida serà via correu electrònic.

El punt de partida serà polsar sobre el botó i escollir l'opció Combinar con MS Word.

La següent pantalla ens mostra el primer pas de l'assistent, i com que de moment no hem creat cap document dins Word per fer la funció de carta base, haurem d'escollir la segona opció: Crear un documento nuevo...

Un cop escollida l'opció adequada s'obre automàticament el programa Word i en ell hi apareix la barra d'eines de la combinació de correspondència, que és aquesta:

Ara continuem dins Word creant la carta base, la qual consta d'una sèrie de codis dels camps, que els escollirem polsant sobre la primera opció de l'esquerra d'aquesta barra d'eines d'amunt: Insertar campo de combinación.

El resultat que hem de tenir ha de ser semblant a aquest:

Hem de tenir en compte que tot el que apareix escrit sense fons gris és teclejat manualment, i el que té aquest color gris de fons són els noms dels camps escollits amb el botó Insertar campo de combinación esmentat abans.

Ara ja tenim la carta model i només ens queda decidir quin tipus de combinació volem fer entre els dos elements. Polsant sobre el botó entrarem en el quadre de la combinació de correspondència, que representa aquesta imatge:

En aquesta pantalla podrem fer un filtrat previ de les dades mitjançant el botó Opciones de consulta, per limitar la combinació només als alumnes el municipi dels quals sigui Canet de Mar. Al polsar sobre el botó Combinar obtenim  la següent pantalla:

Figura combinar

Després al donar a Opciones de consulta obtindrem aquesta altra  pantalla, on disposarem les dades tal com s'indica per filtrar els registres a només els alumnes de la població de Canet de Mar:

Un cop fet clic en Aceptar, tornem a la pantalla d'abans,  en la qual podrem triar entre totes les diferents modalitats de combinació que ens ofereix el programa i que a continuació s'expliquen quina funció té cadascuna d'elles:

• Documento nuevo: genera un document en format Word que contindrà tantes pàgines com registres hi hagi a la font de dades o taula de la combinació.
• Impresora: no genera cap document, simplement surt per impressora.
• Correo electrónico: genera un missatge de correu electrònic nou per a cada registre producte de la combinació i ho situa en la safata de sortida del programa gestor del correu electrònic que tinguem configurat com a predeterminat en el nostre ordinador. Podem escollir d'afegir-hi com a document annexat al missatge el document en format Word creat o no. Un dels camps de la taula a combinar ha de contenir adreces de correu electrònic per poder escollir aquesta modalitat de combinació.

En el nostre exemple, escollirem Correo electrónico. Abans de donar l'ordre de fer la combinació caldrà polsar sobre el botó Configuaración, que es troba dins de la pantalla on escollim el tipus de combinació (quadre combinar en). A l'activar el botó Configuración obtindrem aquesta pantalla:

Aquesta pantalla té unes opcions modificables:

• En el primer desplegable hem d'expressar quin camp de la taula conté les dades de l'adreça electrònica. Així caldrà escollir el camp E_MAIL en aquest cas.
• També s'especifica quin assumpte volem que tingui el missatge, en aquest exemple Avís d'obres.
• I per últim, si marquem la casella d'Enviar documento adjunto, el que farà és incloure com a document adjunt al missatge de correu electrònic el document format Word que generem com a producte de la combinació.

Ara ja només ens queda polsar sobre l'opció Combinar i es posa en marxa automàticament el mecanisme que farà que en el nostre programa de correu electrònic predeterminat s'afegeixin 20 missatges nous en la safata de sortida corresponent, com mostra la figura següent:

Com es pot apreciar, tots els missatges tenen el mateix Assumpte i també tots ells tenen un fitxer adjunt, i si l'obrim ens trobarem el text de la figura de sota:

Com que aquestes adreces de correu electrònic són fictícies procureu esborrar de la safata de sortida els missatges abans que el programa corresponent intenti enviar-ho. No heu d'enviar res al tutor d'aquesta pràctica. A l'Exercici 3 d'aquest mòdul es planteja un exemple semblant del qual sí que caldrà enviar el resultat.