L'objectiu d'aquesta pràctica és el disseny de noves consultes i informes adaptats a les necessitats de cada moment, tot aprofitant la informació continguda als programes de gestió acadèmica de primària i secundària WinPri i WinSec exportada a Access.

Segons la vinculació de cada participant en aquest curs a un centre de primària o secundària,
caldrà optar per les activitats relacionades amb el programa WinPri (primària) o WinSec
(secundària).

Activitats

• Disseny de consultes amb les dades de WinPri
• Creació d'informes amb les dades de WinPri
• Creació d'un informe d'etiquetes postals amb el resultat d'una consulta (opcional)
• Disseny de consultes amb les dades de WinSec
• Creació d'informes amb les dades de WinSec
• Utilització de sentències SQL d'Access a les consultes definibles de WinSec (opcional)

Disseny de consultes amb les dades de WinPri

Primerament es dissenyarà una consulta amb les dades dels alumnes de 6è de primària incorporades des del WinPri a la pràctica 4, amb l'objectiu de confeccionar un llistat per lliurar al tutor.

• Obriu la base de dades WINPRI.MDB creada a la pràctica 4 i observeu quines són les taules existents:

• Dissenyeu una nova consulta amb la taula ALUMNES i anomeneu-la 6PRIM.
• Incorporeu a la consulta els camps relatius a l'any acadèmic, nom i cognoms de l'alumne, l'etapa i l'adreça del pare.
• Indiqueu una ordenació ascendent pels cognoms de l'alumne.
• Establiu criteris per filtrar els alumnes del curs 2001 de 6è de primària i desmarqueu el camp ANY_ESCO perquè no aparegui al resultat de la consulta:

• Guardeu els canvis i executeu la consulta per observar el resultat:

• Per finalitzar, tanqueu la consulta.

Creació d'informes amb les dades de WinPri

A continuació es crearà un informe per llistar el resultat de la consulta utilitzant l'assistent.

• Creeu un informe utilitzant l'assistent a partir de les dades de la consulta acabada de crear 6PRIM:

• Accepteu els valors per defecte que proposa l'assistent i indiqueu una orientació horitzontal. El resultat serà el següent:

• Finalment tanqueu l'informe.

Creació d'un informe d'etiquetes postals amb el resultat d'una consulta (opcional)

Crearem ara un nou informe per fer etiquetes postals amb les dades dels pares dels alumnes de 6è de primària, pel que caldrà primer modificar la consulta 6PRIM creada anteriorment per incorporar els camps relatius al nom i cognom dels pares.

• Modifiqueu el disseny de la consulta 6PRIM creada anteriorment i incorporeu els camps PARE_NOM i PARE_COG.

• Guardeu els canvis i tanqueu la consulta.
• Creeu un nou informe utilitzant l'assistent per fer etiquetes postals amb les dades de la consulta 6PRIM:

De vegades el format d'etiquetes continguts dins l'Access no es correspondrà amb les mides de les etiquetes disponibles. Si teniu, per exemple, unes etiquetes de 105 x 37 mm, amb 8 etiquetes en vertical i 2 en horitzontal, caldrà crear un format personalitzat.

• Si cap dels formats s'adapta a les mides de les etiquetes disponibles, premeu a Personalizar... per crear un nou format d'etiquetes.
• Creeu un nou format amb el nom Adreça i doneu-li els valors següents:

• Si l'Access demana modificar els marges per adaptar el format a l'àrea imprimible, feu clic a No:

• Tanqueu el dissenyador d'etiquetes i continueu amb l'assistent d'informes establint la font, la mida de lletra i els camps que caldrà incorporar:

• Finalitzeu amb l'assistent i l'informe resultant s'assemblarà a:

• Guardeu els canvis i tanqueu l'informe i la base de dades.

Disseny de consultes amb les dades de WinSec

Primerament es dissenyarà una consulta amb les dades dels alumnes de 2n de batxillerat, incorporades des de WinSec a la pràctica 4, amb l'objectiu de confeccionar un llistat amb les qualificacions finals d'etapa del curs anterior.

• Obriu la base de dades WINSEC.MDB creada a la pràctica 4 i observeu quines són les taules existents:

• Dissenyeu una nova consulta amb les taules ALUMNES, ALUMACAD, ALUMNOTA, i DEPENDEN i anomeneu-la 2BATX, relacionant-les pels camps MATRICULA i CURS_ACAD. La taula ALUMNOTA relacioneu-la amb la taula DEPENDEN pel camp CODI:

• Incorporeu a la consulta els camps relatius a l'any acadèmic, nom i cognoms de l'alumne, l'etapa, l'avaluació, el tipus, el codi i descripció de matèria i el codi de nota.
• Establiu una ordenació ascendent pel nom dels alumnes i criteris per filtrar les qualificacions finals d'etapa (consulteu els valors possibles) dels alumnes de 2n de batxillerat del curs 2001-02:

• Guardeu els canvis i executeu la consulta per observar el resultat:

• Per finalitzar, tanqueu la consulta.

