L'objectiu d'aquesta pràctica és crear una base de dades d'Access aprofitant les dades dels programes de gestió acadèmica de primària i secundària WinPri i WinSec. Primer s'exportaran una a una alguna de les taules dels programes de gestió per finalment construir, dins l'Access, una base de dades amb les taules exportades.

Opcionalment es podrà escollir entre realitzar les exportacions de dades amb els aplicatius de gestió (WinPri o WinSec) o utilitzar les taules d'aquests aplicatius ja exportades i disponibles a la carpeta de treball dins els arxius comprimits taules_pri.zip o taules_sec.zip.

Segons la vinculació de cada participant en aquest curs a un centre de primària o secundària, caldrà optar per les activitats relacionades amb el programa WinPri (primària) o WinSec (secundària).

Activitats

• Exportació de dades de WinPri (opcional)
• Exportació de dades de WinSec (opcional)
• Creació d'una base de dades d'Access amb dades de WinPri
• Creació d'una base de dades d'Access amb dades de WinSec

El programa de gestió acadèmica d'ensenyament infantil i primari WinPri té una opció de menú, dins el mòdul Utilitats, per exportar les dades dels alumnes al format dBase

• Amb les dades de l'escola demo obriu el programa WinPri i executeu l'opció de menú Exportar|dBase del mòdul Utilitats:

• Feu clic al botó Tots per seleccionar tots els alumnes i a continuació premeu el botó Exportar a dBase
• Seleccioneu la carpeta de treball per guardar la nova taula i anomeneu-la ALUMNES:

• Finalitzeu amb el procés d'exportació prement el botó D'acord.

Aquesta però, no és l'única manera d'exportar les dades de WinPri. El procés descrit exporta totes les dades relatives a l'alumnat a una única taula en un format estàndard com dBase, però hi ha altres maneres d'exportar la informació de WinPri tot seleccionant una taula concreta.

• Obriu el mòdul Escola de WinPri i seleccioneu l'opció de menú Definir|Taules:

• Seleccioneu la fitxa Escoles i feu clic a sobre amb el botó dret del ratolí:

• Això ens donarà accés a un menú especial on, entre altres opcions, ens permetrà exportar la taula a dBase (format DBF) i Access (format MDB). Seleccioneu el format DBF i guardeu la taula a la carpeta de treball amb el nom ESCOLES.DBF:

• Accepteu per guardar la nova taula exportant totes les columnes.
• Seleccioneu ara la taula de poblacions i feu clic amb el botó dret del ratolí per exportar aquesta taula a format MDB.
• Indiqueu igualment la carpeta de treball per guardar la taula i anomeneu-la POBLACIO:

• Confirmeu l'exportació de la taula amb totes les columnes.
• Igualment, del mòdul Escola exporteu a la carpeta de treball la taula de professors, disponible al menú Fitxers|Personal|Fitxes de personal.
• Comproveu, amb l'explorador del Windows, el contingut de la carpeta de treball amb els arxius exportats:

El programa de gestió acadèmica d'ensenyament secundari WinSec permet l'exportació de les taules amb la informació relativa a l'alumnat, el personal, i altres, als formats més estàndard, com TXT, dBase, Excel, o Visual FoxPro.

Cal tenir en compte, però, que tota aquesta informació està distribuïda en un munt de taules diferents: la taula ALUMNES conté les dades personals dels alumnes que es mantenen fixes al llarg de la seva estada al centre, la taula ALUMCURS conté altra informació personal que pot canviar d'un any per l'altre com l'adreça o el telèfon, la taula TUTORS conté la informació relativa als pares o tutors legals de l'alumne, la taula ALUMACAD conté la informació acadèmica relativa a l'etapa i el curs, la taula ALUMCURR conté la informació relativa al currículum, la taula ALUMNOTA conté les qualificacions,... relacionades pel camp MATRICULA, informació que identifica als alumnes de manera única, i pel camp CURS_ACAD, que indica a quin curs correspon la informació de cada registre.

L'opció d'exportació per les taules de WinSec està dins el menú Complements, però cal primer tenir activat el centre de proves IES Rosa dels Vents, tot restaurant la còpia de seguretat winsec2.zip amb dades del curs acadèmic 2002-03.

• Una vegada restaurada la còpia de seguretat winsec2.zip del centre de proves IES Rosa dels Vents, executeu WinSec i obriu l'opció de menú Complements|Exportació de dades.

A la finestra resultant caldrà indicar la taula de WinSec origen de les dades, la ubicació i nom de l'arxiu que contindrà les dades exportades, i el tipus o format amb què es farà l'exportació.

• Exporteu la taula ALUMNES.DBF, la qual conté les dades personals dels alumnes i que es troba dins la carpeta que porta com a nom el codi de 8 xifres del centre.
• Indiqueu la carpeta de treball per guardar l'arxiu resultant i anomeneu-lo ALUMNES.DBF
• Seleccioneu com a format d'exportació el tipus DBF:

• Proveu amb altres formats exportant les taules ALUMACAD.DBF, ALUMNOTA.DBF i TUTORS.DBF, tenint en compte que caldrà donar l'extensió corresponent a l'arxiu amb les dades exportades: DBF per als tipus dBase i Visual FoxPro, TXT per al tipus text, XLS per a tipus Microsoft Excel...
• Feu també l'exportació de les taules CREDITS.DBF i DEPENDEN.DBF que contenen, respectivament, la relació de crèdits i matèries-àrees del disseny curricular.
• Consulteu, amb l'explorador de Windows, el resultat de l'exportació obrint la carpeta de treball:

En aquesta activitat es crearà una base de dades d'Access on s'importaran les taules exportades del programa WinPri guardades a la carpeta de treball.

• Executeu l'Access i creeu una nova base de dades en blanc a la carpeta de treball amb el nom WINPRI.MDB:

• Una vegada creada la base de dades, importeu les taules exportades amb format DBF amb l'opció de menú Archivo|Obtener datos externos|Importar...
• Seleccioneu, a Tipo de archivo, el format dBaseIII (*.dbf):

• Importeu també la taula de poblacions exportada a format MDB indicant, a Tipo de archivo, el format Microsoft Access (*,mdb;...).
• Obriu les taules importades per observar el seu contingut: WinPri ha anomenat EXPORTACIO a la taula de poblacions exportada en format MDB. Canvieu-li el nom, amb el botó dret del ratolí per POBLACIONS.

En aquesta activitat es crearà una base de dades d'Access on s'importaran les taules exportades del programa WinSec guardades a la carpeta de treball.

• Executeu l'Access i creeu una nova base de dades en blanc a la carpeta de treball amb el nom WINSEC.MDB:

• Una vegada creada la base de dades, importeu les taules exportades amb l'opció de menú Archivo|Obtener datos externos|importar indicant a Tipo de archivo el format corresponent a cadascuna d'elles:

• Obriu les taules importades per observar el seu contingut.