Recursos bàsics per a l'elaboració de taules

Entre els objectius d'aquest mòdul hi consta el de conèixer els recursos disponibles per «passar les dades en net» i presentar-les mitjançant una taula i, d'aquesta manera, poder elaborar gràfics estadístics. Ja hem anat avançant en aquest camí mitjançant la presentació ordenada i el filtratge de les dades i la possibilitat d'elaborar un full de càlcul nou amb la informació ja classificada. Però en la primera fase de l'estadística descriptiva és fonamental l'elaboració de taules i gràfics per resumir la informació.

A aquesta tasca dedicarem les tres pràctiques que falten en aquest mòdul. En primer lloc, a l'elaboració de taules, pas previ al treball de les dues següents: una primera ullada a la creació de gràfics estadístics. En aquesta pràctica treballareu, doncs:

• L'elaboració manual d'una taula de dades.
• Una primera ullada a les taules dinàmiques de l'Excel.
• La realització dels primers gràfics estadístics després de constatar la necessitat de disposar prèviament de la taula de freqüències.

Com en les pràctiques anteriors, convé que treballeu amb el fitxer MON-PRACTICA.XLS perquè d'aquesta manera sabeu que en qualsevol moment podeu consultar les dades originals si es donés el cas que n'alteréssiu alguna en el transcurs de les manipulacions amb l'Excel.

• Inseriu un full nou i anomeneu-lo Població i superfície.
• Aneu al full Dades i seleccioneu les columnes A, B, D i E, en què hi ha els noms dels països, els continents, la població i la superfície. Feu Control + C.
• Aneu al full nou que heu creat i feu Control + V. Hi teniu la informació amb què treballareu en aquest exemple a les columnes A, B, C i D.
• Ordeneu les dades d'aquest full nou per continents. Recordeu que l'opció més recomanable és Datos | Ordenar i en aquest cas triarem Ordenar por Continent, i amb l'opció ascendent.
• Perquè les fórmules que donarem més avall siguin consistents, convé que comproveu que les dades de l'Àfrica corresponen als registres (files) del 2 al 56; les dades d'Amèrica del 57 al 101; la fila 102 correspon a l'Antàrtida; les dades d'Àsia omplen els registres del 103 al 152; les dades d'Europa del 153 al 201; i, finalment, que les dades d'Oceania es troben a les files de la 202 a la 219.
• Ara heu de preparar la presentació de la taula, que construireu en aquest mateix full. Ho heu de fer així:
  
  Tingueu cura de respectar les cel·les que s'indiquen a la imatge perquè amb aquestes referències s'indicaran les fórmules. Recordeu que estem treballant en un full nou, Població i superfície.
• Perquè a la cel·la G7 aparegui la suma de la superfície dels països de l'Àfrica, poseu-hi la fórmula =SUMA(C2:C56). Copieu aquesta fórmula a la cel·la H7 (s'ha copiat fent servir referències relatives i serveix per obtenir la suma de les poblacions).
• El procés de còpia no serveix per actualitzar la fórmula en el pas d'un continent a un altre. Això cal fer-ho a mà (manualment).

  A la cel·la G8 escriviu =SUMA(C57:C101) (dades d'Amèrica)
  A la cel·la G9 escriviu =SUMA(C103:C152) (Àsia)
  A la cel·la G10 escriviu =SUMA(C153:C201) (Europa)
  A la cel·la G11 escriviu =SUMA(C202:C219) (Oceania)

• Però sí que pots copiar tot de cop i per arrossegament les fórmules d'aquestes quatre cel·les a les de la seva dreta fins que siguin vàlides per a tot el rang G8:H11.

Amb l'ajut de fórmules adequades, es poden elaborar totes les taules que puguin interessar. Vegeu-ne alguns exemples referits al full Població i superfície:

• =CONTAR.SI(B2:B219, "Europa") dóna el nombre de països o territoris que figuren al continent europeu.
• =CONTAR.SI(C153:C201; ">=300000") ens donaria el nombre de països d'Europa (vegeu quin rang hem escrit) que tenen una superfície més gran que 300.000 km².
• =PROMEDIO(D153:D201) dóna la mitjana d'habitants (en milers) que tenen els països europeus.
• etc.

Hi ha una diferència en el nom que apareix als menús: en la versió Excel 97 és Datos | Asistente para tablas Dinámicas i en l' Excel 2000 Datos | Informe de tablas y gráficos dinámicos, i per això les citarem de manera genèrica. Això mateix ja ens indica que és un recurs que cada vegada incorpora noves possibilitats i segurament exprémer-les totes s'escapa de les possibilitats del curs: les taules dinàmiques (i els gràfics dinàmics de l'Excel 2000) queden en bona part com a camp per a la vostra investigació.

Comencem amb els exemples. Obriu el llibre MON-PRACTICA.XLS. Veurem una altra manera d'elaborar la taula resum que hem fet a mà a la pràctica de l'apartat anterior.

