L'objectiu d'aquesta pràctica és saber enregistrar una factura pressupostària.

Una factura pot ser una cosa més complicada que pagar un simple producte o servei. Pot ser que la factura es pagui en més d’un pagament, o que les despeses que aquesta comporta s’imputin a més d’una partida o centre de cost. És per això que la pantalla de factura està formada per més d’una secció. Des d’aquestes pantalles es poden definir tots els elements que componen la factura, des de les dades generals fins al repartiment dels pagaments en venciments.

Els camps disponibles per introduir les dades pròpies de la factura, o dades generals, són:

• Proveïdor. El proveïdor/a és la persona o entintat a qui s’ha de pagar el bé o servei del qual el centre s’ha proveït. El proveïdor/a es pot introduir directament mitjançant el seu NIF, o seleccionar-lo directament a la llista de proveïdors del centre. Això es farà a través del botó [...], que obre una finestra emergent amb la llista de proveïdors del centre.

  Addicionalment, en cas que el proveïdor/a encara no formi part de la llista de proveïdors del centre, també se’l pot afegir mitjançant el botó [+]. Aquest botó obre una finestra emergent des de la qual es poden introduir les dades del proveïdor nou.

• Data factura. Correspon a la data en què es farà efectiva la factura. La data de factura es pot introduir directament a l’espai aquí destinat, o mitjançant el calendari que l’acompanya.

• Num. Factura. És el número que té la factura en qüestió.

• Ref. Factura. És el número de referència que es dóna a aquesta factura. Aquest és un número propi del centre, que s’utilitza a l’hora d’arxivar la còpia física de la factura (per exemple, número d’arxivador en què es troba, número de prestatgeria, ...).

• Partida. El camp Partida permet introduir la partida del pressupost vigent a la qual s’imputarà l’import de la factura. La partida és pot introduir directament mitjançant el seu codi o seleccionant-la a la llista desplegable amb les partides disponibles.

  En cas que la factura utilitzi més d’una partida, en lloc d’utilitzar aquest camp, s’utilitzarà la secció Partides, des de la qual es pot seleccionar més d’una partida.

• Centre de cost. De manera similar a les partides, permet seleccionar el centre de cost al qual se li imputarà l’import de la factura.

  En cas que l’import de la factura es reparteixi entre més d’un centre de cost, s’ha d’utilitzar la secció Centre de cost per indicar el conjunt de centres de cost que el compondran.

• Import. Mitjançant l’import, es pot indicar quin és el valor total de la factura, en euros.
  Per a aquelles factures per a les quals s’ha de tributar l’IVA o l’IRPF, també es pot indicar quina es la taxa a la qual repercuteix.

Mitjançant la pantalla Desglossament s’indica quina part del valor de la factura s’imputarà entre els diferents centres de cost. Així, aquesta pestanya conté una taula amb tantes columnes com partides s’hagin seleccionat, i tantes files com centres de cost seleccionats.

A cada una de les cel·les que componen la taula, es pot introduir quina part de l’import total de la factura s’hi vol imputar. L'única condició que cal complir és que el valor de la cel·la resum Total correspongui a l’import total de la factura.

Acompanyant a la taula, s’inclou un conjunt d’informacions addicionals, com el total de les diferents partides i centres de cost, per facilitar la tasca.

Els camps relacionats amb els venciments de la factura són:

• Import de l’aportació. En aquest camp, no editable, s’indica quin és l’import total de la factura. És un valor calculat a partir de l’import introduït a la pestanya General.

• Restant. En aquest camp autocalculat, s’indica la part de l’import de la factura que encara no s’ha repartit entre els diferents venciments. Un cop s’hagi repartit l’import de la factura entre els diferents venciments, aquest camp prendrà el valor zero.

• Distribució. Mitjançant una distribució en venciments, és com s’indica la manera com es pagarà la factura, així, cada un dels venciments contindrà una part o la totalitat del valor de factura.

Cada un dels venciments necessitarà de l’import total que el pagament inclourà i de la data en què aquest es farà efectiu. Addicionalment, mitjançant la icona , s’accedirà a una finestra emergent des de la qual es pot introduir informació detallada sobre com es pagarà l’import del venciment.

L’import del venciment es transferirà des d’un dels comptes o caixetes del centre cap al compte bancari associat al proveïdor/a del servei, mitjançant el mètode indicat pel proveïdor/a.

Cal tenir en compte que el venciment no serà efectiu fins que aquest no s’hagi fet efectiu el pagament. Fins aquell moment, només es reflectiran a la llista de venciments. Per fer efectiu el pagament, cal fer-ho mitjançant el botó Paga, que apareix en aquesta finestra emergent.

Per repartir l’import total de la factura entre més d’un venciment, cal que, un cop definit el primer venciment, s’utilitzi el botó [+], situat just a la dreta d’aquest, per crear un venciment nou.

Els venciments aquí definits apareixen, també, a la llista de venciments que es troba a la pestanya Venciments del menú de SAGA.

• Concepte. El concepte és un camp on introduir la raó de la factura.

• Data actual. La data actual és la data en què s’ha registrat la factura. Aquesta data no ha de coincidir amb la data en què la factura es fa efectiva.

• Observacions. En aquest camp, es podran introduir tot tipus d’informacions addicionals relatives a la factura.

Un cop s’han introduït els diferents valors que componen la factura, podeu fer clic sobre el botó Desa per guardar-la i afegir-la, així, a la llista de moviments que s’han fet durant aquest exercici. En cas de voler sortir de la factura i, així, descartar-la, podeu fer clic sobre el botó Enrere.

• Gestió econòmica | Diari | Moviments i cliqueu al botó Factura

veureu exactament la mateixa informació descrita anteriorment.

Per dur a terme la segona part del doble assentament, comunicar al programa que ja s'ha fet efectiu el pagament, teniu diverses vies:

• Gestió econòmica | Diari | Documents
• Gestió econòmica | Diari | Venciments
• Gestió econòmica | Diari | Moviments

Per qualsevol dels tres camins, cerqueu la factura que volem pagar i cliqueu a la icona de la columna Accions. Se us mostrarà la pantalla:

I cliqueu sobre la secció Venciments:

A la columna Accions de la pantalla nova cliqueu sobre la icona :

• Data de pagament: El dia que es va pagar la factura.

• Data comptable: El dia que li comuniqueu a Saga que ja heu pagat la factura.

• Mètode de pagament: Marqueu el que procedeixi.

• Selecció del compte: Trieu del desplegable, el que procedeixi.

• Tipus de pagament: Marqueu l'opció que correspongui.

Finalment, cliqueu sobre el botó Paga.