L'objectiu d'aquesta pràctica és conèixer el concepte d'informe i saber-ne crear de senzills mitjançant l'ajut de l'assitent.

Activitats

• Concepte d'informe
• Possibilitats de creació
• Modalitats d'informes existents
• Un exemple: ús de l'assistent
• Creació d'uns models
• Ampliació de coneixements (opcional)

Concepte d'informe

Els informes, tot i que de vegades s'asemblin amb els formularis, tenen una funció completament diferent. Així, els formularis es troben pensats per treballar amb la informació en pantalla, mentre que els informes tenen per objectiu principal la sortida de la informació per impressora d'una forma molt acurada.

Els informes es poden basar sobre una taula o sobre una consulta prèvia i preparen la informació perquè tingui sortida per la impressora. També s'hi poden afegir nous camps que es guardaran en el mateix informe: com a camps calculats sobre els ja existents, fer també sumatoris i diverses operacions amb els continguts dels camps numèrics, etc.

També es poden incloure gràfics i subinformes, tal com es deia en l'apartat indicat dels formularis Veureu

Compta amb una presentació preliminar de la feina com a pas previ a la seva sortida per impresora, i també amb el mode disseny en el qual podrem retocar tot el que no acabi d'agradar. D'aquesta forma estalviarem molt de paper en la fase de proves de la base de dades.

Com es pot crear un informe

En primer lloc ens hem de situar en la pestanya dels informes, des de la finestra general de la base de dades mitjantçant el botonet corresponent:

Un cop situats dins la finestra dels informes podem triar l'opció Nuevo mitjançant el botonet corresponent que es mostra a sota i automàticament obtindrem aquesta pantalla. En ella podrem escollir entre les diferents modalitats de creació d'un informe:

Vista de diseño, Asistente para informes, Autoinformes: columnas, tabular, gráficos i etiquetas.

Modalitats de formularis existents

Tal com s'ha vist en la imatge anterior hi ha diferents models d'informes. De tots ells, podem destacar-ne alguns que són els més utilitzats i d'altres els passarem per alt, ja que tot i ser interessants, no hi tenen cabuda dins d'aquest curs donades les seves limitacions de durada.

A continuació s'explica de forma ràpida les diferents modalitats existents derivades de la pantalla anterior:

• Vista diseño. Ens mostra en pantalla un informe fet però completament buit, sense trobar-se vinculat a cap taula ni consulta prèvia. La seva raó de ser és per crear un informe buit que l'usuari vol omplir amb dades que no provenen de cap taula ni consulta prèvia de la base de dades. Es pot utilitzar les eines d'insersió d'elements per omplir aquest informe de les dades que vulguem: un text, una imatge, etc.
• Asistente para informes. Mitjançant aquesta interessant eina podrem fer pas a pas un informe i triar la modalitat que ens resulti més adequada en cada moment. El seu procés de creació és molt semblant al cas dels formularis, amb una sèrie de passos consecutius que ens van guiant fins al final.
• Autoinforme-columnas. Crea d'una forma molt ràpida i poc controlada un informe d'estructura vertical on cada registre ocupa molt d'espai, ja que tots els seus camps surten un sota l'altre, en sentit vertical.
• Autoinforme tabular. Igual que l'anterior en la seva creació, però a diferència de l'anterior, en aquest cas els camps tenen una disposició horitzontal. Aprofita millor l'espai del full i sol ser el més utilitzat.
• Asistente para gráficos. Tal com s'ha explicat en l'anterior pràctica, els informes també permeten mostrar gràfics en pantalla, i és mitjançant assistent que ho podem aconseguir.
• Asistente para etiquetas. Aquesta és una opció interessant, ja que pot generar una etiqueta postal configurable per cada registre o fer filtrats previs de la informació d'una taula. Només ens caldrà tenir el paper apropiat d'etiquetes per poder-ho imprimir.

Un exemple mitjançant l'assistent

L'assistent és l'eina més interessant, ja que ens permet triar en cadascuna de les seves pantalles quina opció ens és més convenient, i per tant és el que permet una més elevada intervenció de l'usuari a l'hora de personalitzar la feina amb els informes. A continuació es descriu de forma detallada la creació mitjantçant l'assistent d'un informe basat en la taula alumnes.