Creació d'informes amb les dades de WinSec

A continuació s'utilitzarà l'assistent d'informes per llistar el resultat de la consulta, agrupant les dades que corresponen a cada alumne.

• Creeu un informe utilitzant l'assistent a partir de les dades de la consulta acabada de crear 2BATX:

• Seleccioneu per a l'informe els camps disponibles COGNOM1, COGNOM2, NOM, CODI, DESCRIPCIO i C_NOTA i creeu un nivell d'agrupament pel camp NOM:

• Ordeneu els registres del detall pel camp CODI i finalitzeu amb l'assistent acceptant els valors per defecte. El resultat serà el següent:

Observeu que s'ha establert un nivell d'agrupament pel camp NOM, però encara es repeteixen les dades relatives als cognoms dels alumnes.

• Premeu el botó per modificar manualment l'informe.
• Traslladeu a l'apartat Encabezado NOM els camps COGNOM1 i COGNOM2 i ajusteu a l'esquerra els camps CODI, DESCRIPCIO i C_NOTA de l'apartat Detalle:

Ara només mancarà fer uns últims retocs als camps de la línia Encabezado, de manera que tinguin la mateixa mida i tipus de lletra.

• Seleccioneu, prement la tecla SHIFT (majúscula) i fent clic amb el ratolí, tots els camps de la línia Encabezado NOM.
• Feu clic al botó per modificar les propietats dels camps seleccionats i, dins la fitxa Formato, indiqueu una font Arial, mida 11 i gruix de negreta. Aprofiteu també per esborrar totes les capçaleres de l'apartat Encabezado de pàgina.
• Guardeu els canvis amb i comproveu el resultat fent clic a :

Utilització de sentències SQL d'Access a les consultes definibles de WinSec (opcional)

Tal com es va observar a la pràctica 3 del 2n mòdul, el llenguatge SQL (Structured Query Language) és un estàndard utilitzat per la gran majoria de gestors de bases de dades, i té l'avantatge que està en format de text pla, pel que és fàcilment transportable d'una aplicació a una altra.

En aquesta activitat, a partir de les taules de WinSec incorporades dins una base de dades d'Access, es crearà una consulta que es visualitzarà en el format SQL. La sentència SQL resultant s'aprofitarà per crear, dins WinSec, una consulta definible que busqui informació continguda dins les pròpies taules de WinSec. D'aquesta manera s'estarà utilitzant l'Access com un assistent per a la confecció de les consultes definibles en SQL de WinSec.

• Dins la base de dades WINSEC.MDB, dissenyeu una nova consulta utilitzant les taules ALUMNES, ALUMACAD i dues vegades la taula TUTORS, establint les següents relacions:

• Afegiu a la consulta el nom i cognoms dels alumnes, les dades acadèmiques del curs 2002 i el nom dels pares, amb els criteris de selecció i ordenació següents:

• Guardeu la consulta amb el nom 4ESO i executeu-la per observar el resultat.
• Executeu l'opció de menú Ver|Vista SQL per accedir al text de la sentència SQL:

• Seleccioneu, arrossegant amb el ratolí, el text de la sentència i copieu-lo al portapers del Windows amb l'opció Edición|Copiar.
• Obriu el bloc de notes del Windows i enganxeu el text copiat prèviament amb l'opció Edición|Pegar.

Malgrat que el llenguatge SQL és un estàndard, cada aplicació la utilitza de manera diferent, i caldrà introduir alguna petita modificació en el text de la sentència per tal que es pugui utilitzar dins el WinSec. Bàsicament caldrà eliminar les marques de canvi de paràgraf i el punt i coma del final.

• Assegureu-vos que està desactivada l'opció Edición|Ajuste de línia del bloc de notes de Windows.
• Situeu el cursor al final de cada línia de la sentència SQL, premeu la barra espaiadora i a continuació la tecla SUPR per esborrar la marca de canvi de paràgraf. Repetiu l'operació fins que la sentència SQL ocupi una sola línia.
• Esborreu també el punt i coma del final i assegureu-vos que el cursor no pot baixar a sota de la línia de text de la consulta.
• Seleccioneu novament tot el text del bloc de notes amb l'opció Edición|Seleccionar todo i copieu-lo al portapers de Windows amb l'opció Edición|copiar
• Obriu WinSec i creeu una nova consulta definible amb l'opció Complements|Consultes definibles.
• Poseu nom a la nova consulta (4ESO) i, a l'espai reservat per al text de la consulta, enganxeu el contingut del portapapers de Windows amb l'opció Edició|Enganxar.
• Assegureu-vos que no hi ha cap canvi de paràgraf al final del text de la consulta i executeu-la amb la icona . El resultat serà el mateix que a l'Access, però ara les dades correspondran als alumnes gestionats amb el WinSec:

Aquestes dades es podran exportar als formats estàndard (text, Excel, dBase..) o imprimir directament aprofitant l'editor d'informes incorporat dins el mateix WinSec.

Trobareu més informació, relativa a la utilització de l'Access per crear consultes definibles de WinSec, a la Web de WinSec, dins l'apartat Utilitats|Consultes SQL amb Access.