PRESENTACIONES VISUALES

Entre las variadas formas en que se puede presentar la información hay que tener en cuenta las presentaciones visuales (o pases de pantalla). Si al texto le acompañan imágenes y gráficos, se consiguen, al menos, dos objetivos: captar la atención del auditorio y hacer más atractiva la información.


Cómo preparar una presentación visual

• Antes de entrar en el programa que permite la creación de pantallas (Power Point es el más empleado) es necesario tener previsto el contenido de la presentación visual y seleccionados los recursos que van a emplearse. Previamente hay que:
• Trazar un esquema de la información que se quiere incorporar.
• Definir el número de diapositivas (pantallas) de que va a constar.
• Distribuir la información entre las diapositivas, seleccionando exclusivamente las ideas principales y descartando el resto.
• Redactar el texto que aparecerá en cada pantalla.
• Seleccionar elementos gráficos.

  Finalmente será preciso:

  • Componer las pantallas.
  • Revisar la composición y corregir los errores textuales (ortografía, léxico, sintaxis) y gráficos que se detecten.

Características de las presentaciones visuales

Al preparar una presentación de pantallas nunca se ha de perder de vista que el objetivo que se persigue es mostrar gráficamente la información con la intención de que los receptores la capten en un breve tiempo. Por esta razón, tanto los textos como las imágenes empleados han de presentar unas determinadas características:

• Textos: La información por pantalla ha de ser muy breve, clara y estar bien organizada. En ningún caso, es recomendable recurrir a oraciones ni párrafos extensos. De hecho, no será necesario si nos limitamos a exponer sólo las ideas principales.
  
  
• Imágenes: Además de seleccionar las imágenes que han de ilustrar el texto, es importante distribuirlas uniformemente a lo largo de la presentación. Es importante que estén bien enfocadas y tengan el tamaño adecuado.

Cada uno de los componentes de una presentación visual ha de presentar las características que, a continuación, se detallan:

Elementos textuales

• Combinar el uso de minúsculas y mayúsculas, sin abusar de éstas últimas que son más ilegibles en pantalla. Es recomendable reservar su uso para los títulos.
• Elegir una fuente sans serif básica (Arial, Verdana) que es más legible que las fuentes serif (Times New Roman), evitando el uso de demasiadas fuentes en el mismo texto.
• Definir un cuerpo de letra más grande de lo normal para que pueda ser bien leído desde lejos (a partir de 16 puntos).
• Definir un interlineado amplio (1,5) y dejar espacio en blanco entre los distintos apartados de la pantalla.
• Seleccionar para el texto un color que contraste con el que se ha elegido para el fondo.
• Jerarquizar visualmente los contenidos mediante la combinación de cuerpos de letra o uso de viñetas
• Marcar en negrita las palabras clave y evitar el uso de la cursiva por su poca legibilidad en pantalla.

Elementos gráficos

• Seleccionar elementos gráficos que tengan relación con el texto al que acompañan
  
• Evitar la repetición de una misma imagen
• Unificar criterios para que existan elementos en común entre todas las diapositivas (color de fondo, color del texto, tamaño de los distintos niveles de información, posición de elementos constates...)
• Dar a cada diapositiva un aspecto propio sin variar el diseño común.

Crear una presentación

• Tras preparar la información que va a contener una presentación, hay que acceder al programa PowerPointà Menú Archivoà Presentación en blanco y elegir un diseño de los que el programa propone (diapositiva de título, lista con viñetas, texto a dos columnas, organigrama, imagen y texto, etc.).
  
• Cuando aparece en pantalla la diapositiva seleccionada, se sustituiye el texto (colocando el cursor sobre él), se colocan las imágenes que facilita el programa (haciendo doble clic donde se indica) o eligiendo otras que tenemos (Menú Insertarà Imágenesà Desde archivo).
  
• Añadir nuevas diapositivas (Menú Insertar/ Nueva diapositiva) hasta completar la presentación y visualizarlas todas al mismo tiempo (Menú Ver - Clasificador de diapositivas). Podemos volver a cada diapositiva si se hace doble clic sobre ella.
  
• Finalmente, guardar la presentación, aunque es recomendable irlo haciendo a medida que se ha completado cada diapositiva. Los archivos creados en Power Point llevan la extensión *.ptt.

Proyectar una presentación visual

Las diferentes diapositivas se mostrarán de forma automática si se accede al Menú Ver Presentación con diapositivas o pulsando la tecla F5. El paso de una diapositiva a otra se realiza pulsando la tecla de retorno o introduciendo un botón en la diapositiva (Menú Presentación - Botón de acción) o indicando que se realice de forma automática (Menú Presentación - Transición de diapositiva). En este último caso hay que seleccionar el efecto, tipo de transición (con clic de ratón o automático) y el tiempo de permanencia en pantalla ( indicado en segundos).