Per començar li donem al botó i després escollim la segona opció de la pantalla de Nuevo Informe, i a la part inferior de la pantalla escollim la taula amb les dades. Ara ja podem començar amb la creació.

A la següent imatge, es veu representada la pantalla en la qual es pot triar els camps de la taula que volem incloure dins de l'informe que estem creant.

El funcionament de cadascun dels botons d'aquesta pantalla ja s'ha explicat en la pràctica anterior Veureu.

La següent pantalla ens permet agrupar les dades segons els camps que nosaltres triem, deixant fer diferents nivells d'agrupament: pel primer cognom, pel segon, pel nom, etc.

A la finestra següent podrem indicar l'ordenació dels registres, segons els camps existents, de forma ascendent o descendent amb al botó .

En la següent pantalla es pot escollir entre les principals modalitats d'informes que abans s'han explicat: columnes, tabular, justificat. També es pot definir l'orientació del paper: vertical o horitzontal.

I ara en aquesta pantalla serà on escollirem l'aspecte formal que volem tingui l'informe. Hi ha sis modalitats el nom de les quals es pot apreciar en la imatge de sota.

I ara, la típica bandereta ens indica que ja arribem al final de procés. Aquesta pantalla ens permet tres coses: posar-li el títol a l'informe, anar a la vista prèvia per veure com ens quedarà o, per últim, anar a disseny per poder-lo modificar.

El resultat de tot el procés el podem observar en les dues imatges de sota, la primera, en mode disseny i la segona en mode presentació preliminar.

La pantalla de disseny de l'informe es troba dividida en moltes seccions, amb la modificació de les quals l'informe adquireix molt de joc, ja que permet personalitzar-lo.

• Encabezado del informe: el que situem aquí sortirà només al començament de la primera pàgina de tot l'informe.
• Encabezado de página: es repetirà al començament de cadascuna de les pàgines de les que consti l'informe.
• Detalle: inclou les dades dels registres en sí.
• Pie de página: es repetirà al peu de cadascuna de les pàgines de les que consti l'informe.
• Pie del informe: només sortirà a la darrera pàgina de l'informe. Normalment ocupa dades resum, tipus totals d'un camp, mitges, etc.

La barra d'eines del disseny dels informes és la mateixa que tenen els formularis, i permet incloure els mateixos elements que aquells, tal com vam veure en el mòdul anterior. Veureu.

Creació de diferents models

Sobre una mateixa taula, la de DADES_PERSONALS, provarem de fer diferents autoinformes:

• En primer lloc el de columnes. Hem de procurar que per poc no saltin dades a una segona pàgina. Des de mode disseny caldrà modificar-ho per encabir-ho en una sola. El desem amb nom de: Autoinforme_columnes
• Ara el tabular. Podem apreciar que quan hi ha un nombre elevat de camps cada registre ocupa diverses pàgines d'ample, per tant no és massa adequat. El gravem amb el nom de: Autoinforme_tabular.
• Ara en farem un mitjançant l'ús de l'assistent, que serà tabular, però amb menys camps en pantalla, de manera que hi càpiguen en una de sola. L'anomenarem Dades Personals amb Assistent.
• Etiquetes postals. Aquest es veurà en la pràctica 3, junt amb la combinació amb el Word. Veureu.
• Per últim en provarem de fer un mitjançant l'assistent de gràfics, i ens basarem en la taula QUOTES. El desarem amb el nom de Informe Gràfic. Els resultats han de ser semblants a aquests:

Ampliació de coneixements: informe i subinforme (opcional)

S'ha fet un informe principal basat en la taula DADES_PERSONALS i dins d'ell s'ha inclòs, mitjançant el botó , un subinforme basat en la taula DADES_ANYALS, i el resultat visual és el de la imatge de sota.

Aquesta imatge representa un informe que per cadascun dels seus registres té un subinforme que completa les seves dades. És a dir, de cada alumne de l'informe principal, es mostren a sota unes línies que pertanyen al subinforme que mostren les seves dades associades: la matrícula, el curs acadèmic, el nivell, el grup, etc.

Es tracta d'un exemple semblant al vist en l'anterior pràctica amb els formularis. Veureu.