• Comenceu per crear-hi un full nou; en podeu dir Descriptiva.
• Situeu el cursor en una cel·la de les quatre primeres columnes (les que contenen estrictament les dades) del full Població i superfície.
• Activeu Datos | ..tablas dinámicas. Al primer quadre de diàleg premeu Siguiente. Segurament veureu que al quadre de diàleg que s'obre, on diu Rango, apareix el rang que conté totes les dades, $A$1:$D$219. Si no és així, cal que l'hi escriviu o que l'hi feu aparèixer amb l'ajut del botó amb la fletxa vermella que apareix a la dreta de la casella, . Passeu endavant.
• Ara és el moment de dissenyar la taula. Si feu servir l'Excel 97, ja s'obre un quadre de diàleg amb un esquema de l'estructura que tindrà la taula creuada; si treballeu amb l'Excel 2000, heu de prémer el botó Diseño per accedir-hi.
  • Arrossegueu el rètol de la variable Continent fins a l'apartat FILA.
  • Moveu també el rètol de la variable Superfície cap a la part central de la taula, a l'apartat DATOS. Interessa que surti el rètol Suma de superfície. Si per circumstàncies d'accions anteriors no és així, feu un doble clic sobre el rètol que hagi sortit i podreu accedir a un menú que us permetrà seleccionar l'opció de sumar.
  • Passeu a l'acció següent.
• Trieu l'opció Hoja de cálculo existente i llavors, directament o amb l'ajut del botó indiqueu la cel·la A1 del full Descriptiva i premeu el botó amb la fletxa vermella que apareix a la dreta de la casella en blanc. A continuació, seleccioneu la cel·la A1 del full Descriptiva i premeu Retorn. Fixeu-vos que a la casella que abans estava en blanc ha aparegut el nom del full nou que heu creat, seguit de ! i de la referència de la cel·la A1. Aquesta és la cantonada superior esquerra de la taula. Premeu Finalizar.

• En aquest moment, us suggerim reconvertir la taula dinàmica en una taula normal per treballar-hi com és habitual. Per fer-ho tanqueu, si s'ha obert, un quadre de diàleg per al treball especial amb la taula. Seleccioneu la taula. Feu Control + C. Llavors, tot i mantenint la taula seleccionada, feu Edición | Pegado especial | Valores i així ja podeu treballar-hi sense restriccions (però, és clar, heu perdut algunes possibilitats de les taules dinàmiques).

Una vegada tingueu les dues taules, retallant i enganxant, podeu donar-los una presentació conjunta, semblant a la que havíem fet manualment.

Els procediments gràfics de l'Excel es poden enfocar de dues maneres: s'analitzen pas a pas totes les possibilitats que ofereixen el gràfics que interessen perquè quedi net i polit o bé es fa ràpidament el gràfic i, si realment és el que ens convé, llavors es procedeix a millorar-lo. Habitualment recomanarem aquesta segona estratègia al llarg d'aquest curs.

Així, per exemple, per fer un diagrama de sectors que mostri la superfície dels diversos continents, podeu fer això:

• En primer lloc, seleccioneu el rang on hi ha les dades:
  

• Trieu amb detall el tipus de gràfic que escau:
  
  
  

• Cliqueu al botó per executar el procediment... i ja teniu una primera versió del gràfic.
  
  

• Finalment, podeu fer proves i assajos per canviar la presentació (ja se'n donaran a bastament explicacions en altres pràctiques i mòduls!) i podeu obtenir, per exemple:
  
  
  

  Fent clic sobre els diversos elements del gràfic podeu modificar-los. En aquest cas, per poder reproduir el darrer gràfic, hem fet això:

  • Hem fet clic a la llegenda i l'hem suprimit.
  • Hem fet clic amb el botó dret a la zona del gràfic i hem triat Opciones de gráfico i hem decidit que apareguessin Rótulos y procentajes.
  • Hem modificat les mides i altres aspectes de les fonts dels textos.
  • Hem modificat els colors dels sectors.

És interessant que investigueu la possibilitat de fer una taula dinàmica posant el rètol Continent a Fila i, alhora, els rètols Suma de superfície i també Suma de població a Datos. Analitzeu la presentació de la taula i les possibilitats noves que apareixen, sobretot si treballeu amb la versió 2000.

El funcionament del botó

En molts procediments de l'Excel, en particular en els quadres de diàleg que apareixen quan feu Insertar | Función o en la realització de taules dinàmiques o de gràfics (o, en general, quan s'hagi d'indicar un rang), veureu que apareix un requadre semblant a aquest:

Aquí hi podeu escriure a mà el rang que interessa o bé podeu seleccionar directament un rang i ja queda escrit per aplicar-hi el procediment. Però ambdues coses a vegades són complicades (en especial si hem d'indicar un rang d'un altre full), i per aquesta raó, si cliqueu al botó , s'activa una possibilitat d'indicar amb tota facilitat el rang que pugui interessar.

Si ho feu, veureu que s'obre una finestra auxiliar on ha variat la icona:

Mentre estigui oberta, podeu navegar pels diversos fulls del llibre i marcar el rang a què vulgueu aplicar el procediment.

Quan això estigui fet, cal fer clic a la icona , i d'aquesta manera el rang queda escrit correctament i el control del programa torna al full i a la cel·la activa abans de cridar el procediment.